2.13. Võimalikud abikõlbmatud kulud projektides

Projekti raames võib tekkida mitteabikõlblikke kulusid. Enimlevinud mitteabikõlblikud kulud struktuuritoetuste puhul on:

• Struktuuritoetuste puhul on abikõlblik vaid projektis töötatud perioodi eest väljatöötatud puhkusetasu, ülikooli palgatalitus arvestab puhkusetasu kõigilt finantsallikatelt päevade piirangut arvestamata. Näiteks kui inimene töötab projektis vaid 1 kuu (kas töölepingu lisa, FAO või lisatasu käskkirja alusel), siis arvestatakse talle tema puhkuse ajal projekti finantsallikalt puhkuseraha kõigi puhatavate päevade eest. Projektist abikõlblik on tal vaid 42 (puhkusepäevade arv lepingus)/ 12 ( kuud)*1 kuu ( projektis töötatud aeg)=3,5 päeva

Mitteabikõlbliku puhkusetasu saab kanda projekti lõpus teisele finantsallikale või katta see projekti finantsallikal muudest vahenditest.

• Ürituste korraldamisega seotud kulud, s.h. toitlustamiskulud. Toitlustamiskulude osas võivad tekkida mitteabikõlblikud kulud juhul kui tegelikult ürituselt osalejate arv erineb tellitud toidu ühikutest. Sellise kulu ärahoidmiseks on võimalik riske maandada järgmiselt: registreeritutele saadetakse meeldetuletus päev enne ürituse toimumist, keeldujate e-kirjad lisatakse nimekirja juurde, kontrollitakse, kas kõik, kes osalevad ( s.h. esinejad) on allkirjastanud (juhul kui üritus toimub kontaktüritusena) allkirjalehe. Kui tegemist on mitme päevase üritusega, tuleb lehed allkirjastada igapäevaselt.

• Seadmete, s.h. arvutite soetamise kulud vähem kui 12 kuud enne projekti lõppu (v.a. infrastruktuuri projektide puhul). Sellisel juhul tuleb arvestada, et projekti kuludesse saab kanda vaid amortisatsioonikulud projekti lõpuni jäänud kuude osas. Sama kehtib ka litsentside kohta – kui soetatud litsentsi pikkus on pikem kui projekti koguperiood või aeg, mis on jäänud projekti abikõlblikkuse perioodi lõpuni

• Käibemaks. Kohe projekti alguses, eelarve planeerimisel, tuleb kindlaks teha, kas projekti käibemaks on abikõlblik kulu või mitte. Üldjuhul on vaid põhivara soetamise käibemaks mitteabikõlblik, kuid mõnede struktuuritoetuste projektide puhul võib rahastaja soovida ühtset lähenemist kogu projektile ja kui projektis soetatakse nii põhivara kui viiakse ellu muid tegevusi võidakse ühtse reegli kasutamise puhul kogu käibemaks mitteabikõlblikuks tunnistada. Sellisel juhul tuleb kogu käibemaksu kulu katmise allikad projekti algul planeerida, et mitteabikõlblike kulude summa ei tuleks halva üllatusena. Põhivara soetuse puhul kantakse see osa käibemaksust, mille saab ülikool Maksu- ja Tolliametilt tagasi, projekti allikale. See tagasisaamise protsent erineb aastate lõikes ja on seotud majandustegevusega. Loe täpsemalt alapeatükist 2.9. Käibemaks ja selle hüvitamine projektidest.

•  Hanked. Hangete puhul võib olla 2 aspekti – kehtiva raamhanke lepingu raames ei ole soetatud soovitud kaupu, seadmeid või teenust või ei ole hanget läbiviidud. Kolmas võimalus eksimiseks on ka see, et hange on küll läbi viidud, kuid vale hankemenetlusega või eksitud hankemenetlusel. Loe täpsemalt alapeatükist 2.6. Asjade ostmine ja teenuste tellimine

Euroopa Komisjoni rahastatavate projektide puhul on kõige enam abikõlbmatuid kulusid tekitavaks kululiigiks personalikulud (2020. aastal kõigis Euroopa Komisjoni poolt läbiviidud audititest oli 69% tagasinõuete aluseks valesti arvestatud ja deklareeritud personalikulud) ja põhivara soetuse kulud. Personalikulusid ei saa kanda otse projekti kuluks, vaid arvestus tehakse keskmise tunnitasu (Horizon 2020) või päevatasu (Horizon Europe) alusel. Kui tunniarvestus ei ole korrektne, tekivad mitteabikõlblikud kulud ja need tuleb mujalt allikalt katta. Tunnitasu arvestamise juhend on leitav SIIT. Uus päevatasu arvestamise juhend on leitav SIIT.

Põhivara soetuste puhul H2020 või HEU projektides tuleb eelnevalt veenduda, kas toetuslepingus või taotlusvooru tingimustes on sätestatud põhivara kuluks kandmine või on abikõlblik vaid põhivara amortisatsiooni kulu. Viimasel juhul on ülimalt oluline soetada põhivara juba projekti algusfaasis, et võimalikult paljude kuude amortisatsioon projekti eluea jooksul oleks võimalik raporteerida abikõlbliku kuluna. Amortisatsioonikulude deklareerimisel abikõlbliku kuluna on kohustuslik pidada ka seadme laboripäevikut, et näidata kasutamisaega.