2.2. Projekti algatamine ja finantsallika(te) avamine

Kui taotlus on saanud positiivse rahastamisotsuse, registreeritakse projekt dokumendihaldussüsteemis lepinguna:

• Projektihaldur või projektijuht märgib taotluste nimekirjas taotluse positiivse otsuse ning lisab täiendavad andmed vastavalt juhendile 6. Taotluse sisestaja tegevused rahastusotsuse saamisel - Teadusosakond info - Confluence (atlassian.net)

Info peab sisaldama:

• projekti nime ja akronüümi;
• taotluse või ka teadaolevalt juba lepingu numbrit;
• rahastamise perioodi;
• eelarvet (sh kogueelarve, toetuse suurus, ülikooli eelarve, meie toetus, omafinantseering, jaotus projekti kulukohtade lõikes ja alamallikate lõikes);
• vajadusel omafinantseeringu allikat;
• struktuuriüksuse ja kaasatud struktuuriüksuse nime;
• projektijuhi nime;
• töötajate nimesid, kellel peab olema ligipääs projektikaustale (näiteks projektihaldur, assistent jne);
• ETISesse sisestamiseks vajalikke andmeid.

Pärast projekti lepingu kinnitamist/ allkirjastamist või rahastamisotsuse saamist ja andmete esitamist algatab Teadusosakond finantsallika avamise töövoo dokumendihaldussüsteemis.

Iga projekt saab oma unikaalse finantsallika koodi, millega tuleb siduda kõik projektiga seotud tulud ja kulud, s.h töötasud.  Allika kood koosneb numbritest ja tähekombinatsioonist, mis viitab rahastamisskeemile või rahastajale. Allikate nimetused koos selgitustega on leitavad SIIT

Vajadusel avatakse projektile ka alamfinantsallikad osalevate struktuuriüksuste lõikes. Info eelarve struktuuriüksuste vahel jagunemise kohta tuleb edastada koos projekti otsusega või lepinguga.

NB! Paranduskandeid projekti objektidele üldjuhul ei tehta ja ühelt allikalt teisele kulusid ümber ei kanta.

Finantsallika avamise töövoog dokumendihaldussüsteemis:

• struktuuriüksuse juht, kes määrab ka projektijuhi;
• teadusosakonna juhataja (Erasmuse projektide puhul õppeosakonna juhataja, eelnevalt Erasmuse koordinaator ülikoolis), kes märgib kontaktisiku teadusosakonnast;
• projektiarvestuse ja aruandluse talituse juht, kes määrab finantsaruannete eest vastutava töötaja;
• vastava valdkonna prorektor (kui toetussumma ületab 100 000 €) kooskõlastab vajadusel;
• eelarve ja analüüsi talitus avab finantsallika;
• Projektijuhi ja allkirjaõiguslik isiku automaatne teade allika avamise kohta, kus on kirjas ka allika nimetus.

NB! Teadusosakond haldab ainult teadusprojektide finantsallikaid, lepinguid ettevõtetega ning hanke- ja teenuslepinguid avaliku sektori asutustega registreerib ettevõtlusosakond.

Peale finantsallika avamist korraldab teadusosakond projektile eraldi dokumentide töökausta avamise, millele saavad ligipääsu vaid projektijuhi poolt esialgses finantsallika kooskõlastusringis määratud isikud, projektiarvestuse ja aruandluse talitus ja teadusosakond. Ligipääsuõiguste lisamiseks tuleb pöörduda teadusosakonna-poolse projekti kontaktisiku poole.

Projekti töökausta luuakse alamkaustad aruannete lõikes ja sinna salvestab projektiarvestuse ja aruandluse talituse töötaja kõik projektiga seotud finantsdokumendid ja töölepingud. Tööajatabelid, muud projekti tegevusi tõendavad materjalid saab üles laadida samasse kausta projektijuht või tema volitatud isik.

Projekti algusfaasis peaks projektijuht korraldama projektimeeskonnale kick-off koosoleku, kus tutvustatakse projekti eesmärke, ajakava ja erinevate osalejate rolle ja vastutust projekti sisuliste ja administratiivsete tegevuste eest. Teadusosakond osaleb hea meelega kick-off koosolekutel ja vajadusel nende ettevalmistamisel, et tutvustada ülikoolisisest töökorraldust ja rahastamisreegleid, ning anda ülevaade, millist tuge erinevad osakonnad pakuvad projekti rakendamisel. Projekti alguses saadab teadusosakond projektijuhile ka e-kirja projekti edukaks elluviimiseks vajaliku infoga.

Kui projekti elluviimise käigus muudetakse eelarvet, tegevusi või projekti perioodi, tuleb sellest kindlasti teavitada ja uuendada andmed projektide nimekirjas.

Projekti edukaks elluviimiseks peab iga projekti osapool olema teadlik:

• Oma eelarvest, meie ülikooliga seotud töömahust projekti tööpakettide kaupa (Euroopa Komisjoni projektide puhul nn inimkuude hulk), struktuuritoetuste puhul abikõlblike tegevuste mahust ja ajast ning riikliku finantseerimise puhul uurimisrühma liikmete ülesannetest ja ajalistest piirangutest
• Kulude ja tegevuste abikõlblikkuse reeglitest
• Aruannete perioodidest (sisu- ja finantsaruanded)
• Aruannetele esitatud nõuetest
• Kõigist võimalikest lisanõuetest, mille on seadnud ka rahastaja või juhtpartner, kui Taltech ei ole juhtpartneri rollis

Projekti kulude abikõlblikkuse reeglid on kirjas toetuslepingus (Euroopa Komisjoni projektide puhul AMGA-s – annotated model grant agreement´is), taotluse rahuldamise otsuses ja toetusskeemide määrustes. Teadusosakonnas on määratud toetusskeemide kontaktisikud (kontaktid SIIN), kes nõustavad kõiki projekte tegevuste ja kulude abikõlblikkuse osas.

Kohe projekti alguses tuleb läbi rääkida ja projektijuhi poolt kindlaks määrata kõik protseduurid, mille alusel projekti ellu viima hakatakse. Järjepidevalt tuleb salvestada kõik materjalid, mis võiksid tõendada rahastajale projekti elluviimise reeglipärasust ja sisulisust. Näidis võimalike dokumentide nimistust on leitav siit.

Peale ülesannete kinnitamist projektis osalejatele tuleb tööülesanded ka kirjalikult fikseerida – teha projekti töötajate töölepingutesse vastav märge või koostada töötasu finantsallikate määramise otsus (FAO). Selle kohta on täpsemalt kirjas ptk-s 2.3. Töölepingute sõlmimine ja muutmine