2.18. Projekti aruandlus

Enamus rahastusskeemide reeglid näevad ette nii finants- kui sisuaruandluse esitamist. Sisuaruannete eest vastutab projekti juht või projekti põhitäitja.

Kulude abikõlblikkuse tagamiseks on ülioluline projekti algusfaasis koheselt läbi rääkida teadusosakonna meetmenõustajaga abikõlblikkuse reeglid (vt ka peatükki kick-offide kohta) ja nende sobivus ülikooli sisereeglitega.

Uurimistoetuste puhul esitatakse:

• nelja- ja viieaastaste projektide puhul tuleb projekti 3. aastal esitada eelneva perioodi kohta vahearuanne. 
• Järeldoktorid esitavad lõpparuande kahe kuu jooksul pärast projekti lõppemist.

Aruande peab kinnitama ülikoolipoolne kontaktisik, enne seda kinnitust ei loeta aruannet esitatuks. Teadusosakond saadab mõistliku aja jooksul enne aruande tähtaega teavituskirja meililistidesse, kus määratakse ülikoolisisene tähtaeg esitamiseks. See sisemine tähtaeg on vajalik selleks, et teadusosakonna meetme eest vastutav isik jõuaks üle kontrollida projekti raamatupidamises kajastuvad kulud, nende mahu ja abikõlblikkuse, publikatsioonides olevad viitamised, publikatsioonide avaldamise aja   (uurimistoetuste reeglite kohaselt on määratud ajavahemik, mis ajal avaldatud publikatsioonid lähevad arvesse) ja korrektse aruande puhul selle kinnitada. Kui on vaja teha parandusi, siis saadetakse aruanne esitajale tagasi või vajadusel võib grandihoidja teha ligipääsu kontaktisikule, kes aitab ETIS-s teha vajalikud korrektuurid.

Nii ühikuhinnaga finantseeritud projektide kui ka projektide, mille puhul ei nõua rahastaja kuludokumente, on kohustuslik jälgida abikõlblikkuse reegleid, mis on kirjas vastava meetme määruses. On võimalik, et teatud kululiigid (stipendium jms) või arve tüübid (sisearved jms ) on määruses mitteabikõlblikud.

Nii ühikuhindade kui mittekulupõhise aruandluse korral on rahastajal õigus teha järelkontrolli.

Struktuuritoetuste projektide puhul esitatakse sisuvahearuanded (tavapraktika kohaselt 1 kord aastas) ja finantsaruandeid ( regulaarsusega kas kord kvartalis või poolaastas). Suurem osa struktuuritoetuste projekti aruandlusest sisestatakse SFOS ( struktuurifondide operatsioonisüsteem) keskkonda. Finantsaruannete infot vaata peatükist Finantsaruanded ja nende esitamine. Enamik struktuuritoetuste aruandlusest on kulupõhine ja esitada tuleb lisaks kulu ja maksedokumentidele tõendavad dokumendid. Seetõttu on ülioluline projekti algusest tegevuste korrektne dokumenteerimine, mis annab hea auditijälje ja kindluse rahastajale tegevusete toimumise kohta.

Välisprojektide kuluaruandluse (finantsaruandluse) esitamise regulaarsus on tavaliselt 15 või 18 kuud Euroopa Komisjoni projektide puhul, 6 kuud Interregi puhul. Kõik aruanded esitatakse rahastaja vormil. Sisuaruannete puhul tuleb tähele panna, et aruandes oleksid nimetatud ka protsessi kaasatud uurimisrühma liikmed, et vältida hilisemat selgitamist.