4. Pakkumuste menetlemine
- Liisa Rebane
Võitja määramine
Kui pakkumuste esitamise tähtaeg on kätte jõudnud, saab vastutav töötaja kas teate,
et ühtegi pakkumust ei esitatud ja väikeost on tühistatud
või
et saabunud on pakkumuste esitamise tähtaeg ja on võimalik asuda pakkumusi hindama:
Klõpsates kirjas olevale nupule/lingile, jõuad otse VOKi oma väikeostu juurde:
Kui pakkumuste esitamise tähtaeg on saabunud, siis muutub väikeostu staatus keskkonnas: kui ühtegi pakkumust ei esitatud, on staatus automaatselt „Tühistatud“, kui esitati vähemalt üks pakkumus on staatus nüüd „Hindamisel“.
Kui väikeostule on esitatud vähemalt üks pakkumus, siis saad asuda pakkumusi hindama. NB! Enne võitja valimist tutvu kindlasti pakkumuste sisuga, et veenduda pakkumuste vastavuses seatud tingimustele. Selleks keri vastava väikeostu lehel allapoole, kuni jõuad jaotiseni „Pakkumused“ või vajuta väikeostu üldandmete all nuppu „Võitjat valima“:
Sul peaks avanema selline vaade:
Pakkumuse vaatamiseks liigu hiirega pakkumuse peale ja vajuta „Vaata“:
Sul avaneb selline vaade:
Veendu, et pakkumuse sisu on vastavuses väikeostu nõuetega pakkuja lisatud sisukirjelduse, ning kui pakkuja on lisanud, siis ka manuses oleva info põhjal:
Arvesta, et võitjaks tuleb valida soodsaim tehnilistele nõuetele vastav pakkumus. NB! Tingimusi ei tohi enam hindamisfaasis muuta! Kui selgub, et tingimused ei ole olnud adekvaatsed või vajadused on muutunud, tuleb väikeost tühistada.
Kui soovid pakkumuse võitjaks määrata, vajuta „Määra võitjaks“ väikeostu lehel:
Või pakkumuse detailvaates:
Avaneb dialoogiaken, milles on välja toodud pakkumuste jõusoleku aeg ja võitjaks valitud pakkumuse maksumus, ning küsitakse üle, kas oled oma valikus kindel. Kui soovid pakkumuse kindlasti võitjaks määrata, vajuta „Määra võitjaks“, kui sa pole oma otsuses kindel või valisid kogemata vale pakkumuse vms, vali „Loobu“ või sulge aken “X-ist” dialoogiakna paremas ülanurgas:
Pane tähele, et kui mingil põhjusel on jäänud võitja valimine venima ja pakkumuste jõusoleku aeg on lõppenud, pead enne võitja määramist küsima pakkujalt nõusoleku pakkumuse jõusoleku aja pikendamiseks. Sel juhul on vastav info toodud ka dialoogiaknas:
Mittevastavad pakkumused
Kui juhtub, et ükski esitatud pakkumus ei vasta seatud nõuetele või ületavad kõik pakkumused eeldatavat maksumust ja esitatud maksumus ei sobi meile, vali väikeostu lehel „Mittevastavad pakkumused“:
Avaneb dialoogiaken, kuhu pead lisama põhjenduse, mis saadetakse ka pakkujatele. Kui oled sobiva põhjenduse lisanud, vajuta „Kinnita pakkumuste mittevastavus“. Kui sa siiski ei soovi kõiki pakkumusi mittevastavaks tunnistada, vali „Loobu“.
Kui kõik pakkumused on tunnistatud mittevastavaks, on väikeostu staatus „Tühistatud“.
Kui meile sobib ka eeldatavast maksumusest suurem maksumus, siis ei pea tagasi lükkama ja võib valida võitja, vt juhendit 1. tulbas.
Soodsaim pakkumus mittevastav
Kui soodsaim pakkumus osutub mittevastavaks, siis tuleb sellest pakkujat eraldi teavitada ja otsust talle põhjendada.
Kui soovid saata pakkujale teate, liigu vastava väikeostu lehele, keri lehe lõppu ja vajuta „Saada sõnum“:
Hindamisfaasis ei saadeta sõnumit enam kõigile pakkujatele, vaid pead valima, kellele sõnum saata. Vali loetelust õige pakkuja:
Anna sisus pakkujale teada, et lükkame tema pakkumuse tagasi, ja kirjelda lühidalt, milles seisneb tema pakkumuse mittevastavus.
Määra võitjaks soodsuselt järgmine pakkumus, mis vastab tingimustele. Võitja määramise juhendit vt palun 1. tulbast.
Kui võitja on valitud, on uus väikeostu staatus „Leping sõlmimisel“.
Kui peaks juhtuma, et pakkuja ei taha tulemusega leppida ja jääd vaidlemisel hätta, siis pöördu abi saamiseks hangete talituse poole.