Kontrollnimekiri IT-süsteemide arenduse ja ülalhoiu tellijale

mUSTAND / dRAFT

1. Projekti eesmärk ja ulatus

• Eesmärk: Mis on projekti peamine eesmärk ja millist probleemi lahendatakse? Kuidas see aitab ülikooli või osakonna protsesse parandada?

• Ulatus: Mis on projekti piirid? Milliseid konkreetseid funktsioone ja teenuseid süsteem peab pakkuma? Milliseid protsesse see toetab?

2. Eelarve ja rahastamine

• Projekti eelarve: Millised on projekti eeldatavad kulud ja rahastusallikad? Kas on olemas plaan ootamatute kulude katmiseks?

• Kulude jaotus: Millised on ühekordsed arenduskulud ja millised pidevad kulud (litsentsid, hooldus jne)?

3. Ajagraafik ja projektijuhtimine

• Ajaraam: Mis on projekti eeldatav kestus ja olulised tähtajad? Millised on peamised verstapostid?

• Tulemuslikkuse mõõdikud: Kuidas mõõdetakse projekti edukust? Millised on projekti kvaliteedi ja toimivuse kriteeriumid?

• Riskihaldus: Millised on võimalikud riskid ja kuidas neid ennetatakse või maandatakse?

4. Inimressurss ja arenduse korraldus

• Vajalikud oskused: Milliseid spetsiifilisi IT ja arenduse oskusi projekt nõuab? Kas meeskonnas on vajalikud spetsialistid või on vaja kaasata välist partnerit?

• Arendustpartner: Kas kasutatakse ülikooli sisemist arendustiimi või välist arendusteenust? Kuidas toimub koostöö korraldamine?

• Rollide jaotus: Kes vastutab projektijuhtimise, tehnilise poole ja IT-osakonna suhtluse eest?

5. Tehnoloogiline platvorm ja arhitektuur

• Platvormi valik: Milliseid tehnoloogiaid ja platvorme kasutatakse? Kas süsteem arendatakse nullist või kasutatakse olemasolevaid lahendusi?

• Integratsioonid: Kas süsteem peab integreeruma teiste ülikooli IT-süsteemidega (nt EntraID, finantssüsteemid, õppeinfosüsteem)?

• Turvalisus: Millised on IT-turbenõuded ja standardid, mida tuleb järgida (nt GDPR, infoturve)?

• Vastavus regulatsioonidele: Kas projekt peab järgima regulatiivseid ja seadusandlikke nõudeid?

6. Infrastruktuur ja paigaldus

• Paigalduskoht: Kas lahendus paigaldatakse ülikooli serveritesse, eraldiseisvale infrastruktuurile või pilveteenusesse?

• IP-aadressid ja domeeninimi: Kas on vaja eraldi IP-aadresse ja domeeni või alamdomeeni? Millised DNS kirjed on vajalikud?

• Tulemüüri reeglid ja turvalisus: Millised tulemüüri reeglid ja turvameetmed tuleb kehtestada? Kas on vajalikud spetsiifilised portide avamised või turvaseaded?

• Koormuse tasakaalustamine: Kas on vaja lahendust, mis tagab suure töökindluse ja koormuse tasakaalustamise?

• Varundus ja logimine: Kuidas toimub andmete varundamine ja süsteemi logide haldus?

7. Hilisem ülalhoid ja toetamine

• Ülalhoiu nõuded: Kes vastutab süsteemi hoolduse ja tehnilise toe eest? Kas ülikoolisiseselt või välise partneri kaudu?

• Toetus ja kasutajatugi: Millised on teenuse tugiteenuse tasemed (nt 24/7 tugi, tööajal kättesaadav tugi)?

• Pikemaajaline jätkusuutlikkus: Kui kaua süsteemi plaanitakse kasutada ja kuidas on plaanitud tulevased ajakohastamised või asendused?

8. Kasutajad ja kasutajamugavus

• Sihtkasutajad: Kes on uue süsteemi peamised kasutajad? Millised on nende vajadused ja ootused süsteemi suhtes?

• Kasutajamugavus (UX): Kas süsteem peab olema ligipääsetav eri keeltes või seadmetes? Kuidas tagatakse süsteemi lihtne ja intuitiivne kasutus?

9. Testimine ja kasutuselevõtt

• Testimise etapid: Millised testimisprotsessid on ette nähtud? Kes vastutab testimise eest ja kas sihtkasutajad kaasatakse?

• Kasutuselevõtu plaan: Kuidas süsteem juurutatakse (järk-järgult või korraga)? Kas on olemas kasutajate koolitusplaan?

10. Dokumentatsioon ja koolitus

• Dokumentatsioon: Kas projektiga kaasneb põhjalik tehniline ja kasutajadokumentatsioon? Kuidas dokumentatsiooni ajakohastatakse?

• Koolitus: Kas projekti edukaks juurutamiseks on vajalikud kasutajate koolitused? Kas koolitus toimub sisemiselt või kaasatakse väline partner?

11. Järelevalve ja tagasiside kogumine

• Jälgimine ja analüüs: Kuidas jälgitakse süsteemi toimivust pärast kasutuselevõttu? Millised tööriistad on kasutusel jõudluse ja töökindluse jälgimiseks?

• Tagasiside kogumine: Kuidas kogutakse kasutajate tagasisidet süsteemi toimivuse ja parandusettepanekute kohta?