2.6. Asjade ostmine ja teenuste tellimine

Projektides, mille eelarves on lubatud reeglite järgi ja taotluses on positiivse otsuse saanud projektile vajalikud soetused, tuleb järgida järgmiseid põhimõtteid:

• Soetuse tegemisel tuleb eelkõige arvestada ülikoolis kehtivate raamhankelepingutega ja kehtiva riigihangete korraldamise eeskirjaga, mis kehtib asjade ostmisel, teenuste ja ehitustööde tellimisel, ehitustööde kontsessioonide andmisel ning ideekonkursside korraldamisel.

Vastavalt riigihangete seadusele tuleb asju ja teenuseid, mille ostmiseks on olemas kehtiv riigihange, osta ainult riigihanke võitnud pakkujatelt.

Riigihangete seaduse sätteid kohaldatakse ka asjade üürimise, rentimise ja liisimise korral.

• Juhul, kui teie soovitavat seadet/teenust/väikevahendit ei ole üheski kehtivast raamlepingus, tuleb algatada ka riigihanke menetlus või võtta 3 pakkumist.

NB! Juhul, kui toetuslepingus ei ole märgitud teisiti, on Euroopa Komisjonist rahastatavate projektide puhul abikõlblik vaid põhivara amortisatsioonikulu kasutuspäeviku alusel, mitte soetusmaksumus.

Hankemenetluse valik asjade ostmisel ja teenuste tellimisel sõltub lepingu maksumusest ilma käibemaksuta:
- avatud pakkumine alates summast 60 000 EUR; 
- kui riigihanke lihtmenetluse summa on väiksem kui 60 000 EUR, tehakse pakkumised ja leping kirjalikud;
- kui hankelepingu maksumus ületab 30 000 EUR, on riigihangete registrile aruande esitamise kohustus, samuti peale hankelepingu täitmist aruande lisa esitamise kohustus.

Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel, kui eeldatav hankelepingu maksumus jääb alla 30 000 EUR, tuleb võtta vähemalt kolm pakkumuse taasesitamist võimaldavat pakkumust ja sõlmida soovitavalt kirjalik hankeleping. Teenuste puhul tuleb arvestada, et ka kõik võlaõiguslikud lepingud kvalifitseeruvad teenuste ostuna ja on hanke subjektiks, sealjuures tuleb arvestada lepingu kogu kulu koos võimalike tööjõumaksudega.

Tähelepanelik tuleb olla raamhankelepingus kirjeldatud teenuse sisuga, näiteks reisiteenuste hanke all on ka konverentsiteenus ja kõik seminarid, mis korraldatakse väljaspool ülikooli, tuleks hankida just läbi selle riigihanke.

Kui soetatakse põhivara (põhivara soetusmaksumus on alates 5000 ilma käibemaksuta ja  vastavalt ülikooli raamatupidamise sise-eeskirjale on põhivara vara, mida ülikool kasutab põhikirjaliste ülesannete täitmisel pikema perioodi jooksul kui üks aasta), siis tuleks veenduda, et lisaks arvele on olemas ka vara üleandmise-vastuvõtmise akt, ning kui seade on paigaldatud, on see märgistatud ka põhivara numbri ja rahastaja logo kleebisega.

Seadmete soetusel tuleb meeles pidada, et seadmel peaks olema kasutuspäevik. Näidise leiate SIIT
Võib kasutada ka muud elektroonset või paberkandjal laboripäevikut. Seadme kasutuspäevik annab rahastajale ülevaate seadme kasutamisest projekti heaks ja võibolla aluseks finantskorrektsioonide tegemisel.

Väikevarale logosid lisada ei ole vaja.

Teenuste tellimisel ja asjade ostmisel tuleb säilitada nii pakkumiste küsimised kui vastused neile, lisaks üleandmise-vastvõtmise akt, teenuse aluseks olev päevakava, nimekiri, näidis vms.

Rohkem infot hangete kohta ning kontaktid leiate siseportaalist.