/
Printimine / Printing

Printimine / Printing

Printimise teenuse korraldus ja soovitused

Teenuse olemus

  • IT osakond pakub võrgu- ja pilveprintimise teenust, mis võimaldab töötajatel printida otse oma seadmest ülikooli keskse printimisteenuse kaudu.

  • Printerid lisatakse keskhalduse alla, kus IT osakond teeb vajalikud seadistused, et printimine oleks mugav ja ühtne.

  • IT osakond tagab juhised ja tugiinfo töötajatele võrguprinteri lisamiseks.

Printerite soetamine ja haldus

  • Struktuuriüksused hindavad ise oma vajadust printerite järele ja katavad kulud.

  • Soovitame valida täishooldusteenusega rendiprinterid, mis sisaldavad:

    • seadmete hooldust ja tehnilist tuge

    • tarvikuid (toonereid, pabereid)

    • igakuist arvestust reaalse prindimahu alusel (kuutasu + lehepõhine tasu).

  • Füüsiliste probleemide või rikete korral tellib struktuuriüksus ise hooldusteenuse.

IT osakonna roll

  • Abistame printeri hankimisel – struktuuriüksus kirjeldab oma vajaduse, IT aitab leida sobiva lahenduse.

  • Lisame printerid keskhalduse teenusesse ja seadistame neile grupipõhised ligipääsupiirangud (nt ainult üksuse töötajad näevad kindlat printerit).

  • Tagame kasutusjuhised töötajatele ja loome eelseadistused seadmetele.

Soovitused printerite kasutamiseks

  • Eelistada ühte korralikku rendiprinterit täishooldusteenusega ühe lokatsiooni (nt korruse või üksuse) kohta.

  • Vältida väikseid eraldiseisvaid kontoriprintereid:

    • Need on kallid, tihti ilma hoolduseta ja keskkonnale ebasäästlikud.

    • IT kasutajatugi ei paku remonti ega tuge printeritele, mis ei ole hoolduslepinguga kaetud.

  • Arvestada, et printimise mahud vähenevad igal aastal – seetõttu on mõistlik printerite arvu vähendada ja kasutada ühist seadet.

  • Ei ole vajalik, et igas kabinetis oleks printer – mõistlik on printida ühte ühist seadmesse ja vajadusel liikuda väljatrükile järele.

Täishooldusteenusega rendiprinterite eelised

  • Pakuvad tavaliselt:

    • mustvalget ja värvilist printimist

    • erinevaid paberi formaate (A3, A4)

    • töökindlust ja kulude paremat prognoositavust.

  • Võimaldavad säästa kulusid ja ressursse võrreldes väikeste printeritega.

Printing Service Organization and Recommendations

Service Overview

  • Information Technology Services provides a network and cloud printing service, allowing employees to print directly from their devices via the university’s central printing system.

  • Printers are integrated into central management, where Information Technology Services ensures the necessary configurations for seamless and consistent printing.

  • Information Technology Services provides instructions and support materials to help employees connect network printers.

Printer Procurement and Management

  • Departments assess their own need for printers and cover the related costs.

  • It is strongly recommended to choose rental printers with a full-service package, which includes:

    • device maintenance and technical support

    • consumables (toner, paper)

    • monthly billing based on actual print volumes (monthly fee + cost per page).

  • In case of hardware issues or malfunctions, departments must order support services directly from the vendor.

Role of Information Technology Services

  • Information Technology Services assists in printer procurement: departments describe their requirements, and Information Technology Services helps find suitable solutions.

  • Printers are added to the central printing service, and group-based access restrictions can be applied (e.g., only members of a department can see their designated printer).

  • Information Technology Services provides setup instructions and prepares default configurations on managed devices to ensure user-friendly printing.

Recommendations for Printer Usage

  • Prefer one full-service rental printer per location (e.g., floor or department).

  • Avoid using small standalone office printers, as they are:

    • expensive to operate

    • often without proper maintenance

    • environmentally unsustainable.

  • Information Technology Services does not repair or maintain printers that are not under a service contract.

  • Since print volumes decrease every year, it is advisable to reduce the number of printers and rely on shared devices.

  • It is not necessary to have a printer in every office — it is reasonable to walk to a shared printer to collect printouts.

Advantages of Full-Service Rental Printers

  • Typically offer:

    • both black-and-white and color printing

    • support for multiple paper sizes (A3, A4)

    • higher reliability and predictable costs.

  • More cost-efficient and sustainable compared to small desktop printers.

Universal Print kasutamine Windowsis (UNI-ID kontoga)

Eeldused

  • Töötajal on UNI-ID konto (Microsoft 365 töö- või koolikonto).

  • Teenus on ainult töötajatele – tudengid Universal Printi kasutada ei saa.

