3.3. Projektide auditid ja järelkontrollid

Erinevad rahastajad võivad nii projekti eluea jooksul kui ka peale projekti lõppu asjade ja lepingu või otsuse tingimustes sätestatud aja jooksu teostada auditeid või kontrolle, mille eesmärgiks on kontrollida toetuse sihipärast kasutamist ja dokumenteerimist.

Peale audititeate saamist peab projektijuht selle edastama teadusosakonda Marika.Lunden@taltech.ee ja rahandusosakonda Siret.Malleus@taltech.ee, kes edastavad selle konkreetsele projektiga seotud kontaktisikule oma osakonnas, ning ülikooli siseaudiitorile teadmiseks. Samuti peab projektijuht peale auditi lõppemist lisama auditi või kontrolli aruande oma projektikausta, kus see hiljem arhiveeritakse. Juhul, kui audit viiakse läbi peale projekti lõppu ja kaust on juba  arhiveeritud, tuleb aruanne saata teadusosakonda, kes korraldab aruande lisamise arhiveeritud dokumentide juurde.

Auditite eesmärk on analüüsida ja hinnata:

• kas tegevus on valitud kooskõlas projekti valiku/hindamise kriteeriumitega, ei olnud füüsiliselt valmis või täielikult ellu viidud enne, kui toetusesaaja esitas rakenduskava raames rahastamise taotluse, on rakendatud kooskõlas heakskiitva otsusega ja see vastab auditi ajal kõigile kohaldatavatele tingimustele, mis on seotud funktsionaalsuse, kasutuse ja saavutatavate eesmärkidega;
• kas deklareeritud kulud vastavad toetuse saaja raamatupidamise andmetele ning nõutavad dokumendid tõendavad piisava kontrolljälje olemasolu;
• kas deklareeritud kulud on määratud kooskõlas ühenduse õigusaktidega;
• kas tehtud maksete aluseks olnud väljundid ja tulemused on saavutatud, osalejate andmed või muud väljundite ja tulemustega seotud kirjed on kooskõlas esitatud teabega ning nõutavad dokumendid tõendavad piisava kontrolljälje olemasolu.
• Kas teavitusnõuded on täidetud (seda eriti infrastruktuuri projektide puhul, ehitised, soetused jne.)

Auditi avakoosolekule tuleb kaasata nii projektiarvestuse ja aruandluse talituse kui teadusosakonna poolne projekti kontaktisik, kellel on kogemus auditite läbiviimisel.

Audiitor võib küsida rohkem andmeid, kui tal õigus on, kuid projekti rakendaja ei pea talle selliseid dokumente esitama. Näiteks ühikuhindade puhul ei ole kontrollijal õigus üldjuhul kuludokumentide esitamist nõuda, kui lepingus ei ole sätestatud teisiti, nt sihtgrantide puhul lepingu või väljamakse tõendamise kohustuse puhul.

Audiitorile vastamisel on võimalik saada abi teadusosakonnast ja finantsküsimustes projektiarvestuse ja aruandluse talitusest rahandusosakonnast.

Euroopa Komisjoni rahastatud projektid (nt Horisont 2020, Erasmus+)

Euroopa Komisjon võib tellida auditi või selle ise läbi viia ükskõik mis projekti rakendamise hetkel või 2 aastat peale lõppmakset ja teha järgmisi tegevusi:

• CHECK - kontrollida meetme nõuetekohast rakendamist ja toetusest tulenevate kohustuste täitmist, sealhulgas hinnata tulemusi ja aruandeid.

Näide: pärast aruannete saamist kontrollib komisjon erinevaid dokumente (tehtud töö selgitus, ülevaade edusammudest, selgitus ressursside kasutamise kohta jne) vastavalt kirjeldusele ja tööplaanile. Samuti kontrollib komisjon korrapäraselt konsortsiumi esitatud dokumentide topeltrahastamist ja plagiaadikontrolli.

• REVIEW - vaatab läbi projekti nõuetekohase rakendamise (sealhulgas tulemuste ja aruannete hindamise), toetuslepingust tulenevate kohustuste täitmise ning projekti jätkuva teadusliku või tehnoloogilise asjakohasuse ja tähtsuse aspekte. Review-de puhul viidatakse tavaliselt peamiselt projekti tehnilisele rakendamisele (st selle teaduslikule ja tehnoloogilisele tähtsusele), kuid need võivad hõlmata ka finants- ja eelarveaspektidest tulenevate kohustuste täitmist.

