Üldinfo

Sihtfinantseeritavate projektide taotluste ja projekti lepingute andmete esitamiseks ja haldamiseks võtame kasutusse rakenduse MS Lists. Kasutuselevõtu eesmärk on vähendada administratiivset koormust projektide taotlemisel ja rakendamisel andmete mitmekordse sisestamise osas - taotluse ja rahastatud projekti vormide loomisel on jälgitud, et projektihaldur või projekti vastutav täitja ei peaks samu andmeid mitmekordselt esitama. Vormile sisestatud andmed on edaspidi aluseks ka projekti ETISesse sisestamiseks, pakkudes vajadusel võimalust teavitada andmete muutmisest koheselt ka teadusosakonda (nt projekti perioodi pikendamisest vms). 

NB! Ettevõtluslepingute registreerimine ja ETIS andmete esitamine jääb toimuma endiselt, ETISesse lepingu lisamiseks tuleb täita vajalike andmetega Excel tabel, kuna lepingute registrit peetakse eraldi.

Lists peamised võimalused on kirjete individuaalne haldamine, erinevate menetlusringide määramine ning automaatteavituste saatmine. Samuti on taotluste ja projektide listis kõigil kasutajatel võimalik näha endaga seotud taotlusi ja projekte, luua vastavaid vaateid ja vajadusel andmeid muuta nt juhul, kui taotluse või projekti summad või elluviimise kuupäevad muutuvad. Seetõttu on ka oluline taotluse andmeid ajakohasena hoida. Teadusosakonna töötajatel on ligipääs kõigile andmetele. 

Rollid andmete esitamise ja haldamise protsessis on järgmised: 

1. Taotluse sisestaja – üldjuhul struktuuriüksuse töötaja, kes on seotud taotluse ettevalmistamisega, näiteks projektihaldur või vastutav täitja. Kokkuleppel võib taotluse sisestada ka projektikirjutaja; 

2. Projektihaldur – struktuuriüksuse tugitöötaja, kes vastutab TA-projektide administratiivtegevuste eest; 

3. Vastutav täitja – töötaja, kes viib projekti ellu ning vastutab projekti täitmise, rahastamisreeglite jälgimise ja tulemuste saavutamise eest; 

4. Struktuuriüksuse juht – vastutava täitja otsene juht, akadeemilise või HTS üksuse juht; 

5. Meetmenõustaja – teadusosakonna töötaja, kes nõustab projektide kirjutajaid, projektijuhte, finantsaruannete koostajaid ja korraldab koolitusi; 

6. Registreerija - teadusosakonna töötaja, kelle tööülesanneteks on projektitaotluste ja projektilepingute registreerimine dokumendihaldussüsteemis Delta.

Rakenduses on erinevat tüüpi andmevälju: 

Tekstiväli	Open
2. Rippmenüü	Open
3. Kuupäev
4. Kasutaja valik
5. Valik ettemääratud nimekirjast
6. Arvuväli
7. Automaatselt täidetav väli (nt arvutuslik või muudelt väljadelt ülekanduv)
8. Kinnitusväli
9. Tekstiväli enamate andmete või tekstide lisamiseks

Taotluse ja rahastatud projekti andmete esitamise üldskeem: