/
Õppeainepõhised automaatsed kasutajagrupid / Course-based Dynamic User Groups

Õppeainepõhised automaatsed kasutajagrupid / Course-based Dynamic User Groups

Juhis õppejõule

📌 Mis see on?

TalTechi infosüsteemis on kasutusele võetud automaatselt hallatavad grupid, mis peegeldavad konkreetse semestri õppeainele registreerunud üliõpilasi. Need grupid luuakse ja uuendatakse automaatse andmevoo kaudu igapäevaselt, lähtudes üliõpilaste deklareeringutest OIS-is.

🧠 Kus need grupid asuvad ja mille põhjal toimivad?

  • Tegemist on Active Directory (AD) gruppidega, mis:

    • luuakse automaatselt ainekoodi põhjal,

    • sünkroniseeritakse Microsoft Entra ID (endise Azure AD) kaudu ka Microsofti pilveteenustesse.

  • Grupid on seotud ainult kehtivate semestri deklaratsioonidega – kui deklaratsioon lõpeb, eemaldatakse isik grupist.

💼 Kus ja kuidas neid gruppe kasutada?

Microsofti töövahendites:

Gruppe saab kasutada mitmes Microsofti teenuses, näiteks:

  • OneDrive / SharePoint – failide jagamiseks ainult ainegrupile.

  • Outlook / kalendrid – kalendri jagamine või grupikirjade saatmine.

Microsoft Teamsi puhul:

  • Grupiliikmed saab ühekordselt käsitsi lisada Teamsi tiimi või kanalisse (nt kui soovid ainepõhist tiimi).

  • Kuid Teams ei toeta dünaamilist grupi põhist liikmelisust – see tähendab, et:

    • Kui lisad AD-grupi liikmed tiimi, ei hoita neid automaatselt ajakohasena.

    • Uued deklareerujad ei lisandu tiimi automaatselt ning semestri lõppedes ei eemaldata ka liikmeid iseenesest.

    • Grupi saab kasutada lihtsustatud esmasel lisamisel, kuid edaspidine sünkroonimine ei toimi automaatselt.

Muudes infosüsteemides ja rakendustes:

Kui infosüsteem toetab sisselogimist Microsoft Entra ID kaudu (nt SSO või OpenID Connect), saab grupikuuluvust kasutada:

  • õiguste määramiseks rakendusesiseselt,

  • juurdepääsude kontrollimiseks (nt Github, jne).

Kui soovid kasutada gruppe väljaspool Microsofti keskkonda, võta ühendust IT-helpdeskiga, kes:

  1. Kontrollib tehnilist sobivust ja võimalusi.

  2. Seadistab ligipääsud ja vajadusel vahendab täpsema toe.

  3. Nõustab, kuidas süsteemis gruppe kasutusele võtta.

🆔 Õppeainete gruppide nimetamise kuju

Iga õppeaine kohta luuakse eraldi grupp. Nimi koosneb eesliitest ja ainekoodist:

OISAine-<ainekood>

Näited:

  • OISAine-ITI0101 (programmeerimise alused)

  • OISAine-EKY0120 (ettevõtluse alused)

  • OISAine-MAT1020 (diskreetne matemaatika)

Kui samal semestril õpetatakse ainet eesti ja inglise keeles või mitmes õppevormis, on kõik deklareerijad samas grupis.

📆 Millal on grupp aktiivne?

Grupid on kasutusel ainult semestri jooksul, näiteks:

  • Kevadsemester 2025 (K25): kuni 16.06.2025 (kaasa arvatud)

  • Sügissemester 2025 (S25): alates 01.09.2025

Pärast semestri lõppu eemaldatakse kõik deklaratsioonid ja seega ka liikmed.

✅ Miks see on kasulik?

  • Ajavõit: Ei pea käsitsi koostama nimekirju ega haldama ligipääse.

  • Täpsus ja turvalisus: Grupid uuenevad automaatselt OIS-i alusel.

  • Mitmekülgsus: Saab kasutada nii Microsofti keskkonnas kui ka muudes infosüsteemides.

  • Skaleeritavus: Sobib ka suure osalejaskonnaga ainete puhul.

ℹ️ Kuidas alustada?

Kui soovid, et mõni Microsofti töövahend (nt Teams, OneDrive) või muu infosüsteem kasutaks õppeainepõhiseid gruppe:

  1. Võta ühendust IT-helpdeskiga.

  2. Anna teada ainekoodist ja soovitud kasutusviisist.

  3. Vajadusel seadistatakse vajalikud ühendused ja ligipääsud.

Guide for Teaching Staff

📌 What is this?

In TalTech’s information systems, automatically managed groups are used to reflect students who are registered for a specific course in a given semester. These groups are created and updated daily via an automated data flow, based on students’ course registrations in OIS.

🧠 Where are these groups located and how do they work?

These are Active Directory (AD) groups, which:

  • Are created automatically based on course codes.

  • Are synchronized to Microsoft cloud services via Microsoft Entra ID (formerly Azure AD).

Groups are linked only to active semester registrations – when a student’s registration expires, they are automatically removed from the group.

💼 Where and how can these groups be used?

In Microsoft tools:

Groups can be used directly in several Microsoft services, such as:

  • OneDrive / SharePoint: Share files with a specific course group.

  • Outlook / calendars: Share calendars or send group emails.

About Microsoft Teams:

  • You can manually add the group’s members to a team or channel in Microsoft Teams (e.g., for a course team).

  • However, Teams does not support dynamic group membership – this means:

    • Adding the AD group will not keep the team updated automatically.

    • New students or those removed from the course will not be added/removed automatically.

    • You can use the group as a one-time source for populating the team, but ongoing syncing is not supported by Teams.

In other systems and applications:

If a system supports login via Microsoft Entra ID (e.g., SSO or OpenID Connect), group membership can be used for:

  • Assigning permissions within the application.

  • Controlling access (e.g., GitHub, etc.).

If you wish to use these groups outside the Microsoft ecosystem, please contact the IT helpdesk, who will:

  1. Check the technical feasibility and available options.

  2. Configure access and assist with integration if necessary.

  3. Advise on setup and group usage in the external system.

🆔 Course Group Naming Format

Each course has its own group. The name consists of a prefix and the course code:

OISAine-<course code>

Examples:

  • OISAine-ITI0101 (Introduction to Programming)

  • OISAine-EKY0120 (Fundamentals of Entrepreneurship)

  • OISAine-MAT1020 (Discrete Mathematics)

If a course is taught in multiple languages or study formats in the same semester, all registered students are placed in the same group.

📆 When is a group active?

Groups are only active during the current semester, for example:

  • Spring Semester 2025 (K25): until 16.06.2025 (inclusive)

  • Autumn Semester 2025 (S25): from 01.09.2025 onward

After the semester ends, all course registrations are removed, and group members are automatically cleared.

✅ Why is this useful?

  • Saves time: No need to manually create lists or manage access.

  • Accurate and secure: Groups are updated automatically based on OIS data.

  • Flexible: Can be used in both Microsoft and compatible external systems.

  • Scalable: Works well even for courses with large numbers of students.

ℹ️ How to get started?

If you'd like to use course-based groups in a Microsoft tool (e.g., Teams, OneDrive) or another information system:

  1. Contact the IT helpdesk.

  2. Provide the course code and your intended use case.

  3. The necessary access and integrations will be set up as needed.