SharePoint- failide ja kaustade jagamise parimad praktikad / Sharepoint- Best Practices for File and Folder Sharing

Tutvu üldiste failide ja kaustade jagamise parimate praktikatega:

SharePointi kasutajate haldamine:

Igal SharePointi pesal on üks või mitu omanikku (owner), kellel on täielikud õigused pesa haldamiseks. Omanikud saavad lisada pesale liikmeid (members) ja hallata nende juurdepääsuõigusi. Seetõttu on oluline hoolikalt kaaluda, keda liikmeks lisada, kuna liikmel on vaikimisi ligipääs kogu SharePointi pesa sisule, sealhulgas kõikidele kaustadele ja failidele.

Samuti on võimalik jagada SharePointi pesa teatud osa koostöö tegemiseks, kasutades ajutisi jagamislinke. Oluline on meeles pidada, et lingi loomisel antakse ligipääs mitte ainult jagatud kaustale, vaid ka selle alamkaustadele ja failidele. Seetõttu tuleks jagamislinke kasutada vastutustundlikult ja piirata nende kehtivusaega, et tagada turvalisus.

Failide ja kaustade jagamise valikud:

Open

Kui asute kaustu või faile jagama lingiga, on teil võimalik lisada kohe juurde konkreetseid isikuid või gruppe, kellele soovite ligipääsu anda. Lisaks saate lisada teavitava sõnumi, mis selgitab jagamise eesmärki või sisu. Kui vajutate “Send”, saadetakse lingi teavitus koos sõnumiga automaatselt määratud kasutajate e-postile.

Kui te ei soovi e-posti teavituse saatmist, valige lihtsalt “Copy link”, et kopeerida jagamislink. Seejärel saate linki jagada endale sobival viisil ja keskkonnas, näiteks läbi Teamsi või mõne muu suhtlusplatvormi.

Enne jagamist vaadake kindlasti üle jagatava lingi seaded, et veenduda, kas juurdepääsuõigused (nt vaatamine, muutmine või allalaadimise piirang) vastavad jagamise eesmärgile. Korrektselt seadistatud jagamistingimused aitavad vältida liigset juurdepääsu ja andmete sattumist valedesse kätesse.

Open

• Ainult olemasoleva ligipääsuga inimestele (Only people with existing access): See valik lubab jagada linke ainult neile kasutajatele, kellel juba on juurdepääs jagatud SharePointi kaustadele või failidele. Uusi kasutajaid selle valikuga juurde ei lisata – linki saavad kasutada ainult need, kellel juurdepääs oli varem määratud.

• Inimestele, kelle valite (People you choose): Selle valiku abil saate määrata täpsed inimesed või grupid Tallinna Tehnikaülikoolis, kellele soovite ligipääsu anda. Juurdepääsu saab anda, valides nende nimed, grupid või e-posti aadressid. See on kõige turvalisem ja paindlikum viis jagamiseks, kuna võimaldab täpselt määrata, kes saavad faile ja kaustu näha. Lingi loomisel on võimalik valida, millised õigused jagatud kasutajatele antakse:

  • “Saab muuta” (Can edit), mis võimaldab kasutajatel faile või kaustu redigeerida;

  • “Saab vaadata” (Can view), mis lubab sisu ainult vaadata; ja

  • “Ei saa alla laadida” (Can’t download), mis piirab sisu allalaadimist.

• Lisaks saab määrata lingile aegumistähtaja (Set expiration date), mis piirab juurdepääsu automaatselt pärast kindlaksmääratud kuupäeva, aidates vähendada pikaajaliselt avatud linkidega seotud riske. Grupid, mida saate valikusse lisada, võivad olla ka e-posti listid, mis on mõeldud laiemale ringile failide jagamiseks. Selliste gruppide kasutamine võimaldab faile tõhusalt jagada suurematele meeskondadele või konkreetsetele töögruppidele. Täpsemalt saab gruppide ja e-posti listide kasutamise kohta lugeda siit: https://taltech.atlassian.net/l/cp/YPDTdZJo .

• Kui teil on vaja jagada faile väliste osalejatega, kes ei ole TalTechi liikmed (ei oma UNI-ID-d), saab seda teha, kasutades nende isiklikku e-posti aadressi. Failidele juurdepääsuks peavad külalised (external users) logima sisse oma töö- või koolikontoga (kui nende organisatsioon kasutab Microsoft 365), Microsofti kontoga või kinnitama oma isikut e-posti teel saadetud koodiga. See lahendus võimaldab turvaliselt jagada faile inimestega väljaspool TalTechi.

Explore the General Best Practices for File and Folder Sharing:

Managing SharePoint Users:

Each SharePoint site has one or more owners, who have full rights to manage the site. Owners can add members to the site and manage their access permissions. It is essential to carefully consider who is added as a member, as members by default have access to the entire SharePoint site, including all folders and files.

It is also possible to share specific parts of a SharePoint site for collaboration using temporary sharing links. It is important to note that creating a sharing link grants access not only to the shared folder but also to its subfolders and files. Therefore, sharing links should be used responsibly, and their validity should be limited to ensure security.

File and Folder Sharing Options:

When sharing folders or files via a link, you can immediately add specific individuals or groups who should have access. Additionally, you can include a notification message explaining the purpose or content of the sharing. When you click “Send”, the link notification along with the message will be automatically sent to the specified users via email.

If you do not wish to send an email notification, simply select “Copy link” to copy the sharing link. You can then share the link through your preferred method or platform, such as Teams or another communication tool.

Before sharing, always review the settings of the link to ensure the access permissions (e.g., view, edit, or download restrictions) align with the purpose of sharing. Properly configured sharing settings help prevent excessive access and ensure that data does not fall into the wrong hands.

• Only people with existing access: This option allows links to be shared only with users who already have access to the shared SharePoint folders or files. No new users are added with this option – the link can only be used by those who already have permissions.

• People you choose: This option allows you to specify exact individuals or groups within Tallinn University of Technology to whom you want to grant access. You can assign access by selecting their names, groups, or email addresses. This is the most secure and flexible way to share files, as it allows you to determine precisely who can view the files or folders. When creating the link, you can set the following permissions:

  • “Can edit”: Allows users to edit files or folders.

  • “Can view”: Allows users to view the content only.

  • “Can’t download”: Restricts users from downloading the content.

Additionally, you can set an expiration date for the link, which automatically restricts access after the specified date, helping to reduce risks associated with long-term open links. Groups added to the sharing list can also include email distribution lists for sharing files with a broader audience. These groups enable efficient sharing with larger teams or specific workgroups. More information about using groups and email lists can be found here: https://taltech.atlassian.net/l/cp/YPDTdZJo .

• Sharing with External Participants: If you need to share files with external participants who are not TalTech members (do not have a UNI-ID), this can be done by using their personal email address. To access the files, external users must log in with their work or school account (if their organization uses Microsoft 365), a Microsoft account, or verify their identity using a code sent via email. This solution allows secure sharing of files with people outside TalTech.