  • Printer peab olema ülikoolis Universal Print teenuses registreeritud ja jagatud vastavale üksusele või töötajale.

Sammud printeri lisamiseks Windowsis

  1. Ava Start → Settings → Devices → Printers & Scanners.

  2. Klõpsa Add a printer or scanner ja vali Work or school.

  3. Kui printer on sinu üksusele jagatud, peaks see ilmuma loendis. Vali see ja klõpsa Add device.

    image-20251015-063338.png

  4. Kui nimekirjas ei ole õiget printerit, siis palun võta ühendust IT Kasutajatoega (+372 620 3333)

Autentimine

  • Kui sinu arvuti on ülikooli hallatud (Azure AD liidetud), toimub autentimine automaatselt UNI-ID konto kaudu (Single Sign-On).

  • Kui sinu arvuti ei ole hallatud, saad printerit kasutada ka siis, kui logid sisse oma UNI-ID töö-/koolikontoga. Esmakordsel kasutamisel küsitakse sisselogimist UNI-ID kontoga (parool ja vajadusel kaheastmeline autentimine).

  • Pärast kinnitamist saad printida samamoodi nagu tavalise võrguprinteri puhul.

Tähelepanekud

  • Printeritele pääseb ligi ainult siis, kui need on Universal Print teenuses jagatud sinu üksusega või sulle personaalselt.

  • Kui sa printerit loendist ei leia, pöördu kasutajatoe poole, et kontrollida jagamisi ja õigusi.

Using Universal Print on Windows (with UNI-ID account)

Requirements

  • You must have a UNI-ID account (Microsoft 365 work/school account).

  • The service is available only for employees – students cannot use Universal Print.

  • The printer must be registered in the university’s Universal Print service and shared with your department or directly with you.

Steps to Add a Printer in Windows

  1. Open Start → Settings → Devices → Printers & Scanners.

  2. Click Add a printer or scanner and select Work and school.

  3. If the printer has been shared with your department, it should appear in the list. Select it and click Add device.

    image-20251015-063339.png

  4. If you can’t find the right printer from this list, then please call the IT Helpdesk (+372 620 3333)

Authentication

  • If your computer is managed by the university (Azure AD joined), authentication happens automatically via your UNI-ID (Single Sign-On).

  • If your computer is not managed, you can still use Universal Print:

    • log into Windows with your UNI-ID work/school account,

    • the first time you print, you may be asked to sign in with your UNI-ID (password and, if required, multi-factor authentication).

  • Once confirmed, printing works just like with any other network printer.

Notes

  • You can only access printers that are explicitly shared with your department or account in Universal Print.

  • If you cannot find your printer in the list, please contact the IT helpdesk to check sharing and access rights.

Universal Print Macis (UNI-ID konto)

Eeldused

  • Töötajal on UNI-ID konto (Microsoft 365 töö-/koolikonto).

  • Teenus on ainult töötajatele, tudengid seda kasutada ei saa.

  • Printer peab olema ülikoolis Universal Print teenuses registreeritud ja jagatud vastavale üksusele või töötajale.

  • Mac peab olema vähemalt macOS Sonoma (versioon 14.6.1 või uuem).

Sammud

  1. Ava App Store oma Macis.

  2. Otsi “Universal Print” või ava link: Universal Print – Mac App Store.

  3. Laadi alla ja installeeri rakendus.

  4. Ava rakendus ja logi sisse oma UNI-ID kontoga (vajadusel sisesta parool ja kaheastmeline autentimine).

  5. Rakendus kuvab printerid, mis on sinu üksusele või kontole jagatud.

  6. Vali sobiv printer ja lisa see oma süsteemi.

  7. Nüüd saad printida igast programmist, kasutades Maci Print dialoogi (File → Print), valides lisatud Universal Print printeri.

Märkus

  • Kui printerit ei kuvata, pöördu kasutajatoe poole – võib olla vaja kontrollida jagamisõigusi või rakenduse seadistust.

Universal Print on Mac (with UNI-ID account)

Requirements

  • You must have a UNI-ID account (Microsoft 365 work/school account).

  • The service is for employees only – students cannot use Universal Print.

  • The printer must be registered in the university’s Universal Print service and shared with your department or directly with you.

  • Mac must run at least macOS Sonoma version 14.6.1 or newer.

Steps

  1. Open the App Store on your Mac.

  2. Search for “Universal Print” or use this link: Universal Print – Mac App Store.

  3. Download and install the application.

  4. Open the app and sign in with your UNI-ID account (password and multi-factor authentication if required).

  5. The app will display printers shared with your department or account.

  6. Select the appropriate printer and add it to your system.

  7. You can now print from any app using the Mac Print dialog (File → Print), selecting the Universal Print printer you added.

Note

  • If you do not see your printer, please contact the IT helpdesk – sharing permissions or app configuration may need to be checked.