1. Väikeostu loomine

Väikeostu staatus on kuni pakkumuskutse väljasaatmiseni “Ettevalmistamisel”:

Üleval parempoolses nurgas on nupp „Loo uus väikeost“, kus saad alustada oma väikeostu:
See viib lehele, kuhu tuleb sisestada väikeostu nimetus ja jätkamiseks valida „Loo väikeost“:
Seejärel avaneb väikeostu andmete leht
1. kõigepealt tuleb valida CPV kood:

CPV kood on riigihangete klassifikaator ehk riigihangete puhul kohaldatav ühtne klassifikatsioonisüsteem, et ühtlustada hankijate poolt lepinguobjektide kirjeldamiseks kasutatavad viited.
CPV eesmärk on standardiseerida ühtse klassifitseerimissüsteemi abil tellijate poolt lepingu esemete kirjeldamisel kasutatavaid termineid, tagades potentsiaalsetele kasutajatele (tellijad, pakkumismenetluse kandidaadid või selles osalevad pakkujad) sobiva abivahendi. Väikeostu koostaja peaks püüdma leida oma vajadustele võimalikult täpselt vastava koodi.
Näide: Soovime osta ensüüme –
a) sisestame otsingu reale toote:
või
b) otsime valikus koodi, mis on võimalikult täpne:
CPV koodi pakkujad ei näe, seda on põhiliselt vaja selleks, et ülikoolil endal oleks ülevaade, kui palju mingisse kategooriasse kuuluvaid asju/teenuseid/töid ostetakse, kas hakkame ületame piirmääri ja peaksime tegema järgmiseks taoliseks ostuks eraldi hanke riigihangete registris või oleks hoopis vajalik raamleping. Vajadusel saad ise CPV koodi parandada pakkumuste esitamise tähtajani. Kui CPV koodi on vaja hiljem muuta, siis seda saab teha hangete talitus.

Vali CPV kood võimalikult täpselt!

b. Peale CPV koodi valimist sisesta eeldatav maksumus. Eeldatav maksumus sisesta kindlasti ilma käibemaksuta!

Vali, kas soovid, et maksumus oleks pakkujatele nähtav. Soovitav on maksumus alati nähtavaks teha (siis on lihtsam ka vajadusel kõik pakkumused kui maksumust ületavad tagasi lükata).

c. Sisesta pakkumuste esitamise tähtaeg: kuupäev ja kellaaeg.

Kuupäeva ja kellaja võib sisestada kas käsitsi või kasutades kalendrinuppu (joonisel punase ringi sees).

d. Sisesta pakkumuste jõusoleku aeg.

e. Vali lepingu täitmise tähtaeg (päevades, nädalates, kuudes, kuupäev või kuupäevade vahemik).

Selleks et liikuda järgmisele lehele vajuta lehe alumises ääres „Edasi“

Kui soovid väikeostu pooleli jätta, siis on võimalik väikeost ka salvestada või kui soovid väikeostust loobuda, vajuta nupule „Kustuta“.

Järgmiseks avaneb leht „Nõuded“, kus tuleb lahti kirjutada tootele, teenusele või tööle esitatavad (tehnilised) nõuded. Soovi korral saab lisada jaotisse „Manused“ ka dokumente.

Nõuete all tuleb esitada oma vajaduste ehk hankelepingu eseme detailne kirjeldus, milles on määratletud, mida hankija soovib osta või tellida ja mida pakkuja peab pakkuma. Nõuded tuleb määratleda selgelt ja loogiliselt, esitades hankelepingu eseme kasutusomaduste ja funktsionaalsete nõuete kirjelduse, muuhulgas täpsustades, milleks ostetavat/tellitavat kasutatakse. Funktsionaalseid nõudeid väljendatakse tavaliselt tingimuste ja nõuetena koguse, kvaliteedi, tähtaegade jms osas. Määratleda tuleb miinimum- ja maksimumnõuded. Määratleda võib lõpliku tulemuse, kuid mitte selle saavutamise viisi. Tehnilises kirjelduses ei tohi viidata konkreetsele mudelile või allikale või konkreetsele protsessile või kaubamärkidele, patentidele, tüüpidele, päritolule või tootmisviisile, mis asetaks teatud ettevõtjad või tooted paremasse või halvemasse olukorda. Kõnealune viitamine on lubatud erijuhtudel, kui hankelepingu eset ei ole võimalik piisavalt täpselt ja arusaadavalt kirjeldada. Kõikidele viidetele tuleb sellisel juhul lisada sõnad „või sellega samaväärne”. (vt hankekord p. 2.9) Tehniline kirjeldus peab tagama kõigile ettevõtjatele võrdsed tingimused pakkumuse esitamiseks ega tohi tekitada objektiivselt põhjendamatuid takistusi konkurentsile (RHS § 88 lg 7).

