2. Taotluse sisestaja tegevused

Ülikooli töötajad näevad kõiki taotlusi, mille andmetele neil on juurdepääs (vastutava täitja, projektihalduri või struktuuriüksuse juhi rollis), sellel lingil:

https://livettu.sharepoint.com/sites/ta_projektihaldus/Lists/TA%20projektitaotlus/AllItems.aspx

Iga taotluse kohta sisestatakse info üks kord ka juhul, kui osaleb mitu struktuuriüksust.

Uue kirje saab avada iga ülikooli töötaja MS Lists vormil lingil "New" või Lists veebirakenduses vajutades vastavat nuppu:

Open

Avaneb projektitaotluse vorm, millel kohustuslikud väljad on tähistatud tärniga, kuid ka kõikide teiste väljade info on taotluse registreerimiseks vajalik:

Open

Väljad on osaliselt eelmääratud valikutega, mida märgib „Select an option“. Mõned väljad on eeltäidetud, näiteks „TalTech roll projektis“ on määratud vaikimisi „Taotleja/koordinaator“ ning „Projekti juhtpartner/koordinaator“ on samuti vaikimisi TalTech, kuid seda on võimalik muuta.

Peale kirje avamist ja kohustuslike väljade täitmise järel „Save/Salvesta“ nupu vajutamist on taotluse staatus „Sisestamisel“. NB! Vajutades „Cancel“, jäävad kõik väljadele sisestatud andmed salvestamata! Esmakordselt salvestades on vaja lehte taaslaadida (refresh), et taotluse kirje Listsi taotluste loetelus nähtavale ilmuks.

Kui taotluse kirje sisestaja on projektihaldur, saadetakse salvestamisel teavitus projekti vastutavale täitjale ja TO meetmenõustajale.

Kui taotluse kirje loojaks on projekti vastutav täitja, saadetakse salvestamisel teavitus projektihaldurile ning TO meetmenõustajale.

Kui taotluse kirje loojaks on kolmas isik, näiteks teadusosakonna projektikirjutaja, saadetakse teavitus projektihaldurile, vastutavale täitjale ning meetmenõustajale.

Kui vähemalt minimaalse info väljad on täidetud, on võimalik saata taotlus menetlusse ehk struktuuriüksuse juhile kinnitamiseks. Kinnitamiseks vajalik info on järgmine:

• Vastutav täitja;​

• Taotlusvoor;​

• Taltech toetuse ja omafinantseeringu summa;​

• Omafinantseeringu määr ja finantsallikas;​

• Projekti algus- ja lõppkuupäev;​

• Taotlusvooru lõpptähtaeg.

Taotluse juhile kooskõlastusele saatmiseks tuleb märkida Struktuuriüksuse juhile kinnitamisele väljale “Jah”:

Struktuuriüksuse juht saab TalTech Teadusosakonna kontolt e-kirja taotluse andmetega ning tal on võimalik taotlus kooskõlastada või kooskõlastamata jätta. Samaagselt saavad kooskõlastusteate ka kaasatud instituutide juhid, kuid nende kooskõlastus ei ole osa menetlusringist. Projektihaldur saab teavituse kooskõlastamise tulemusest.

Peale struktuuriüksuse juhi kooskõlastust liigub taotlus edasi meetmenõustajale, kes vaatab üle, kas taotluse registreerimiseks vajalikud andmed on olemas ning vajadusel täpsustab andmeid e-kirja teel. Kui kõik andmed on olemas, märgib ta staatuseks “Kontrollitud”, misjärel läheb taotlus teadusosakonna töötajale Deltas registreerimiseks.

Registreerija registreerib taotluse Deltas. Registreerimisel täiendab teadusosakonna töötaja taotluse kirjet MS Listis ning märgib staatuseks „Registreeritud“. Staatuse muudatuse kohta saavad teate projektihaldur ja vastutav täitja.