Review’ d võib alustada kuni kaks aastat pärast lõppmakse tegemist ning need võivad hõlmata kohapealseid kontrollkäike või koosolekuid (komisjoni ruumides või projekti läbiviimise kohas). Läbivaatamise tulemuste põhjal koostatakse läbivaatamisaruanne.

• Pettuse kahtluse korral võib Euroopa Pettustevastane Amet (OLAF) viia läbi ELi rahastatavate projektide uurimisi (nt kohapealsed kontrollid ja tunnistajate küsitlemised), et kontrollida toetuse nõuetekohast kasutamist. OLAF teeb koostööd riiklike ametiasutustega (teabevahetuse, kohapealsete kontrollide, kohtuekspertiisi auditite koordineerimise jne kaudu). OLAF võib otsustada algatada uurimise, kui komisjon on saanud kahtlast teavet või muudest allikatest vihjeid.

Auditi viivad läbi kas Euroopa Komisjoni enda töötajad või nende poolt palgatud firma kas Eestist või mõnest muust EL liikmesriigist.

Auditi leidude põhjal koostatakse auditi aruanne, mis saadetakse kommenteerimiseks projektijuhile. Oma vastused märkustele saab saata kindlaksmääratud aja jooksul, neid arvestatakse või mitte ja siis koostatakse lõplik auditi aruanne, mis saadetakse kinnitamiseks ja mille järel viiakse toime järeltegevusi – vähendatakse toetust, lepitakse kokku järelkontroll.

Süstemaatiliste vigade ilmnemisel võib Euroopa Komisjon laiendada audititulemuste tulemusi teistele projektidele või auditeerimata perioodidele. Lisaks nendele korrektsioonidele võib võtta kasutusele ka muid meetmeid, sealhulgas rahalisi ja halduskaristusi. See tähendab, et kui projektis leitakse süsteemne viga (näiteks personalikulude arvestamisel) võidakse teha ilma auditeerimata toetuse vähendus kõigile ülikoolis rakendatavatele projektidele või peatada maksed kõigile projektidele.

Struktuuritoetusest rahastatud projektid

Struktuuritoetuste kasutamise reeglistik on spetsiifiline. Eksimused toetuse taotlemisel, hangete ettevalmistamisel ja läbiviimisel on sagedased ning võivad kaasa tuua finantskorrektsiooni ehk toetuse vähendamise nõude, millega võib kaasneda keeldumine toetuse väljamaksmisest või tagasimaksmise kohustus. Auditid tulevad üldjuhul ootamatult, selle läbiviimisega kaasneb suur pinge, kuna küsimused hangete läbiviimise ja hankelepingu täitmise kohta on mahukad ja detailsed. Igal vastusel ja esitatud dokumendil on suur tähendus. Enamlevinud probleemide teadvustamine aitab tagastusnõuete riske maandada.

Struktuuritoetuste auditite ja järelevalvetoimingute puhul võib olla tegemist:

• Kohapealse kontrolliga (paikvaatlusega). Paikvaatluse puhul kuludokumente ei kontrollida, vaid vaadatakse üle üldjuhul soetused või ehitatud/renoveeritud hooned. Oluline on, et oleks täidetud teavitusnõuded ja kõik soetatud oleks seal, kus ta projekti järgi pidi olema. Paikvaatluse puhul kaasab rahastaja ka ehitusspetsialisti ja vajadusel haljastusspetsialisti ja „loeb üle kõik puud ümber maja“
• See audit sisaldab kohapealseid tegevusi ja distantsuurimist. Vaadatakse üldjuhul kuludokumentide originaale ja võetakse kohapeal väljavõte raamatupidamisest.

Tähtis on adekvaatse kontrolljälje olemasolu ja dokumentide korrektsus ( eelkõige tööajatabelite jms dokumentatsiooni).

Enne auditi algust on hea koos teadusosakonna ja rahandusosakonnaga kõik dokumendid üle vaadata ja komplekteerida.

NB! Horisont 2020 programmis on kohustus ise tellida audit projektile, kui toetuse summa on vähemalt 325 000 eurot. See kohustus ei kehti täielikult ühikuhinnaga ja lump sum maksena hüvitatavate projektide puhul. Auditi aruanne tuleb tellida ja esitada vaid koos lõpparuandega. Kui on kohustus tellida audit ja esitada Euroopa Komisjonile auditi aruanne (CFS), tuleb selles kajastada kõik tegelike kuludena deklareeritud kulud või ühikukulud, mis arvutatakse vastavalt tavapärastele raamatupidamistavadele. Euroopa Komisjoni poolt varem auditeeritud kulusid ei arvestata siiski 325 000 euro künnise hulka ja neid ei pea uuesti auditeerima.