Microsoft 365 Groups
- Raul Hanson
Microsoft 365 Groups (rühmad) ühendavad kasutajad ja nende jagatud ressursid, mis hõlmavad erinevaid Microsoft 365 tööriistu nagu Outlook, SharePoint ja Teams. Rühma loomisel luuakse automaatselt ressursside komplekt, mida kõik rühmaliikmed saavad kasutada. See hõlmab:
Outlooki postkasti ja kalendrit rühma e-kirjade ja kohtumiste haldamiseks.
SharePointi saiti dokumentide salvestamiseks ja jagamiseks.
Teamsi tööruumi vestluste, koosolekute ja projektide koostööks.
Kõik rühmaga seotud tööriistad töötavad koos – muudatused ühes kajastuvad automaatselt teistes. Microsoft 365 Groups lihtsustab koostööd, pakkudes tsentraliseeritud ressursside kogumit, mille kaudu meeskonnad saavad tõhusamalt koos töötada.
Rühma loomine ja haldamine
Kõigil ülikooli kasutajatel on võimalus luua Microsoft 365 rühmi, mis sisaldavad:
Unikaalset e-posti aadressi ja iseseisvat postkasti.
Jagatud kalendrit.
SharePointi saiti failide haldamiseks.
Rühma looja saab automaatselt omaniku rolli, mis võimaldab tal hallata rühma sätteid ja lisada/eemaldada liikmeid. Liikmeteks saab lisada ka väliseid kontakte, kes ei ole ülikooli töötajad.
Rühma loomise juhend:
Logi sisse oma Uni-ID kontoga aadressil https://outlook.office365.com/people/group .
Vali “Uus kontakt” kõrval olevast rippmenüüst “Uus Rühm.”
Avanevas aknas määra rühmale nimi, e-posti aadress, kirjeldus ja algsed sätted.
Vajuta "Loo" ja seejärel lisa rühmale esimesed liikmed.
Rühma haldamine:
Rühma haldamine toimub samal veebilehel, kust toimub loomine: https://outlook.office365.com/people/group .
Vaikimisi saavad kõik liikmed rühma e-postile saadetud kirjad oma postkasti (iga liige saab soovi korral selle välja lülitada).
Kirju saab saata ainult ülikooli aadressitelt või väliste liikmete poolt, kes on rühma liikmed.
Microsoft 365 Groups connect users with shared resources across various Microsoft 365 tools like Outlook, SharePoint, and Teams. When a group is created, a set of resources is automatically generated for all group members to use. These resources include:
Outlook mailbox and calendar for managing group emails and scheduling.
SharePoint site for document storage and sharing.
Teams workspace for chats, meetings, and project collaboration.
All these tools are linked, meaning changes in one tool (like Teams or SharePoint) are reflected throughout the group. Microsoft 365 Groups streamline collaboration by providing a centralized resource hub for teams to work together efficiently.
Group Creation and Management
All university users have the ability to create Microsoft 365 Groups, which include:
A unique email address with a dedicated mailbox.
A shared calendar.
A SharePoint site for file management.
The group creator is automatically assigned as the owner, enabling them to manage group settings and add/remove members. External contacts, such as non-university members, can also be added to the group.
Instructions for Creating a Group:
Log in with your Uni-ID at outlook.office365.com/people/group.
In the dropdown menu next to "New contact," select "New Group."
In the window that appears, set the group’s name, email address, description, and initial settings.
Click "Create" and then add the first members to the group.
Managing a Group:
Group management is done through the same webpage where the group is created: outlook.office365.com/people/group.
By default, all members receive group emails in their personal inbox (members can disable this individually).
Emails can only be sent from university addresses or external addresses that are members of the group.