2.3. Töölepingute sõlmimine ja muutmine

Projektis tööjõukulude tegemisel tuleb eelnevalt alati veenduda, et kulud vastavad  rahastamistingimustes määratud reeglitele töötasude projekti otsekuludesse kandmiseks.

Projekti rahastamistingimused võivad personalikulude otsekuludesse kandmiseks ette näha erinevaid detailseid nõudeid. On oluline, et enne tegevustega alustamist veenduks projektijuht, millistel tingimustel ning milliste dokumentide (nr tööleping, ametijuhend, tööajatabel jmt) alusel personalikulusid abikõlblikuks lugeda saab.

Projektis on töötajate kaasamisel personalikulude tegemisel aluseks üldjuhul tööleping. Teenuslepingu puhul (töövõtuleping või käsundusleping) on tegemist teenuse sisseostmisega ning sellisel juhul tuleb silmas pidada hangete korraldamisele seatud reegleid ja piirmäärasid.

Euroopa Komisjoni projektide puhul saab töövõtu- ja käsunduslepinguid käsitleda otseste personalikuludena ainult juhul, kui on täidetud järgmised tingimused:
- ostetakse tööaega, mitte tulemust ja nii on lepingus fikseeritud;
- töökorraldus ja palgatase on sarnane töölepinguga töötajatele;
- tulemused kuuluvad lepingu poolele, ehk siis ülikoolile.

Käsundus- ja töövõtulepingute puhul on tööajatabeli pidamine kohustuslik.

Vastavalt ülikooli sisereeglitele oma töötajatega üldjuhul võlaõiguslikke lepinguid ei sõlmita.

Personaliosakonna juhised ning TalTech lepingute vormid leiate siseportaalist https://portal.taltech.ee/wiki/show/et:dokumendid:personalitoo:toolepingute_vormid:main.

Projekti raames tehtav töö ning viide projektile peab olema selgelt välja toodud töölepingus, Finantsallika määramise otsuses (ehk FAOs)  või töötaja ametijuhendis.

Kui projekti kaasatakse välisspetsialist, kes pole Eesti maksuresident ja töö tegemise asukoht on Eestis, mistõttu arvestatakse ka Eesti tööjõumakse sh lühiajalise käsundus- või töövõtulepinguga, on oluline, et tema töötamine registreeritaks personaliosakonna abiga töötamise registris (TÖR) enne tööle asumist. Personaliosakonnas saab pöörduda struktuuriüksuse kontaktisiku poole.

Töötaja nõusolek projektides töötamiseks tuleb kokku lepitud töölepingus fikseeritud sõnastuses:

Töötaja on kohustatud täitma tööülesandeid struktuuritoetustest rahastatavas või muus projektis, mis vastavad tema kvalifikatsioonile ja oskustele. Töötaja annab nõusoleku avalikustada andmeid saadud töötasu ja selle algdokumentide kohta, kui Töötaja täidab tööülesandeid struktuuritoetustest rahastatavas või muus projektis, kus Tööandjal kui toetuse saajal on vajalik tõendada rakendus- või muule üksusele projektiga seotud tegevuste kulusid, s.h töötasu ja kaasnevate maksude kulu, samuti muul seadusest tuleneval alusel.

Projektide korral, kus on vajalik personalikulude abikõlblikkuse tõestamine, fikseeritakse töötaja osalemine projektitöös, projekti tööülesanded ja töötasu jagunemine finantsallikate vahel töötasu finantsallikate määramise otsuses (FAO).

Töötasustamise eeskiri seab FAO vormistamisele alljärgnevad nõuded:

• Kui FAO sisaldab finantsallikaid, mille kasutamist ning vastava tööülesande teostamist tuleb abikõlblikkuse eesmärgil dokumentaalselt tõestada, siis tuleb töötajale FAO edastada tutvumiseks.
• Kui töötaja saab töötasu, mille abikõlblikkust tuleb tõendada, vormistatakse töötajale lisatasu maksmisel tööajatabel lisatöö teostamise perioodi ulatuses. Tööajatabeliga asendatakse FAOga määratud projektitöö koormus.
• Kui töötaja tegelik tööaeg projektis märgitakse tööajatabelis või FAOs toodud finantsallikate osas ei ole vajalik abikõlblikkuse tõendamine, siis ei ole vajalik fikseerida FAOs projektitöö koormust.

Töölepingu ja FAOde korral tuleb jälgida, et kogu tööaeg ei ületaks töölepingu seaduses määratud täistööaega ehk 40 tundi nädalas.

Projekti raames täiendavate lühiajaliste tööülesannete täitmisel ja lisatasu määramisel ei saa nende kestus ületada 3 kuud, pikemate ülesannete puhul tuleb need vormistada põhipalga muutuvosana. Täiendavad tööülesanded ja nende eest makstav lisatasu tuleb kirjalikult kokku leppida enne lisaülesannete täitmisele asumist.

Juhul kui töötajale makstakse lisatasu käskkirjaga, siis olenemata FAOs määratud tööaja jaotuse protsendist, tuleb selle perioodi eest pidada tööajatabelit ja see ka aruandlusele lisada.

