Microsoft 365 gruppide automaatne kustutamine

Andmete paremaks haldamiseks Microsofti pilves ning kasutult seisvate teams/sharepointi gruppide/failide kasvu vältimiseks rakendab IT osakond automaatset Microsoft 365 gruppide kustutamist.

Gruppide kustutamine Microsofti pilves on oluline mitmel põhjusel:

Esiteks aitab see hoida tööruumi korras ja organiseeritud, vähendades segadust ja parandades leitavust.

Teiseks, automaatne kustutamine aitab kaasa andmete turvalisusele, kuna vananenud või enam mittevajalikud grupid eemaldatakse, vähendades seeläbi andmelekkimise riski.

Kolmandaks, automaatne kustutamine võimaldab ressursside tõhusamat kasutamist, vabastades ruumi ja ressursse uute projektide jaoks.

Kustutamisele kuuluvad grupid, kus puudub tegevus 365 päeva. Tegevuseks loetakse:

• SharePoint - Failide vaatamine, redigeerimine, allalaadimine, teisaldamine, jagamine või üleslaadimine. (SharePointi lehe vaatamine ei loe automaatse uuendamise jaoks tegevuseks.)

• Outlook - Grupiga liitumine, grupisõnumite lugemine või kirjutamine ning sõnumi meeldimine (Outlook veebis).

• Teams - Teamsi kanali külastamine.

• Viva Engage - Postituse vaatamine Viva Engage’i kogukonnas või interaktiivse e-kirja lugemine Outlookis.

• Forms - Vormide vaatamine, loomine või redigeerimine ning vastuse esitamine vormile.

Protsess toimub järgnevalt:

1. Juhul kui avastatakse grupp, millel puudub tegevus viimased 365 päeva saadetakse email grupi omanikele teatega, et antud grupp on määratud kustutamisele 30 päeva pärast. Emailis on link, millega saab kustutamise protsessi katkestada

2. Sarnane kiri saadetakse 15 päeva enne kustutamist

3. Sarnane kiri saadetakse ka 1 päev enne kustutamist.

4. Tähtaja saabumisel grupp kustutatakse, koos kõigi grupi külge kuuluvate failidega.

Võimalused taastamiseks

Juhul kui selgub, et antud grupp sisaldas vajalikke andmeid:

1. 30 päeva jooksul on võimalik taastada grupp koos failidega kasutades Microsofti vahendeid. Selleks tuleb pöörduda IT-helpdeski

2. 365 päeva jooksul on võimalik taastada grupp koos failidega kasutades ülikooli Office 365 varundust. Selleks tuleb pöörduda IT-helpdeski.

Tegevused andmekao vältimiseks

Selleks, et vältida võimaliku andmekadu tuleks tegevuse lõppemisel , milleks Microsoft 365-e grupp on loodud, korrastada/arhiveerida seal olevad failid/andmed ning migreerida vajalik info aktiivses kasutuses olevasse gruppi. Vajadusel aitab antud tegevuse juure IT-helpdesk.