2.19. Finantsaruanded ja nende esitamine
- Varmo Pilt
Projekti aruandluse õigeaegse ja häireteta toimimise jaoks peab projektijuht edastama rahandusosakonda maksetaotluste esitamise tähtajad ja vajadusel ka maksetaotluse vormi, juhul kui neid ei ole kirjas projektilepingus või kui neid on erikokkuleppel muudetud. Selleks tuleb saata e-kiri aadressile Siret.Malleus@taltech.ee
Projekti finantsaruandlust koordineerib rahandusosakonna poolt finantsallika kinnitusringis projektile määratud finantsaruande koostaja.
Projekti finantsaruande koostaja lisab projektikausta aruandeperioodi lõikes kõik selle perioodiga seotud finantsdokumendid: kulu- ja maksedokumendid. Juhul, kui projektijuht või keegi teine projektijuhi volitatud isik on juba arvete menetlemise keskkonda (Fitekin) lisanud arve juurde ka muud kulu tõendavad dokumendid (osalejate nimekirjad, pakkumised, kavad, vastuvõtmise aktid vms dokumendid), seob finantsaruande koostaja need dokumendid samuti aruandlusega seotud kuludokumentidega. Kulude kooskõlastamise ringil tuleb projektijuhil laadida muud vajalikud kulude tõendamise dokumendid juba algselt kulude menetluse keskkonda.
Projekti finantsaruande koostaja täidab maksetaotluse vormi ja kontrollib kulude vastavust raamatupidamissüsteemis olevate andmetega. Aruande koostamisega on seotud ka projektijuht, kes annab finantsaruande koostajale sisendi aruande vormil näidatud projektitegevuste kohta, samuti kulude kohta, mis lähevad kaudsete kulude alla ja mida maksetaotluses ei esitata. Projektijuht kontrollib ja kooskõlastab esitatava maksetaotluse.
Aruande sisestab rahastaja keskkonda või saadab rahastaja kontaktisikule üldjuhul projektijuht või tema poolt määratud isik.
Kui on tegemist programmiga, mida ülikoolis koordineerib teadusosakond (ASTRA, Mobilitas+, Dora+, sihtgrandid), sisestab ja saadab finantsaruande koostaja poolt koostatud ja projekti teadusosakonna-poolse kontaktisiku poolt kontrollitud aruande rahastajale teadusosakond koostöös projektiarvestuse ja aruandluse talitusega.
Finantsaruandele saabuvate järelpäringute vastamisel aitab lisa finantsdokumentide koondamisel finantsaruande koostaja, abikõlblikkuse alaste vaidlusküsimuste puhul toetab TO meetmenõustaja. Järelpäringu vastused saadab rahastajale projektijuht või tema volitatud isik kui ei ole kokku lepitud teisiti.
Peale aruande lõplikku kinnitamist annab projekti finantsaruande koostaja teada mitteabikõlblike kulude, võimaliku üldkulu ja omafinantseeringu kohta projektijuhile ja projekti koordinaatorile.
Et vähendada mitteabikõlblike kulude tekkimise võimalust, tuleb projekti kulude tegemise eest vastutaval isikul projekti alguses rääkida läbi projekti osapooltega sh partneritega abikõlblikkuse reeglid, kaasates selleks ka teadusosakonna projektide meetmenõustaja.
Projekti toetuse laekumisel tuleb automaatne teavitus projektijuhi ja meetmenõustaja meilile.
Kui aruanne esitatakse läbi Euroopa Komisjoni Funding and Tenders portali, siis on oluline jälgida, et projekti juurde oleks lisatud FSIGN Siret Malleus, kes peab kõik aruanded portaalis kinnitama. Seda saab teha pärast projekti positiivse otsuse saamist, minnes sakile „Consortium“, leides meie ülikooli „TALLINNA TEHNIKAULIKOOL“ ja paremal valida „edit roles“ ja siis lisada nii LSIGN (Marika Lunden), kes saab lepingud allkirjastada ja FSIGN (Siret Malleus) aruannete kinnitamiseks.
LEAR (Maia-Liisa Anton) lisandub automaatselt koos ülikooli PIC koodi kasutamisega.
Juhul, kui aruanne esitatakse läbi Keskkonnainvesteeringute Keskuse KIKAS portaali, ei tule sellest automaatteadet ja on vaja saata e-kiri TO juhataja e-posti aadressile Maia-Liisa.Anton@taltech.ee, kes volitatud isikuna saab aruande kinnitada.
Andmed keskkondades esitamiseks on peatükis Ülikooli andmed taotlustes esitamiseks ning projekti taotluste allkirjastamine