Projektist makstav tunnitasu peab vastama samalaadse töö eest muudest allikatest makstavale tasule. Tavatunnitasu ja projektist makstava kõrgema tunnitasu vahe samalaadse töö eest on mitteabikõlblik.

Horisont 2020 projektides kasutab ülikool tööjõukulude arvestamisel ainult töötaja fikseeritud tundide arvu (1720 tundi aastas) metoodikat. Töötaja keskmine tunnitasu arvutatakse järgmiselt:

𝐾𝑒𝑠𝑘𝑚𝑖𝑛𝑒 𝑡𝑢𝑛𝑛𝑖𝑡𝑎𝑠𝑢 = 𝑎𝑏𝑖𝑘õ𝑙𝑏𝑙𝑖𝑘𝑢𝑑 𝑡öö𝑡𝑎𝑗𝑎𝑔𝑎 𝑠𝑒𝑜𝑡𝑢𝑑 𝑡öö𝑗õ𝑢𝑘𝑢𝑙𝑢𝑑 𝑎𝑎𝑠𝑡𝑎𝑠 (𝑣.𝑎 𝑏𝑜𝑜𝑛𝑢𝑠 – additional remuneration)/ 𝑝𝑟𝑜𝑑𝑢𝑘𝑡𝑖𝑖𝑣𝑠𝑒𝑑 𝑡𝑢𝑛𝑛𝑖𝑑 𝑎𝑎𝑠𝑡𝑎𝑠

Aasta tööjõukulud ja produktiivsed tunnid tuleb leida lõppenud kalendriaasta kohta. Kui osa aruande perioodist jääb jooksvasse aastasse, tuleb jooksva aasta tööjõukulud arvutada viimase lõppenud kalendriaasta keskmise tunnitasu põhjal.

Kindlaksmääratud  töötundide meetodi kasutamise korral ei või deklareerida ületunnitööd ning maha võib arvata teatud tingimustel vaid lapsehoolduspuhkusel viibitud aja. Samuti tuleb arvestada tingimusega, et produktiivsete tundide koguarv, mis toetuste puhul aastas ühe inimese kohta deklareeritakse, ei või olla suurem tema tunnitasu arvutamisel kasutatud aasta produktiivsete töötundide arvust.

Horisont Euroopa reeglite kohaselt arvestatakse tööjõukulude abikõlblikkuse alusena keskmist päevatasu.

HEU-s ei ole enam vaja päevatasu viimase suletud majandusaasta järgi arvutada. Keskmine päevatasu arvestatakse iga aruandeaasta kohta eraldi ja kui aruandlusperiood/projekt lõpeb aasta keskel, arvutatakse päevamäär nende kuude palgafondi põhjal: töötatud kuude personalikulu / (215 / 12 * töötatud kuud)

Additional remuneration lisatasu kujul nagu ta H2020 projektides oli, HEU projektides kasutusel ei ole. Projektipõhise rahastamise puhul on abikõlblik riiklikus projektis makstav palgatase.

Käimasolevad Horisont 2020 projektid peavad kasutama tööjõukulude arvestamisel suletud kalendriaasta keskmist tunnitasu.

Arvutusmeetod

1. samm – määratle projekti jaoks töötatud tunnid
2. samm – arvuta eelmise suletud kalendriaasta järgi keskmine tunni (päeva)hind, kasutades fikseeritud tunnimäära 1720 või Horisont Euroopa puhul fikseeritud päevamäära 215 päev aastas.
   Fikseeritud tunni- ja päevamäära puhul ei pea lahutama tundidest puhkuse ja haigusepäevi.
   Alussummaks tuleb võtta kõik viimasel suletud majandusaastal teenitud tasud, miinus töölepingus määratud tasudele lisaks makstud lisatasud ja preemiad/tulemustasud. Alussumma jagatakse fikseeritud tunni/päevamääraga ja saadakse keskmine tunni/päevatasu.

AINULT reaalselt lapsehoolduspuhkusel või emapuhkusel oldud päevad tuleb maha arvata 1720 tunnimäärast keskmise tunnihinde arvestamisel (päevahinna puhul päevade arv 215-st päevast), ühegi teise puhkuseliigiga seotud töölt eemal oldud päevade arvu ei lahutata fikseeritud tunni või päevamahust maha.

(3. samm – kalkuleeri võimalusel/ vajadusel lisatasu ( additional remuneration – ei ole TTÜ siseregulatsioonide kohaselt võimalik))
4. samm –1  samm* 2 samm + 3 samm= personalikulud aruandes deklareerimiseks.

NB! Uurimistoetuste puhul meeles pidada, et Eesti Teadusagentuuri regulatsioonides on määratud reegel, mis sätestab, et põhitäitjad saavad olla vaid töölepinguga töötajad, st näiteks ka, et emeriitprofessorid saavad olla kaasatud rühmagrantidesse üldjuhul ekspertidena, mitte põhitäitjana. Kui emeriidil on ülikoolis akadeemilise ametikoha tööleping, saab ta olla kaasatud ka põhitäitjana.