OneDrive - failide ja kaustade jagamise parimad praktikad / OneDrive - Best Practices for File and Folder Sharing
Tutvu üldiste failide ja kaustade jagamise parimate praktikatega:
Failide ja kaustade jagamine OneDrives
Soovitus: Valige jagamisviis alati vastavalt vajadusele, eelistades spetsiifiliste isikute valimist, et minimeerida liigse juurdepääsu ohtu.
Kui asute kaustu või faile jagama lingiga, on teil võimalik lisada kohe juurde konkreetseid isikuid või gruppe, kellele soovite ligipääsu anda. Lisaks saate lisada teavitava sõnumi, mis selgitab jagamise eesmärki või sisu. Kui vajutate “Send”, saadetakse lingi teavitus koos sõnumiga automaatselt määratud kasutajate e-postile.
Kui te ei soovi e-posti teavituse saatmist, valige lihtsalt “Copy link”, et kopeerida jagamislink. Seejärel saate linki jagada endale sobival viisil ja keskkonnas, näiteks läbi Teamsi või mõne muu suhtlusplatvormi.
Enne jagamist vaadake kindlasti üle jagatava lingi seaded, et veenduda, kas juurdepääsuõigused (nt vaatamine, muutmine või allalaadimise piirang) vastavad jagamise eesmärgile. Korrektselt seadistatud jagamistingimused aitavad vältida liigset juurdepääsu ja andmete sattumist valedesse kätesse.
Failide ja kaustade jagamise seaded:
Kõigile (Anyone): Lingi kaudu saab failile või kaustale ligi igaüks, kellel on sellele juurdepääsulink. Seda võimalust tuleks kasutada ainult erandjuhtudel, kui puuduvad tundlikud andmed ning jagamine peab olema avalik. Võimalus on piiratud nii, et link kehtib maksimaalselt üheks aastaks. Lingi loomisel saab määrata vaatamisõigused: “Saab vaadata ja kommenteerida” (Can review), mis lubab kasutajal teha muudatusettepanekuid, kuid mitte faile muuta; “Saab vaadata” (Can view), mis lubab ainult vaatamist; või “Ei saa alla laadida” (Can’t download), mis piirab failide allalaadimist. Lisaks on võimalik lingile seada salasõna, mis aitab teatud ulatuses piirata volitamata ligipääsu ja lisab jagamisele täiendava turvakihi. Need võimalused aitavad jagada avalikku teavet turvaliselt ja kontrollitult.
Inimestele Tallinna Tehnikaülikoolis (People in Tallinn University of Technology): Ligipääsu saavad kõik, kellel on ülikooli UNI-ID (sh töötajad, tudengid, partnerid jne). Seda valikut tuleks kasutada vaid siis, kui kõik ülikooli liikmed peavad failidele ligi pääsema.
Ainult olemasoleva ligipääsuga inimestele (Only people with existing access): Juurdepääsu säilitavad ainult need, kellele fail või kaust on juba varem jagatud. See valik sobib juhul, kui soovite lihtsalt jagamislinki uuesti jagada, ilma et lisaksite uusi kasutajaid.
Inimestele, kelle valite (People you choose): Selle valiku abil saate määrata täpsed inimesed või grupid Tallinna Tehnikaülikoolis, kellele soovite ligipääsu anda. Juurdepääsu saab anda, valides nende nimed, grupid või e-posti aadressid. See on kõige turvalisem ja paindlikum viis jagamiseks, kuna võimaldab täpselt määrata, kes saavad faile ja kaustu näha. Lingi loomisel on võimalik valida, millised õigused jagatud kasutajatele antakse: “Saab muuta” (Can edit), mis võimaldab kasutajatel faile või kaustu redigeerida; “Saab vaadata” (Can view), mis lubab sisu ainult vaadata; ja “Ei saa alla laadida” (Can’t download), mis piirab sisu allalaadimist. Lisaks saab määrata lingile aegumistähtaja (Set expiration date), mis piirab juurdepääsu automaatselt pärast kindlaksmääratud kuupäeva, aidates vähendada pikaajaliselt avatud linkidega seotud riske. Grupid, mida saate valikusse lisada, võivad olla ka e-posti listid, mis on mõeldud laiemale ringile failide jagamiseks. Selliste gruppide kasutamine võimaldab faile tõhusalt jagada suurematele meeskondadele või konkreetsetele töögruppidele. Täpsemalt saab gruppide ja e-posti listide kasutamise kohta lugeda siit: https://taltech.atlassian.net/l/cp/YPDTdZJo .
