Microsoft 365 gruppide automaatne kustutamine / Automatic Deletion of Microsoft 365 Groups

Andmete paremaks haldamiseks Microsofti pilves ning kasutult seisvate teams/sharepointi gruppide/failide kasvu vältimiseks rakendab IT osakond automaatset Microsoft 365 gruppide kustutamist.

Gruppide kustutamine Microsofti pilves on oluline mitmel põhjusel:

1. aitab see hoida tööruumi korras ja organiseeritud, vähendades segadust ja parandades leitavust.

2. automaatne kustutamine aitab kaasa andmete turvalisusele, kuna vananenud või enam mittevajalikud grupid eemaldatakse, vähendades seeläbi andmelekkimise riski.

3. automaatne kustutamine võimaldab ressursside tõhusamat kasutamist, vabastades ruumi ja ressursse uute projektide jaoks.

Kustutamisele kuuluvad grupid, kus puudub tegevus 365 päeva. Tegevuseks loetakse:

• SharePoint - Failide vaatamine, redigeerimine, allalaadimine, teisaldamine, jagamine või üleslaadimine. (SharePointi lehe vaatamine ei loe automaatse uuendamise jaoks tegevuseks.)

• Outlook - Grupiga liitumine, grupisõnumite lugemine või kirjutamine ning sõnumi meeldimine (Outlook veebis).

• Teams - Teamsi kanali külastamine.

• Viva Engage - Postituse vaatamine Viva Engage’i kogukonnas või interaktiivse e-kirja lugemine Outlookis.

• Forms - Vormide vaatamine, loomine või redigeerimine ning vastuse esitamine vormile.

Protsess toimub järgnevalt:

1. Juhul kui avastatakse grupp, millel puudub tegevus viimased 365 päeva saadetakse email grupi omanikele teatega, et antud grupp on määratud kustutamisele 30 päeva pärast. Emailis on link, millega saab kustutamise protsessi katkestada

2. Sarnane kiri saadetakse 15 päeva enne kustutamist

3. Sarnane kiri saadetakse ka 1 päev enne kustutamist.

4. Tähtaja saabumisel grupp kustutatakse, koos kõigi grupi külge kuuluvate failidega.

Võimalused taastamiseks

Juhul kui selgub, et antud grupp sisaldas vajalikke andmeid:

1. 30 päeva jooksul on võimalik taastada grupp koos failidega kasutades Microsofti vahendeid. Selleks tuleb pöörduda IT-helpdeski

2. 365 päeva jooksul on võimalik taastada grupp koos failidega kasutades ülikooli Office 365 varundust. Selleks tuleb pöörduda IT-helpdeski.

Tegevused andmekao vältimiseks:

• Selleks, et vältida võimaliku andmekadu tuleks tegevuse lõppemisel , milleks Microsoft 365-e grupp on loodud, korrastada/arhiveerida seal olevad failid/andmed ning migreerida vajalik info aktiivses kasutuses olevasse gruppi. Vajadusel aitab antud tegevuse juure IT-helpdesk.

To better manage data in Microsoft's cloud and prevent the growth of inactive Teams/SharePoint groups/files, the IT department is implementing automatic deletion of Microsoft 365 groups.

Deleting groups in Microsoft's cloud is important for several reasons:

1. It helps keep the workspace clean and organized, reducing clutter and improving findability.

2. Automatic deletion contributes to data security by removing outdated or no longer needed groups, thus reducing the risk of data leaks.

3. Automatic deletion allows for more efficient use of resources by freeing up space and resources for new projects.

Groups with no activity for 365 days are subject to deletion. Activity is defined as:

• SharePoint – Viewing, editing, downloading, moving, sharing, or uploading files. (Viewing a SharePoint page does not count as activity for automatic renewal.)

• Outlook – Joining the group, reading or writing group messages, and liking a message (in Outlook Web).

• Teams – Visiting a Teams channel.

• Viva Engage – Viewing a post in a Viva Engage community or reading an interactive email in Outlook.

• Forms – Viewing, creating, or editing forms, and submitting responses to forms.

The process is as follows:

If a group is found to have no activity for the last 365 days, an email will be sent to the group owners, notifying them that the group is scheduled for deletion in 30 days. The email will contain a link that allows the deletion process to be stopped.

A similar email will be sent 15 days before the deletion.

A final reminder will be sent 1 day before the deletion.

Upon the deadline, the group will be deleted along with all files attached to the group.

Recovery options

If it turns out that the group contained important data:

• Within 30 days, it is possible to restore the group and its files using Microsoft tools. For this, contact the IT Helpdesk.

• Within 365 days, it is possible to restore the group and its files using the university's Office 365 backup. For this, contact the IT Helpdesk.

Actions to prevent data loss
To avoid potential data loss, once the activity for which the Microsoft 365 group was created has ended, files/data should be organized/archived and necessary information migrated to an actively used group. The IT Helpdesk can assist with this process if needed.