Kuidas olla tõhus failihalduses ja varundamises / How to Be Efficient in File Management and Backup

Owned by Raul Hanson
Last updated: 09 October 2024
5 min read

Juhis ülikooli liikmetele failide varundamiseks ja jagamiseks Microsoft OneDrive’i ja SharePointi / Teamsi abil

1. Tööalaste failide hoiustamine Microsoft OneDrive’is

Iga ülikooli töötaja käsutuses on 200GB ruumi Microsoft OneDrive’is, mis on sobiv koht oma tööalaste failide hoiustamiseks ja varundamiseks. OneDrive’i kasutamine on ülikoolis vaikimisi seadistatud ja Microsoft OneDrive klient on juba eelseadistatud teie ülikooli poolt hallatavas arvutis.

Kuidas kasutada OneDrive’i?

  • Salvestage tööalased failid otse oma OneDrive’i kausta. Failid sünkroniseeritakse automaatselt pilve, tagades andmete kaitse ja varunduse.

  • OneDrive võimaldab lihtsat failide jagamist kolleegidega, luues jagatud lingid või määrates õigused konkreetsetele isikutele.

2. Failide haldamine Teamsi/SharePointi abil

Kui töötate projektidega, mis nõuavad koostööd või kui on failid, mis vajavad säilitamist ka peale teie lahkumist ülikoolist, soovitame luua Microsoft Teamsi pesa koos SharePointiga. Teamsis ja SharePointis on võimalik hõlpsasti jagada ja hallata meeskonna ühiseid faile, mis on kättesaadavad kõigile meeskonna liikmetele.

Iga Teamsi/SharePointi pesa käsutuses on 200 GB salvestusruumi. Enne täiendava ruumi tellimist soovitame üle vaadata olemasolevad failid ja kustutada mittevajalikud, et vabastada ruumi. Põhjendatud vajaduse korral on siiski võimalik seda mahtu suurendada, tellides täiendavat ruumi järgmisel lingil: https://taltech.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/14/group/34/create/391 .

Kui vajate täiendavat salvestusruumi üle 1TB, on võimalik tellida lisamahtu 1TB aastas hinnaga 120 eurot + käibemaks. Arve esitatakse struktuuriüksusele kord aastas.

3. Teamsi/SharePointi lisamine kaustapuu vaatesse

Failide mugavaks kasutamiseks soovitame lisada SharePointi või Teamsi kaustad oma failihalduri kaustapuu vaatesse. Selleks kasutage Add shortcut to OneDrive võimalust.

Kuidas lisada Teamsi/SharePointi kaust kaustapuu vaatesse?

  1. Minge soovitud Teamsi kanalisse või SharePointi kausta.

  2. Valige kaust ja klõpsake nuppu Add shortcut to OneDrive.

  3. Valitud kaust ilmub nüüd teie OneDrive’i kaustapuusse ja on lihtsalt ligipääsetav.

NB! Soovitame mitte kasutada Sync võimalust, kuna see sünkroniseerib kõik failid kohalikule kettale, täites kiirelt arvuti mäluruumi.

4. Failide organiseerimine ja ülevaatamine

Hea andmehaldus aitab säilitada korrastatuse ja vältida liigseid andmeid. Siin on mõned soovitused:

  • Struktureerige oma failid kaustadesse loogiliste kategooriate alusel (nt projektipõhised, kuupäevapõhised, osakondade kaupa).

  • Kasuta versioonihaldust, et saaksite vajadusel taastada varasemaid failiversioone.

  • Regulaarne ülevaatus: vähemalt kord aastas vaadake üle oma failid ja kustutage vananenud või mittevajalikud andmed.

  • Jagatud failide ülevaatus: Kui jagate faile kolleegidega, jälgige perioodiliselt jagamisi ja tühistage ligipääs, kui see enam vajalik pole.

  • Vähenda digiprügi
    Digiprügi hõlmab mittevajalikke faile ja kasutamata andmeid, mis võtavad tarbetult ruumi ja kulutavad asjatult ressursse. Digiprügi vähendamine aitab parandada süsteemi jõudlust ning vähendada energiatarbimist. Vaata juhiseid, kuidas vähendada digiprügi siit.

5. OneDrive’i ruumi kasutuse jälgimine

Töötajad saavad OneDrive’is jälgida, kui palju ruumi nad on kasutanud ja kui palju on veel saadaval. Selleks:

  • Veebis: Avage OneDrive veebiversioon ja klõpsake paremas ülanurgas hammasrattaikoonil, valige Settings > Storage, et näha oma ruumi kasutust.

  • Töölauarakenduses: Klikkige OneDrive’i ikoonil tegumiribal ja valige Manage storage.

6. Hea andmehalduse soovitused

  • Varundamine: Ülikooli töötajate Teamsi/SharePointi andmeid varundatakse täiendavalt lisaks Microsofti poolt pakutavale varundamisele, et tagada andmete pikaajaline säilimine ja kaitse.

  • Manuste vältimine: Ärge laadige Outlooki e-kirjadele manuseid, vaid jagage vajalikud failid OneDrive’i/Teamsi/SharePointi linkide kaudu. See aitab säästa ruumi ja võimaldab mugavamat koostööd.

  • Ligipääsude haldamine: Jagades faile, andke ainult vajalikul määral ligipääs. Kasutage View only õigusi, kui faili muutmine pole vajalik.

