2.8. Üritused projektide raames

Ürituste korraldamisel projektide raames tuleb lähtuda järgmistest põhimõtetest:

• Kõik teenused ( toitlustamine, ruumi rent, trükiteenused) tuleb tellida raamhanke partneritelt.

Üldjuhul loetakse abikõlblikuks vaid registreerunute kulud, ehk siis kui 12 inimest registreerus ja toitlustamine on tellitud 15-le, tuleb 3 inimese kulu katta muudelt allikatelt.

• Üritusele tuleb teha veebipõhine (või mõnel muul võimalikul viisil) eelregistreerimine ja kordusmeeldetuletus saata päev enne kõigile registreerunutele. See hoiab ära võimaliku finantskorrektsiooni – juhul, kui keegi jääb tulemata, kuid te olete temaga arvestanud, siis tema registreerumisviide ja teie meeldetuletus näitavad rahastajale, et olete teinud kõik endast oleneva, et üritus korrektselt läbi viia.

• Juhul, kui ei ole tegemist veebipõhise üritusega, tuleb iga päeva kohta koostada eraldi nimekiri, mille osalejad allkirjastavad. Nimekirja päises on projekti nimetus, logo ja ürituse kuupäev. Kui on tegemist veebipõhise üritusega, tuleb tagada, et registreerimisel oleks näha päevade lõikes osalejad. Struktuuritoetustest rahastatavates projektides toimuvate virtuaalürituste juhis on kättesaadav RTK kodulehel.

• Alkohol ei ole struktuuritoetustest rahastatud projektide puhul abikõlblik. Euroopa Komisjoni projektide puhul aktsepteeritakse õhtusöögil klaas veini.

• Ürituse päevakava peab kajastama nii ettekandeid kui ka õhtusi koosviibimisi/ sotsiaalseid üritusi, kui neid on plaanis korraldada. Õhtusel koosviibimisel eraldi allkirjadega nimekirja ei pea olema, kui üritus on päevakavas kirjas.

• Esinejad tuleks märkida nii päevakavasse kui registreerimiselehele ja nende allkiri on samuti vajalik.