Atesteerimisõiguste haldamine

1. Dekanaat määrab isikud, kellel on õigus atesteerimisõiguseid anda ning õiguste saamiseks saata kiri ois@taltech.ee.
2. Atesteerimise haldamise saanud dekanaadi töötaja saab määrata atesteerimise õigustega isikud, kes saavad atesteerimise läbiviimist ette valmistada ja dokumenteerida.
3. Õigused saab määrata  dekanaadi, instituudi või programmijuhi rolli omavatele kasutajatele õppekavade ja peaerialade lõikes.  

NB! Kui õppekava juures peaeriala ei märgita, siis valitud isik saab õppekava kõikide peaerialade atesteerimise õigused. 

Atesteerimisõigusega kasutaja võimalused:

Atesteerimise õigustega kasutajatel on dekanaadi, instituudi või programmijuhi rollis võimalik teha atesteerimisega seotud toiminguid:

• järgmise atesteerimise semestri määramine,
• atesteerimise kuupäeva lisamine,
• atesteerimise protokollide tegemine.

Atesteerimise õigustega kasutajatele on lisatud uus menüü PEATAMISED/PUHKUSED. Vormil kuvatakse doktorante, kellel on kehtiv akad. puhkus/õppetöö peatamine või hiljemalt 5 kuud tagasi tehtud õppetöö peatamise/akad. puhkuse katkestamine ning nende järgmise atesteerimise semestrit. Kui ÕISis olev järgmise atesteerimise semester ei ole õige, siis saab vajadusel minna seda muutma.

• atesteerimisprotokolli ja sellega seotud toiminguid saab teha kuni uue õppeaasta alguseni.
• atesteerimise nimekirjast saab doktorante ükshaaval (nimekirja uuendamata) eemaldada. Doktorante saab eemaldada kuni atesteerimisprotokolli kinnitamiseni. Kui nimekirjast eemaldatakse aktiivne doktorant, siis on kohustuslik kohe määrata järgmise atesteerimise aeg ja sisestada põhjus.
• atesteerimise õigustega kasutaja saab ÕISis vastavate doktorantide tegevuskava andmeid (nii doktorandi sisestatavaid kui ka juhendaja sisestatavaid) muuta kuni atesteerimisprotokolli kinnitamiseni.

Atesteerimise ettevalmistamise juhend atesteerimise läbiviijale

Atesteerimise aja määramine ja muutmine

Järgmise atesteerimise aega saab määrata nii õppeaasta sügissemestriks kui ka kevadsemestriks.

Esimese semestri doktorandil määratakse see immatrikuleerimisel automaatselt. Teistel doktorantidel  määratakse järgmise atesteerimise aeg atesteerimisel. 

Atesteerimise aega on mõjuval põhjusel võimalik muuta vaates  DOKTORANDID. 

Peatamised/puhkused

ÕIS2-te atesteerimise õigustega kasutajatele dekanaadi, instituudi ja programmijuhi rollile on lisatud uus vaade "PEATAMISED/PUHKUSED". Vaade on mõeldud doktorantide järgmise atesteerimise aja kontrollimiseks. Vaates kuvatakse doktorante, kellel on kehtiv akadeemiline puhkus/õppetöö peatamine või hiljemalt 5 kuud tagasi tehtud õppetöö peatamise/akadeemilise puhkuse katkestamine. Kui doktorandil on mitu õppetöö peatamist/akad. puhkusele minemist ja katkestamist, siis kuvatakse kõige hilisem. Kui doktorandi järgmise atesteerimise semestri lõppkuupäev on  akad. puhkuse/õppetöö peatamise vahemikus või kui doktorandi õppimise peatamine katkestatakse, kuid tema järgmise atesteerimise aeg ei ole järgmise kahe lähima semestri jooksul (n > 2, kusjuures esimene semester on parasjagu käimasolev semester), siis kuvatakse doktorandi andmeid roosal taustal. Vaates kuvatakse järgnevaid välju:

• • Üliõpilase nimi;

  • Üliõpilaskood;

  • Peatamise/puhkuse algus - akadeemilise puhkuse puhul kuvatakse algussemestri alguskuupäeva. Kui õppepuhkus kestis vähem kui 1 kuu või 1 semester (vastavalt doktorandid immatrikuleeritud peale ja enne 1.08.2022), siis kuvatakse kuupäeva asemel miinus („-“);

  • Peatamise/puhkuse lõpp -  akad puhkuse puhul kuvatakse lõppsemestri lõppkuupäeva. Kui õppepuhkus kestis vähem kui 1 kuu või 1 semester (vastavalt doktorandid immatrikuleeritud peale ja enne 1.08.2022), siis kuvatakse kuupäeva asemel miinus („-“);

  • Peatamise/katkestamise kp - kuupäev, millal tehti vastava doktorandi õppimise peatamine/akadeemilisele puhkusele minek või nende katkestamine;

  • Peatamise/puhkuse periood - kuvatakse kuude või semestritega (vastavalt immatrikuleerimise ajale) numbriliselt peatamise periood;

  • Järgmise atesteerimise semester – ÕIS-is doktorandi andmetes olev järgmise atesteerimise semester;

  • Peatatud/akadeemilisel - kui doktorant on akadeemilisel puhkusel või õppimine on peatatud, siis on väärtus „jah“. Kui akadeemiline puhkus või õppimise peatamine on katkestatud, siis on väärtus „ei“.