Viitamine konkreetsele ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule ega tootmisviisile ei ole lubatud, kui see võiks anda mõnele ettevõtjale või tootele eeliseid teiste ees või nende osaluse välistada. See keeld ei kehti erijuhtudel, kui eset ei ole teisiti võimalik piisavalt täpselt ja mõistetavalt kirjeldada ja on lisatud märge „või sellega samaväärne”.

Vajutades „Edasi“, jõuad lehele „Pakkujad“.
Siin saab valida ettevõtted, kellele soovid saata pakkumuse esitamise kutse (vähemalt 3).
Ettevõtete lisamiseks saad kas sisestada ettevõtte nime (osa) kasti „Otsi partner“ või kasutada avanevat rippmenüüd (kerida sobiva ettevõtte leidmiseni).
Selleks et valida ettevõte, kellele saata kutse, vajuta ettevõtte nimel. (Korraga ei saa valida mitut pakkujat, korda eelnevat, kuni väikeostule on lisatud piisav arv pakkujaid.)

Kui lisasid vale ettevõtte või soovid muul põhjusel pakkuja eemaldada, siis vajuta „X“:

Kui valisid vale kontakti või soovid muul põhjusel kontakti eemaldada, vajuta „Eemalda“:

Kui oled pakkujad paika saanud, saad nupuga „Edasi“ liikuda järgmisele lehele.

Kui sa ei leia valikust sobivat pakkujat, saad kasutada nuppu paremal äärel, et luua uus partner:

Avaneb uue partneri loomise aken, kus tuleb sisestada andmed kõigisse tärniga lahtritesse.

Kui sobiv firma on olemas, aga loetelust ei tule välja õiget kontakti, siis tuleb muuta pakkujat:

Avaneb aken, kus esmalt on olemasoleva(te) kontakti(de) andmed, keri allapoole kuni jõuad nupuni „Lisa uus kontakt“:

Seejärel laetakse vorm, kuhu saad lisada uue kontakti andmed, uue kontakti salvestamiseks vajuta nupule „Muuda partnerit“:

Töötajad

Siin saad määrata väikeostu eest vastutava töötaja, üksuse ning haldajad.

Vaikimisi on vastutavaks isikuks väikeostu looja, aga soovi korral saab vastutavaks määrata kellegi teise. Vastutavaks isikuks määratu saab selle kohta teavituse ülikooli e-posti aadressile.

Kui vajutada „Vastutava üksuse“ lahtrile, avaneb rippmenüü kõigi ülikooli üksustega, õige üksuse saab leida nii kerides kui ka sisestades üksuse nimetuse (või selle osa).

Haldajatel on ligipääs väikeostule ning nad saavad väikeostu kohta e-postile teateid. Haldajate määramine ei ole kohustuslik. Haldaja võib olla keegi sinu üksusest, nt üksuse juht, kaastöötaja, kes on seotud ostuga vm.

Kui soovitud töötajad on lisatud, vajuta nupule „Edasi“.

NB! Väikeostu eest vastutav isik ei saa olla hangete talituse töötaja! Hangete talituse töötaja(te) lisamine haldajaks ei ole vajalik, kuna hangete talituse töötajad näevad niigi kõiki väikeoste.

Ülevaade

Viimasel lehel avaneb „Ülevaade“, kus on näha kõik väikeostu andmed. Palun kontrolli siin hoolikalt üle, kas kirja said korrektsed andmed. Vajadusel saab minna tagasi ja teha parandusi.

Kui kõik andmed on sisestatud ja õiged, siis vajuta „Saada“:

Avaneb dialoogiaken, kus küsitakse üle, kas oled kindel, et soovid kutse välja saata. Kui oled oma soovis kindel, vajuta „Saada“. Kui sa siiski ei soovi kutset veel välja saata, vali „Loobu“.

Kui oled vajutanud dialoogiaknas nuppu „Saada“, saadetakse kõigile väikeostu juurde lisatud ettevõtetele kutse pakkumuse esitamiseks.

Partner saab sellise sisuga e-kirja:

Eriti juhul kui tegemist on uue partneriga, tasub anda pakkujale teada, et kutse on teele läinud ja paluda vajadusel kontrollida rämpsposti kaustast. Muidu võib juhtuda, et väikeost luhtub, kuna e-posti teenusepakkuja on meie automaatkirja pidanud spämmiks ja partner pole kutset kätte saanud.

Kui pakkumuskutse on saadetud, on väikeostu staatus „Pakkumuste ootel“.