Kui teil on vaja jagada faile väliste osalejatega, kes ei ole TalTechi liikmed (ei oma UNI-ID-d), saab seda teha, kasutades nende isiklikku e-posti aadressi. Failidele juurdepääsuks peavad külalised (external users) logima sisse oma töö- või koolikontoga (kui nende organisatsioon kasutab Microsoft 365), Microsofti kontoga või kinnitama oma isikut e-posti teel saadetud koodiga. See lahendus võimaldab turvaliselt jagada faile inimestega väljaspool TalTechi.
Explore the General Best Practices for File and Folder Sharing:
File and Folder Sharing in OneDrive
Recommendation: Always choose the sharing method based on your specific needs, preferring the selection of specific individuals to minimize the risk of excessive access.
When sharing folders or files via a link, you can immediately add specific individuals or groups who should have access. Additionally, you can include a message to explain the purpose or context of the sharing. If you click “Send”, the link and message will be automatically emailed to the specified recipients.
If you prefer not to send an email notification, simply select “Copy link” to copy the sharing link. You can then share the link in a way and platform of your choice, such as Teams or another communication tool.
Before sharing, always review the link settings to ensure the access permissions (e.g., view, edit, or download restrictions) match the sharing purpose. Properly configured sharing settings help prevent excessive access and reduce the risk of data ending up in the wrong hands.
File and Folder Sharing Settings:
Anyone: This option allows anyone with the link to access the file or folder. It should only be used in exceptional cases where the information is non-sensitive and intended to be public. The link's validity is limited to a maximum of one year. When creating the link, you can set the following permissions:
"Can review": Allows users to make suggestions but not modify files.
"Can view": Allows users to view the content only.
"Can’t download": Restricts users from downloading the content.
Additionally, you can set a password for the link, which adds an extra layer of security and limits unauthorized access to a certain extent. These options help share public information securely and effectively.
People in Tallinn University of Technology:
This option grants access to everyone with a university UNI-ID (including employees, students, and partners). It should only be used if all university members need access to the files.Only people with existing access:
This option allows the link to be shared only with users who already have access to the file or folder. It does not grant access to new users. This is suitable for cases where you need to re-share the link without adding new permissions.People you choose:
This option allows you to specify exact individuals or groups within Tallinn University of Technology to whom you want to grant access. You can assign access by selecting their names, groups, or email addresses. This is the most secure and flexible sharing method, as it allows you to precisely determine who can view the files or folders. When creating the link, you can set the following permissions:"Can edit": Allows users to edit files or folders.
"Can view": Allows users to view the content only.
"Can’t download": Restricts users from downloading the content.
Additionally, you can set an expiration date for the link, which automatically restricts access after the specified date, reducing the risks associated with long-term open links. Groups you can add may also include email lists, designed for sharing files with a broader audience. These groups enable effective sharing with larger teams or specific working groups. More information about using groups and email lists can be found here: https://taltech.atlassian.net/l/cp/YPDTdZJo .
Sharing with external participants:
If you need to share files with external participants who are not members of TalTech (do not have a UNI-ID), this can be done by using their personal email addresses. To access the files, external users must log in with their work or school account (if their organization uses Microsoft 365), a Microsoft account, or verify their identity using a code sent via email. This solution allows secure sharing of files with people outside TalTech.