7. Infotehnoloogilise jalajälje vähendamine

Infotehnoloogilise jalajälje vähendamiseks on oluline regulaarselt puhastada oma seadmeid digiprügist ehk kustutada vanad ja mitte kasutuses olevad failid. Digiprügi hõlmab kõiki ebavajalikke faile, mis võtavad väärtuslikku salvestusruumi ja tarbivad energiat, suurendades seeläbi IT-lahenduste keskkonnamõju. Kuna andmesalvestusruumi suurendamine pole lõputult võimalik, kehtestatakse sageli mahupiirangud.

Ülikoolis on seetõttu OneDrive'i ja SharePointi salvestusruumi limiidiks määratud 200 GB. Samuti tasub meeles pidada, et salvestusruum ei ole tasuta, mistõttu on mõistlik oma andmeid regulaarselt korrastada ja optimeerida. Vaata täpsemaid juhiseid: https://taltech.atlassian.net/l/cp/aLqDgmbY.

Kokkuvõtteks: Kasutage Microsoft OneDrive’i isiklike tööfailide hoiustamiseks ja Teamsi/SharePointi lahendusi meeskonnatööks ja failide säilitamiseks. Hoidke oma failistruktuur korrastatuna, vaadake faile regulaarselt üle ja jälgige oma ruumikasutust, et tagada sujuv ja turvaline andmehaldus.

Guide for University Members on File Backup and Sharing Using Microsoft OneDrive and SharePoint / Teams

1. Storing Work-Related Files on Microsoft OneDrive

Each university employee has access to 200GB of space in Microsoft OneDrive, which is ideal for storing and backing up work-related files. OneDrive is pre-configured for university use, and the Microsoft OneDrive client is already installed on your university-managed computer.

How to use OneDrive?

  • Save your work-related files directly to your OneDrive folder. Files are automatically synced to the cloud, ensuring data protection and backup.

  • OneDrive makes it easy to share files with colleagues by creating shared links or assigning permissions to specific individuals.

2. Managing Files Using Teams/SharePoint

If you are working on projects that require collaboration or if you have files that need to be retained after you leave the university, we recommend creating a Microsoft Teams workspace along with SharePoint. In Teams and SharePoint, it is easy to share and manage team files, which are accessible to all team members.

Each Teams/SharePoint site has 200 GB of storage available. Before requesting additional space, we recommend reviewing your existing files and deleting unnecessary ones to free up storage. However, if there is a justified need, it is possible to increase this capacity by ordering additional space via the following link: Computer workplace and collaborative work solutions.

If you require additional storage beyond 1TB, it is possible to order 1TB of extra storage per year for €120 + VAT. The invoice will be issued to the organizational unit once a year.

3. Adding Teams/SharePoint to Your File Explorer

For easier file access, we recommend adding SharePoint or Teams folders to your File Explorer. Use the Add shortcut to OneDrive option.

How to add a Teams/SharePoint folder to your File Explorer?

  1. Go to the desired Teams channel or SharePoint folder.

  2. Select the folder and click Add shortcut to OneDrive.

  3. The selected folder will now appear in your OneDrive folder structure, making it easily accessible.

Note: We recommend not using the Sync option, as it syncs all files to your local drive, which may quickly fill up your computer's storage.

4. Organizing and Reviewing Files

Good data management helps maintain order and avoid unnecessary data. Here are some tips:

  • Organize your files into folders based on logical categories (e.g., project-based, date-based, department-based).

  • Use version control to restore previous file versions if needed.

  • Regular review: At least once a year, review your files and delete outdated or unnecessary data.

  • Shared file review: If you share files with colleagues, periodically review sharing settings and revoke access if it is no longer needed.

  • Reduce Digital Waste
    Digital waste includes unnecessary files and unused data that take up space and waste resources. Reducing digital waste helps improve system performance and lowers energy consumption. Check out the guidelines on how to reduce digital waste here.

5. Monitoring OneDrive Storage

Employees can monitor their OneDrive storage usage and check how much space is available. To do this:

  • Online: Open the OneDrive web version and click the gear icon in the top right corner, select Settings > Storage to view your storage usage.

  • Desktop application: Click the OneDrive icon in the taskbar and select Manage storage.

6. Best Practices for Data Management

  • Backup: In addition to Microsoft's provided backup, the university ensures that employees' Teams/SharePoint data is also backed up, providing long-term data protection and retention.

  • Avoid attachments: Do not attach files to Outlook emails, but instead share the required files via OneDrive/Teams/SharePoint links. This helps save space and makes collaboration easier.

  • Access management: When sharing files, only grant necessary access. Use View only permissions if file modification is not required.

7.Reducing the IT Carbon Footprint

To reduce the IT carbon footprint, it is essential to regularly clean your devices of digital waste, meaning deleting old and unused files. Digital waste includes all unnecessary files that take up valuable storage space and consume energy, thereby increasing the environmental impact of IT solutions. Since storage capacity cannot be expanded indefinitely, storage quotas are often enforced.

At the university, the storage limit for OneDrive and SharePoint has been set at 200 GB. It’s also important to remember that storage is not free, so it’s wise to regularly organize and optimize your data. For more detailed instructions: https://taltech.atlassian.net/l/cp/aLqDgmbY .

In summary: Use Microsoft OneDrive to store personal work files and Teams/SharePoint for teamwork and long-term file storage. Keep your file structure organized, review your files regularly, and monitor your storage usage to ensure smooth and secure data management.