2.10. Projekti eelarve jälgimise võimalused

Igale projektile avatakse projekti avamisel unikaalne finantsallikas (vt ka projekti algatamine), millega seotakse finantstarkvaras kõik projektiga seotud finantstehingud, laekumised ja väljaminekud ning tulud ja kulud. Kui projektiga on seotud mitu struktuuriüksust, luuakse vajadusel ka struktuuriüksuse-põhised alamallikad. Selleks on vajalik läbi mõelda ka vastavate struktuuriüksuste detailne eelarve.

Projekti eelarve on kinnitatud projekti taotluses (eelarveridade lõikes) ja otsuses või lepingus (kogumahus). Vajadusel teeb projektijuht täpsema eelarveridade jaotuse näiteks erinevate instituutide lõikes ja edastab selle projektiga seotud kontaktisikule teadusosakonnas?

NB! Kui on vajadus muuta kinnitatud eelarveridu, on kindlasti enne täiendavate kulude tegemist vaja üle vaadata eelarve muutmise tingimused ning vajadusel rahastajat teavitada või taotleda eelarve muutmist! Eelarve muutmisest on vaja teavitada ka projekti kontaktisikut teadusosakonnas ja sihtfinantseerimise talituses.

Projekti eelarve täitmist saab jälgida:

• Sihtfinantseeritavate projektide PowerBI aruandest, kus projekti (finantsallika) eelarve, kulude ja personalikulude info on detailselt kättesaadav projekti vastutavale täitjale ja projektihaldurile, mis põhineb NAV projektimooduli andmetel.
• Ülikooli eelarve vormil (tulu- ja kululiikide lõikes) ülikooli siseportaali EELARVE VAATES kuni aasta 2022 kuludeni.

Eelarve vaade annab ülevaate projektiga seotud tuludest ja kuludest, valida tuleb real „finantsallikas“ projekti finantsallika kood ja real „ajavahemik“ algus ja lõpukuupäev.  Peale esmaste valikute tegemist on võimalik siseneda eelarve ridadelt paari klikiga tulu- ja kulukannetele, millelt näeb infot tehingu sisu ja summade kohta. Eelarve vaate personalikulude andmed on isikustamata – palgakulud kajastuvad koondsummadena kuude lõikes.

NB! Eelarve vaates saab tulusid ja kulusid jälgida aastate lõikes. Kui on soov saada väljavõtet mitme perioodi kohta, on vaja koostada väljavõtted eraldi aastate kohta ja siis saadud andmed summeerida.

• Ülikooli eelarve täitmise PowerBI aruandest alates aasta 2023 kuludest.
• rahandusosakonna poolt saadetaval väljavõttel NAV projektimoodulist eelarve vormil (tegevuste või kulukohtade lõikes, aluseks andmed projekti taotlusest või otsusest).

NAV projektimoodulist on võimalik kokku panna aruanded väljadega:

• Kumulatiivne projekti eelarve täitmine projekti eelarve vormil
• Projekti finantsaruannete ülevaade koos abikõlblike ja mitteabikõlblike kulude andmetega, omafinantseeringu ja toetuse osaga (esitatud ja kinnitatud  kulud ning kulud mis on veel esitamisel; väljavõtted kuluridade loendina ja koondülevaatena)
• Projektist töötasu saavate isikute detailsed palgakulu andmed

Projekti moodulist väljavõtte saadab soovi korral projektile määratud finantsaruande koostaja, kellele tuleb saata sellekohane e-kiri.

NB! Projekti moodulis on olemas andmed projektide kohta, mis algasid alates 2019. aastast. Vanemate projektide kohta  võimalik saada teadusosakonna meetmenõustajalt muid väljavõtteid, näiteks projekti finantsallika kulude väljavõte raamatupidamisprogrammist.

Projekti eelarve pidev jälgimine vähendab ülekulu tekkimise riski. Kui mõnel kulureal on ülekulu tekkinud, tuleb valmistada ette eelarve muutmise taotlus rahastajale või teavitada oma projekti Euroopa komisjoni poolset koordinaatorit soovist kuluridade vahel muudatusi teha. Euroopa Komisjoni poolt rahastatud projektide puhul on üldjuhul võimalik teha kuluridade vahel muudatusi lihtsustatult, juhul, kui real, kust või kuhu soovite raha üle tõsta on eelarves eelnevalt vahendeid planeeritud. Kui kulureale vahendeid planeeritud ei ole, siis tuleb algatada lepingu muudatus ja see on tavaliselt väga pikaajaline protsess, sel juhul soovitame leida mujalt lisavahendeid.

Struktuuritoetuste puhul, juhul kui ei ole tegemist ühikuhinnaga, tuleb eelarve muudatusest kindlasti teavitada oma projekti koordinaatorit rahastaja juures ja vajadusel algatada lepingu muudatus. Lepingu muudatust aitab vormistada Teadusosakond.

Projekti eelarve puhul tuleb kindlasti meeles pidada rahastaja poolt seatud piiranguid, nende piirangute ületamisel tekivad mitteabikõlblikud kulud. Näiteks kui meetme määruses on piirang, et põhivara soetus ei tohi ületada 20% kogueelarvest, siis isegi siis kui see on projekti toimimiseks vajalik ja teistelt kuluridadelt jääb vahendeid üle, ei saa suurendada põhivara kulurea eelarvet.

Tihti on projektide eelarvetes seatud piirang ka personalikuludele, nii rahalises mahus kui näiteks ka sisulise poole pealt – on ainult teatud tegevused, mille kulusid saab katta otsestest personalikuludest, muud personalikulud (raamatupidamine, administratiivtegevused, sh hangete korraldamine) kuuluvad üldjuhul üldkulude alla. Ka tuleb tähelepanelik olla selle suhtes, millised töötasud on otsesed kulud ja mis kuuluvad muude kulukategooriate alla nii rahastaja nõuete kohaselt kui ka oma planeeritud eelarve järgi.

Projekti puhkusetasude abikõlblikkuse jälgimiseks on võimalik kasutada abitabeleid, millesse andmed sisestades näeb, kas puhkusepäevad on täies mahus abikõlblikud või tuleb kate neile leida muudest allikates (nö ette puhkamise puhul või kui töötaja on olnud varasemalt ülikooli töötaja ja projektiga seotud aja eest abikõlblike puhkusepäevade arv on väiksem).

2.10 Puhkuseinventuuri abitabel - abikõlblike puhkusepäevade arvestuse tööriist RTK näidisvormil