4. Pakkumuste menetlemine

Võitja määramine

Kui pakkumuste esitamise tähtaeg on kätte jõudnud, saab vastutav töötaja kas teate,

et ühtegi pakkumust ei esitatud ja väikeost on tühistatud

või

et saabunud on pakkumuste esitamise tähtaeg ja on võimalik asuda pakkumusi hindama:

Klõpsates kirjas olevale nupule/lingile, jõuad otse VOKi oma väikeostu juurde:

Kui pakkumuste esitamise tähtaeg on saabunud, siis muutub väikeostu staatus keskkonnas: kui ühtegi pakkumust ei esitatud, on staatus automaatselt „Tühistatud“, kui esitati vähemalt üks pakkumus on staatus nüüd „Hindamisel“.

Kui väikeostule ei ole esitatud ühtegi pakkumust, siis pead esmalt tegema valiku, kas soovid teha uue väikeostu või mitte. Kui otsustad uue väikeostu kasuks, siis analüüsi pisut enne uue väikeostu loomist, mis põhjusel võis väikeost ebaõnnestuda. Nt kas pakkumuste esitamise tähtaeg võis olla liiga lühike või kui tegid maksumuse pakkujatele nähtavaks, kas see võis olla liiga madal vms. Võid ka pakkujatelt küsida, miks nad otsustasid mitte osaleda. Võimalusel võta uue väikeostu loomisel arvesse saadud tagasisidet või võimalikku põhjust / võimalikke põhjusi, nt määra pikem tähtaeg pakkumuste esitamiseks või lepingu täitmiseks. Kaalu ka teiste ettevõtete kaasamist.

Kui väikeostule on esitatud vähemalt üks pakkumus, siis saad asuda pakkumusi hindama. NB! Enne võitja valimist tutvu kindlasti pakkumuste sisuga, et veenduda pakkumuste vastavuses seatud tingimustele. Selleks keri vastava väikeostu lehel allapoole, kuni jõuad jaotiseni „Pakkumused“ või vajuta väikeostu üldandmete all nuppu „Võitjat valima“:

Sul peaks avanema selline vaade:

Pakkumuse vaatamiseks liigu hiirega pakkumuse peale ja vajuta „Vaata“:

Sul avaneb selline vaade:

Veendu, et pakkumuse sisu on vastavuses väikeostu nõuetega pakkuja lisatud sisukirjelduse, ning kui pakkuja on lisanud, siis ka manuses oleva info põhjal:

Arvesta, et võitjaks tuleb valida soodsaim tehnilistele nõuetele vastav pakkumus. NB! Tingimusi ei tohi enam hindamisfaasis muuta! Kui selgub, et tingimused ei ole olnud adekvaatsed või vajadused on muutunud, tuleb väikeost tühistada.

Kui soovid pakkumuse võitjaks määrata, vajuta „Määra võitjaks“ väikeostu lehel:

Või pakkumuse detailvaates:

Avaneb dialoogiaken, milles on välja toodud pakkumuste jõusoleku aeg ja võitjaks valitud pakkumuse maksumus, ning küsitakse üle, kas oled oma valikus kindel. Kui soovid pakkumuse kindlasti võitjaks määrata, vajuta „Määra võitjaks“, kui sa pole oma otsuses kindel või valisid kogemata vale pakkumuse vms, vali „Loobu“ või sulge aken “X-ist” dialoogiakna paremas ülanurgas:

Pane tähele, et kui mingil põhjusel on jäänud võitja valimine venima ja pakkumuste jõusoleku aeg on lõppenud, pead enne võitja määramist küsima pakkujalt nõusoleku pakkumuse jõusoleku aja pikendamiseks. Sel juhul on vastav info toodud ka dialoogiaknas:

Mittevastavad pakkumused

Kui juhtub, et ükski esitatud pakkumus ei vasta seatud nõuetele või ületavad kõik pakkumused eeldatavat maksumust ja esitatud maksumus ei sobi meile, vali väikeostu lehel „Mittevastavad pakkumused“:

Avaneb dialoogiaken, kuhu pead lisama põhjenduse, mis saadetakse ka pakkujatele. Kui oled sobiva põhjenduse lisanud, vajuta „Kinnita pakkumuste mittevastavus“. Kui sa siiski ei soovi kõiki pakkumusi mittevastavaks tunnistada, vali „Loobu“.

Kui kõik pakkumused on tunnistatud mittevastavaks, on väikeostu staatus „Tühistatud“.

Kui meile sobib ka eeldatavast maksumusest suurem maksumus, siis ei pea tagasi lükkama ja võib valida võitja, vt juhendit 1. tulbas.

Kui kõik pakkumused olid mittevastavad, siis pead esmalt tegema valiku, kas soovid teha uue väikeostu või mitte. Kui otsustad uue väikeostu kasuks, siis analüüsi pisut enne uue väikeostu loomist, kas tingimused olid adekvaatsed ja täidetavad (nt kas seda toodet müüakse üldse sellise suurusega pakendis või selliste mõõtudega vms) või tuleks lihtsalt kaasata teisi ettevõtteid.

Soodsaim pakkumus mittevastav

Kui soodsaim pakkumus osutub mittevastavaks, siis tuleb sellest pakkujat eraldi teavitada ja otsust talle põhjendada.

Kui soovid saata pakkujale teate, liigu vastava väikeostu lehele, keri lehe lõppu ja vajuta „Saada sõnum“:

Hindamisfaasis ei saadeta sõnumit enam kõigile pakkujatele, vaid pead valima, kellele sõnum saata. Vali loetelust õige pakkuja:

Anna sisus pakkujale teada, et lükkame tema pakkumuse tagasi, ja kirjelda lühidalt, milles seisneb tema pakkumuse mittevastavus.

Määra võitjaks soodsuselt järgmine pakkumus, mis vastab tingimustele. Võitja määramise juhendit vt palun 1. tulbast.

Esmalt pead otsustama, kas sulle üldse sobib selline maksumus.

Kui ei, siis vt üleval „Mittevastavad pakkumused” (2. tulp).
Kui jah, siis arvesta, et sa ise piirmäära ületavat pakkumust võitjaks määrata ei saa:
Sellisel juhul pead võtma ühendust hangete talitusega ja edasine tegevuskäik otsustakse iga juhtumi asjaolusid kaaludes individuaalselt.

Avaneb aken, kus saad noolega avada kontaktisikute loetelu:

Avanevast rippmenüüst vali uus sobiv kontaktisik:

Teine variant on vajutada „Lisa kontakt“:

Juhul kui on kaks kontaktisikut, siis lisatakse automaatselt teine kontaktisik juurde ja vajadusel saab esimese kontakti eemaldada:

Kui on vaja lisada täiesti uus kontaktisik, keda süsteemis olemas ei ole, siis pead esmalt minema lehele „Partnerid”

ja seal muutma vastava partneri andmeid (vt juhendis „0. Partnerid”).

vt täpsemat infot ja juhendit tühistamise kohta: „7. Muud toimingud” 3. tulp.

Kui võitja on valitud, on uus väikeostu staatus „Leping sõlmimisel“.

Kui peaks juhtuma, et pakkuja ei taha tulemusega leppida ja jääd vaidlemisel hätta, siis pöördu abi saamiseks hangete talituse poole.