1.7. Projekti riskianalüüs

Riski võib määratleda kui sündmust, mis realiseerudes võib ohustada projekti eesmärgini jõudmist planeeritud aja, eelarve jm ressurssidega. Projekti erinevates etappides tuleb ette näha võimalikke ohutegureid, mis realiseerumisel mõjutavad projekti elluviimist. Selleks tuleb projekti ettevalmistamisel, enne projekti tegevustega alustamist ja regulaarselt projekti käigus läbi viia riskianalüüs. Riskianalüüs on vaja esitada enamike rahataotluste ühe osana. Sisukas riskianalüüs aitab kaasa positiivse rahastusotsuse saamisele, projekti juhtimisele ja kavandatud tulemuste saavutamisele.

Erinevate riskide esinemise tõenäosus ja mõju on erinev, seetõttu tuleb riske hinnata nende olulisuse järgi.

Esiteks tuleb hinnata riski esinemise tõenäosust (suur, keskmine, väike) ehk seda, kui suureks peetakse võimalust, et konkreetne risk avaldub/realiseerub.

Teiseks tuleb hinnata iga tuvastatud riski mõju määra projekti elluviimisele (nt. suur, keskmine, väike). Vaadates esinemise tõenäosust ja mõju koos, saab riskid grupeerida kas väga suurteks, suurteks, keskmisteks või väikesteks.

* PM2 Alliance Template version: 3.0.1: https://www.pm2alliance.eu/wp-content/uploads/2020/11/13.I.PM2-Template.v3.Risk_Management_Plan.ProjectName.dd-mm-yyyy.v.x.x.docx

Kolmandaks, lisaks riski realiseerumise mõju määrale tuleb hinnata riski avaldumise mõju ehk kahju, mida riski avaldumine võib põhjustada, ja riski maandamise meetmeid.

Riskide hindamise meetodeid on erinevaid. Allpool pakume välja kaks võimalikku riskianalüüsi läbiviimise metoodikat.

Riskianalüüs 1

Projektijuhil peab olema kogu projekti jooksul fookuses projekti

protsess, et tegevused kulgeksid õigeaegselt

ja

tulemused, et nende kvaliteet vastaks tellijaga/rahastajaga kokkulepitud tingimustele.

Ka projekti riskianalüüsil tuleks lähtuda sellest, et projektil on kahesuguseid riske - riskid, mis kaasnevad projekti elluviimise protsessiga ja riskid, mis kaasnevad soovitud tulemuse kvaliteediga.

Nii ühtede kui teiste määramisel tuleb lähtuda projekti plaanist (tegevuskavast), sest see kirjeldab ära kogu projekti protsessi ja iga tegevuse lõpus oodatava tulemuse. Lisaks on vaja silmas pidada projekti tegevuste ajakava.

Seega, projekti riskide määramiseks tuleb omavahelisse seosesse viia tegevus, tegevuse oodatav tulemus, tegevuse planeeritud elluviimise aeg ja kestus ning nende andmete pealt tuvastada konkreetsete tegevustega seotud peamised riskid.

Riskianalüüs 2

Teine võimalus riskide hindamiseks on jagada riskid tinglikult teadvustatud ja teadvustamata riskideks.

Projekti eduka kulgemise huvides on see, et enamik teostusega kaasnevaid riske oleks projekti läbiviijate poolt teadvustatud. Teadvustades varakult projekti läbiviimisega kaasneda võivaid probleeme, on võimalik õigeaegselt reageerida ja rakendada vastumeetmeid.

Projekti riskide analüüsil tuleb tegeleda riski allikatega.

Olenevalt projektist võivad riski allikad olla väga erinevad. Liigitada võib neid organisatsioonisisesteks (näiteks personaliga seotud riskid, struktuurimuudatused, siseregulatsioonide muutus) ja -välisteks (näiteks tarneraskused, pandeemia, sõda.

Põhilised projektide edukust mõjutavad riskide liigid on:

majanduslikud (maksete laekumine jms)
teaduslikud (projekti arvatavate tulemuste saavutamine, võimalikud takistused lahenduste saavutamisel ja nende realiseerimine)
juriidilised (lepingud ja seadused)
personaliga seotud (personali ebapiisav kvalifikatsioon, haigused, pandeemiad)
muud ootamatud faktorid (sõda, pandeemia)

Riskide leevendamine

Alternatiivsed lähenemised

Aktsepteerminee/oletamine tunnistage konkreetse riski olemasolu ja tehke teadlik otsus selle võimaluseks ilma erilisi jõupingutusi selle kontrollimiseks tegemata.
Vältimine: reguleerige või muutke oma tegevustele seatud reeglistikku, nõudeid või piiranguid, et kõrvaldada või vähendada riski.
Delegeerimine: määrake vastutused, nii organisatsiooniline, juhtide kui üksikisiku vastutus, kes on valmis võimaliku riski osas tegevusi ja otsuseid vastu võtma.
Seire: jälgige muutusi, mis mõjutavad riski olemust ja/või mõju.

Maandamine

Esitage endale järgmised võtmeküsimused:

Milliseid vastumeetmeid on vaja?

Veenduge, et teil on iga riski jaoks õiged hindamiskriteeriumid. Näiteks oleks vaja asjakohaseid otsuseid, kokkuleppeid ja kokkulepetest tulenevaid meetmeid, mitte ainult fakti, et kokkulepe on sõlmitud. Jälgige, et kõigi sidusrühmade riskid oleks kaardistatud ja neid oleks teavitatud, ning vastumeetmed oleks defineeritud.

Millal tuleb tegevused lõpule viia?

Tagurpidi planeerimine: hinnake projekti eduka lõpuleviimise vajaduse riskimõju ja ajakava.

Edasipidine planeerimine: määrake iga tööpaketi lõpuleviimiseks kuluv aeg ja millal peaks olema eeldatav lõpetamiskuupäev. Hinnake peamisi otsustuskohti ja määratlege, millal tuleks üle minna varuplaanile.

Kes on tegevuse omanik?
Milliseid ressursse on vaja? Mõelge näiteks täiendavale rahastamisele või koostööle.
Kuidas mingi projekti tegevus suurendab või vähendab mõju tõenäosust või olulisust?

Seire

Projekti juhtimise ühe osana viige läbi riskiseire ja tehke seda regulaarselt kogu projekti vältel. Riskide jälgimine on projekti elluviimise lahutamatu osa:

kaardistage riskide maandamise meetmeid edusammude saavutamiseks. Määrake, millal iga etapp peaks saama edukalt lõpule viidud.
Täpsustage ja määratlege riskide maandamise strateegiad ja tegevusetapid vastavalt vajadusele.
Vaadake riskianalüüs uuesti läbi, kui plaanid ja tegevused on edukalt lõpule viidud. Kas riskid vähenesid või kadusid sootuks?
Hinnake regulaarselt projekti riskide esinemise võimalikkust
Hinnake praegust keskkonda uute riskide või olemasolevate riskide muutmiseks.