2.7. Lähetused projektide raames

Projektide raames läbiviidavad lähetused peavad järgima riigi seadusandlust ja rahastaja reegleid.

Enne välislähetusse minekut tuleb esmalt esitada lähetuskorraldus, mille leiate siseportaali lähetuste moodulist. Lähetuskorraldus tuleb teha iga lähetuse kohta eraldi. Lähetuskorraldus tuleks vormistada enne kulude ja ettemakse tekkimist.

Lähetuskorralduse saab täita ainult ülikooli töölepinguline töötaja.

Vastavalt kehtivale TalTechi reisiteenuste hankelepingule nr. 251114 tuleb saata hinnapäringud järgmistele reisiteenuste pakkujatele:

1. AS WRIS Ingrid Metsaäär, Kristi Eichelmann, tel 6129130, e-post ttu@wris.ee
2. Reisieksperdi AS, taltech@reisiekspert.ee

Pakkumuse võtmine:
ESITA PÄRING SIIT
Reisiteenuse tellimise manus

Minikonkursi läbiviimise korraldab lähetatav ise või struktuuriüksuse poolt määratud  töötaja. Reisiteenuste päringute ühtlustamiseks tuleb päringu vorm ära täita ja e-kirjale manusena lisada Reisiteenuse tellimise manus.

Minikonkursi läbiviimisel ja vormi täitmisel palun püüdke soovitud teenust võimalikult täpselt kirjeldada: 

• Milliseid reisiteenuseid tellitakse (lend, siselend, rong, kindlustus, äraantav pagas või käsipagas (Näiteks: üle 8 kg; mõõdud: max 55 x 40 x 23 cm);
• Mis kuupäevadel reis aset leiab ja milline on eelistatav lennuaeg (hommik, õhtu, …). Kui seda ei oska ise määrata, siis reisi põhjuseks oleva sündmuse algus- ja lõpuaeg;
• Hotellimajutuse korral märkida kindlasti hotelli piirkond, kus peatuda soovitakse või  kaugus aadressilt, kus reisi põhjuseks olevad sündmused toimuvad (Näiteks: kaugus kuni 20 minutit jalgsi teekond, King´s College lähistel, aadress London, Strand, WC2R 2LS). 

Juhul, kui lähetatav soovib ise tasuda hotelli ja sõidupiletite eest, ei pea ta võtma pakkumisi hankelepingu partneritelt. Lähetusaruandele tuleb sel juhul lisada ka tasumise maksekorraldus.

Reisilt tagasi tulles on vaja täita lähetusaruanne, lisada juurde sõitu tõendavad dokumendid (hotelli voucher, pardakaardid) ja muud kuludokumendid (elektrooniliselt). Kõik kulud kaetakse ainult kuludokumentide alusel. Kui tegemist on projektiga, tuleb lisada dokumentidele ürituse päevakava või link sellele, ettekanne, millel on viide projektile jt asjassepuutuvad dokumendid (näiteks koosolekute, seminaride memod)

Lähetusaruandes peab olema selgelt näha sõidu eesmärk ja seotus projektiga.

Projektide puhul, kus on tegemist ühikuhinnaga (päevamäär vms), makstakse töötajale ainult Eesti seadusandluses kehtiv päevaraha määr (50 eurot esimese 15 lähetuspäeva puhul ja edasi 32 eurot või vähendatud määr, juhul kui näiteks toitlustamine või kohapealne transport on tagatud vastuvõtja poolt).

Juhul kui on projekti raames plaanis hüvitada isiku reisikulud, kes ei ole lepinguline töötaja, tuleb tema töövõtu- või käsunduslepingusse lisada punkt, mis sätestab, millises mahus ja mis kulud inimesele hüvitatakse, näiteks:  tasutakse sõidukulud 500 euro väärtuses.

Päevarahasid üldjuhul töövõtu- või käsunduslepingulistes suhetes isikutele tasuda ei saa.

Kui lähetatav on üliõpilane, kes ei tööta ülikoolis,  siis tema ei vormista lähetuskorraldust, vaid esitab üliõpilaste reisikulude aruande

Projekti lähetus peab selgelt olema seotud projektiga, puhkust ja lähetust ühildada ei saa. Viimasel juhul on suur oht, et sõidukulud on abikõlbmatud.

Sõidu algus peaks olema töö tegemise asukoht, mis on märgitud töölepingus. Erandjuhtudel ja eelneval kokkuleppel rahastajaga on võimalik alustada reisi muudest asukohtadest. Selline kokkulepe peaks olema kirjalikult vormistatud (e-kirja teel kinnitus vms).

Lähetatava seos projektiga peaks olema selgesti tõendatav, ta on kas projekti meeskonna liige, projektiga seotud üliõpilane või muu projekti sisutegevustesse kaasatud isik.

Enne lähetuse planeerimist tuleb üle vaadata projekti reeglid, kuhu on võimalik konkreetsest rahastamisskeemist lähetuda. On rahastamisinstrumente, mis lubavad reisida vaid Euroopas (Interreg, sihtgrandid), kuid enamikul selliseid piiranguid  ei ole. Kõige kindlam on küsida meetme kontaktisikult  teadusosakonnast, millega peab arvestama.

Lähetusse minekul ja sealt saabumisel on rahastaja poolt üldjuhul aktsepteeritav aeg üks päev enne ja päev pärast lähetuse eesmärki - üritust, kohtumist. Kui soovite jääda peale konkreetse ürituse toimumist paariks päevaks sihtriiki, peab esitama põhjenduse kas toimuvate lisakohtumiste? näol väljaspool konkreetset üritust või lennupiletite hinnavõrdluse, mis näitab oluliselt soodsamat pakkumist näiteks ülejärgmisel päeval.