  • Link „muuda“ - viib doktorandi andmetesse ja võimaldab muuta järgmise atesteerimise aega.

Atesteerimise kuupäeva määramine

Enne atesteerimist tuleb ÕIS-is lisada atesteerimiskomisjoni istungi toimumise kuupäev või kuupäevade vahemik. Vali menüüst "Atesteerimised" ja avanenud vormil vajuta nuppu "Lisa uus atesteerimine".

Atesteerimise kuupäev määratakse õppekava või õppekava peaeriala kaupa. 

Kui komisjoni esimees on lisatud ja atesteerimise kuupäev määratud, siis kuvab süsteem andmetele vastavate atesteeritavate doktorantide nimekirja. Kui nimekirjas olevad doktorandid on õiged, siis tuleb nimekiri salvestada.

Atesteerimiskomisjoni protokolli koostamine

Atesteerimiskomisjoni protokolli koostamine on atesteerimisel vajaminevate doktorantide andmete lisamine, atesteerimiskomisjoni arvamuse lisamine, protokolli kinnitamine ja otsuse allkirjastamine.    

NB! Atesteerimisprotokolli ei saa kinnitada, kui puudub doktorandi juhendaja hinnang.

• atesteerimise õigustega kasutaja saab ÕISis vastavate doktorantide tegevuskava andmeid (nii doktorandi sisestatavaid kui ka juhendaja sisestatavaid) muuta kuni atesteerimisprotokolli kinnitamiseni.

Atesteeritavate nimekiri tuleb enne atesteerimist kinnitada

Enne kinnitamist kontrolli kas nimekiri on korrektne:

1. 1. Akadeemilisel puhkusel viibijale määra uus atesteerimise periood (vaade Doktorandid)

   2. Atesteerimise nimekirjast saab doktorante ükshaaval (nimekirja uuendamata) eemaldada. Doktorante saab eemaldada kuni atesteerimisprotokolli kinnitamiseni. Kui nimekirjast eemaldatakse aktiivne doktorant, siis on kohustuslik kohe määrata järgmise atesteerimise aeg ja sisestada põhjus.

   3. Vajadusel saab täiendava atesteerimise määrata enne plaanilist atesteerimist, sügissemestri lõpus. Selleks muudab atesteerimise eest vastutav töötaja atesteerimise aja semestri täpsusega.
      
      

Atesteerimiskomisjoni protokolli koostamine

Atesteerimiskomisjoni protokollis on suur hulk andmeid. Atesteerimiskomisjoni vaatesse on lisatud seadete ikoon , mille abil on võimalik valida, millised veerud vaates kuvatakse.

Atesteeritava doktorandi kohta atesteerimisekomisjoni protokolli sisestamiseks vali doktorandi vaate viimasest veerust ava atesteerimise protokoll.

Avaneb aken doktorandi atesteerimistulemuste sisestamiseks

• Doktorandi nimi ja üliõpilaskood (automaatselt ÕISist)
• doktorantuuri vorm(automaatselt ÕISist)
• eriala(automaatselt ÕISist)
• tulemus (atesteerimiskomisjoni otsus atesteerimise kohta: (atesteeritud/mitteatesteeritud)
• eelmisel atesteerimisel määrataud õppekava täitmise protsent
• õppekava täitmis protsent (atesteerimiskomisjoni hinnang )
• järgmine atesteerimise aeg (atesteerimiskomisjoni otsus)
• eeldatav kaitsmise aeg (atesteerimiskomisjoni otsus, täidetakse alates 3. aasta doktorantidest)
• atesteerimiskomisjoni hinnang (max 4000 tähte( (atesteerimiskomisjoni otsus=
• nominaalse õppeaja jääk (kuudes)(automaatselt ÕISist)
• nominaalse õppeaja pikendamine (kuudes) ( atesteerimiskomisjoni otsus doktorantidele, kes immatrikuleeriti alates 2022/2023 õa) 
• sooritatud EAP-d(automaatselt ÕISist)
• põhijuhendaja nimi(automaatselt ÕISist)
• kaasjuhendaja(automaatselt ÕISist)
• kaasjuhendaja(automaatselt ÕISist)
• aruanne (doktorandi poolt sisestatatud tegevuskava aruanne)
• põhijuhendaja hinnang (põhijuhendaja poolt tegevuskava aruande kohta antud hinnang)
• rahastamine (automaatselt ÕIS-ist) 

Kui kõikide doktorantide atesteerimise andmed on sisestatud, saab protokolli trükkida ja kinnitada.

Atesteerimiskomisjoni otsus

Atesteerimiskomisjoni protokolli alusel koostatakse atesteerimiskomisjoni otsus, mille allkirjastab atesteerimiskomisjoni esimees.

Atesteerimiskomisjoni otsuses on järgmised andmed:

• Üliõpilase nimi;
• Üliõpilaskood;
• Nominaalse õppeaja jääk;
• Põhijuhendaja nimi;
• Õppekava täitmise %;
• Tulemus;
• Koormus;
• Kuupäev.

Otsuse vormistamise näide:

Kui protokoll on kinnitatud, tuleb see registreerida.