2.4. Tööajatabel

Iga projekti puhul tuleb tööajaarvestuse pidamisel lähtuda toetusskeemi tingimustest, sh kas on nõutud tööajatabeli pidamine.

Tööajatabeli täitmise kohustus tekib töötajal struktuuritoetuste ja INTERREG projektides juhul, kui tema töökoormus projektis ei ole fikseeritud lepingus või FAOs või kui töötajal on (lisa)ülesandeid, mis ei ole seotud projektiga. Tööajatabeli täitmise kohustus tekib ka juhul, kui fikseeritud töökoormuse puhul täidab töötaja ajutiselt projektiväliseid lisaülesandeid, mille eest makstakse käskkirjaga lisatasu. Struktuuritoetuste rakendusüksuse selgitused palgakulude abikõlblikkust tõendavate dokumentide kohta on kättesaadavad SIIT.

Euroopa Komisjoni projektide puhul tekib tööajatabeli täitmise kohustus juhul, kui lisaks projektile täidetakse ülikoolis ka muid tööülesandeid. Kohustus on ka juhul, kui kogu töötasu makstakse projekti allikalt, kuid töötajal on õppetöö läbiviimise kohustus.

Tööajatabel on vajalik selleks, et dokumenteerida projektis osaleva isiku (üldiselt osalise tööaja puhul, vajadusel ka täistööajaga hõive puhul) tehtud tööde ja tundide maht. Tööajatabeli alusel saab asutus, milles viiakse ellu projekti tegevusi, arvestada personalikulusid ning samuti on see tõendusmaterjal rahastajale, andes ülevaate projektis osalevate inimeste tööpanusest projekti.

Tööajatabelit tuleb täita igakuiselt, minimaalselt iga kalendrikuu lõpus. Struktuuritoetuste puhul on tavapärane tööajatabel päevade lõikes, Euroopa Komisjoni projektide puhul kuude lõikes.

Tööajatabel kajastab projektis osaleva inimese tööaega, mida ta on panustanud projekti heaks töötades. Tavaliselt on selleks Exceli formaadis tabel, milles on kirjas vajalikud andmed nagu:

1. Isiku (projektis töötaja) nimi.
2. Projekti nimi ja number (sh akronüüm), st projekti elluviija andmed.
3. Kuupäevad, kuu ja aastaarv.
4. Töö sisu ehk toimingud ja tööd, mida projekti heaks tehti. Kui töö sisu jaguneb projekti ja muu töö vahel ühe tööpäeva sees, siis tuleb näidata töö sisu ja maht tundide järgi, mis ei tohi kokku ületada 8h.
5. Projekti heaks tehtud tööde maht ehk töötunnid (päevade lõikes) ja kõik töötunnid kokku (kuu lõikes).
6. Projektivälised töötunnid (kuupäevaliselt) ja töötunnid kokku (kuu lõikes) - see ei kehti Euroopa Komisjoni rahastatud projektide puhul!
7. Tabeli allosas peab olema kinnituskoht, milles on kirjas töötaja ja projektijuhi nimi ja allkiri. Kui tööajatabelit täidab projektijuht, siis tema tööajatabeli kinnitab tema otsene ülemus.

NB! Enne allkirjastamist kindlasti veenduda, kas digiallkiri on rahastaja poolt aktsepteeritud.

Digiallkirja kuupäev peab olema mõistlik aeg peale perioodi lõppu.

1. Allkirjastamise kuupäevad. Tööajatabeli kinnitus peaks olema vahetult peale kalendrikuu lõppu!

NB! Tööajatabel on kehtiv ainult juhul, kui ta on nõuetekohaselt kinnitatud!

Tööajatabelit on mõistlik täita jooksvalt, mis aitab vältida eksimusi. Jälgida tuleb, et ekslikult ei märgitaks tööaega kuupäevadele, kus oldi haige, puhkusel, lähetuses, mis ei ole seotud antud projektiga. Samas peab olema kajastatud projektiga seotud lähetus, üritus jmt ka sisu kirjelduses ning projekti heaks töötatud tundides.

Juhul, kui töötaja osaleb mitmes ühe rahastamisinstrumendi projektis (näiteks struktuuritoetustest), siis tuleb kõik projektid koondada ühe tööajatabelisse (vt näidis mitu projekti).

Sama kehtib ka Euroopa Komisjoni projektide kohta – kui osaletakse samaaegselt mitmes Euroopa Komisjoni projektis, tuleb need kajastada ühes tööajatabelis.

Euroopa Komisjoni projektides võib projekti komisjoni poolne kontaktisik nõuda ka tööpakettide ehk WP-de lõikes tööajatabelite esitamist aruandlusperioodil.

Projekti elluviimise ajal tööajatabeli täitmise eest ja selles sisalduvate andmete õigsuse eest on vastutavad nii projektis töötav isik kui ka projektijuht ning andmete õigsust kinnitavad nende allkirjad. Peale rahastajale esitamist ei ole võimalik tööajatabelitesse parandusi teha.

Tööajatabelite näidised leiad siit:

Horizon 2020 ja Horizon Europe tööajatabel

Mitme projekti tööajatabel

Horizon Europe tööajatabel (päeva arvestus)

Horizon Europe mitme projekti tööajatabel (päeva arvestus)