Microsoft Teams

Microsoft teams on ühistöövahend mis ühendab endas vestluse (instant messaging), videokõned, failide jagamise ja võimaldab luua laua eraldi töölaua, et kõik grupitööks vajalik info koondada

Kasutuselevõtt

Isiklikus arvutis: Teamsi saab kasutada veebiliidese kaudu https://teams.microsoft.com/, aga IT osakond soovitab laadida arvutisse Teamsi klientprogrammi siit: https://teams.microsoft.com/downloads
Tähelepanu! klientprogramm on saadaval windows ja OSX operatsioonidega arvutitele. Linux operatsioonisüsteemile on klientprogramm alles "preview" ning ei pruugi täielikult töötada.

IT osakonna poolt hallatavas arvutis: on klientprogramm juba eelinstalleeritud või saab selle laadida töölaual (desktopil) oleva "software center" rakenduse abil. Saab kasutada ka veebiliidese https://teams.microsoft.com kaudu.

Nutiseadmesse: saab teamsi laadida tootja rakenduste poest, otsides märksõna "Microsoft teams"

Sisse logimine

Teamsi saab logida Uni-ID kontoga

Põhinuppude funktsioonid

Activity - siia kogunevad kõik teavitused: uued postitused, mainimised, ülesanded jne

Chat - üldvaade vestlustest (instant messaging)

Teams - kõik ühistöögrupid mille liige olete. siin saate ka uue grupi luua ning ise liikmeid kutsuda

Calendar - teie isiklik kalender

Calls - siit on teil võimalik kolleegidega Teamsi hääl- ning videokõnesid teha.

Files - siin näete faile millega hiljuti töötanud olete ning kõiki faile mis teie pilvekettale "onedrive" laadinud olete

Töökeskkonna seadistamine

Vajutage oma profiilipildile rakenduse paremal ülanurgas:

Valides "settings" on teil võimalik muuta teamsi kujundust, hallata teavitusi, keelt, kõneks kasutatavaid heliseadmeid ja muud.

Vestluses (chat) osalemine

Juhendid on leitavad Microsofti juhendite baasis

Ülevaatlikud ingliskeelsed videod on leitavad siit videote kogust (inglise keeles)

Videokõnes ja -koosolekul osalemine

Üldjuhendid on leitavad Microsofti juhendite baasis

Ülevaatlikud ingliskeelsed videod on leitavad siit videote kogust (inglise keeles)

Koosoleku organiseerimine

Võtke kasutusele microsoft teams, jälgides juhendit Ühistöö Microsoft teamsis
Avage outlook ning looge kalendrikutse, samamoodi nagu organiseeriksite harilikku koosolekut
Valige koosoleku toimumise aeg, osalised ja muu vajalik
Vajutage kutse vaates nupule "teams meeting"

Koosleku sisusse ilmub veebikoosolekuga liitumise link

Saatke kutse välja. Üritus ongi loodud!

Videokoosolekuga liitumine

Tähelepanu! ühendage oma kõrvaklapid või heliseadmed enne kui videokoosolekut alustate
Videokoosolekuga liitumiseks ava kalendrisündmus
Kui kalendrisündmuses on videokoosoleku link, siis vajuta sellele

avatakse kas veebibrauser või Teamsi töölauarakendus. Jälgige ekraanil olevaid juhiseid ning avage videokõne kas veebirakenduses või töölauarakenduses
Teamsi avanedes valige kas soovite edastada oma kaamerapilti ja heli. Siin pildil on mõlemad sisse lülitatud:

Kui olete valikud teinud, siis vajutage "join now", et liituda. Nüüd peaksid teised teid kuulma.

Probleemid heliga

Vajutage kõne ajal ekraani keskel olevale tööriistaribale ning valige "show device settings"

Avaneb heliseadete valik, kus saate rippmenüüs valida olemasolevate seadmete vahel

Proovige seadmeid vahetada, kontrollige kas heli pole arvutis vaigistatud ning kas mikrofoni heli tuvastatakse.

Koosoleku salvestuse asukoht

Alates <sisesta kuupäev> muutub Microsoft Teamsi koosoleku salvestuste asukoht. Uueks asukohaks on OneDrive.

Koosoleku, mis toimub otse inimeste vahel, salvestus läheb otse salvestaja OneDrive'i.

Koosoleku, mis on kokku kutsutud konkreetse töörühma kontekstis, salvestus läheb selle töörühma OneDrive'i.

Mõlemal puhul on asukohaks OneDrive failide all olev kataloog "Recordings".

Teams-i ühiskasutusese failide ja kataloogide haldus

MS Teams on grupp kasutajaid, kelle jaoks eraldatakse pilveketta ruumi, mida nad saavad hallata ning kasutada Sharepoint või Teams keskkonnas.
Ühiskasutuses või jagatud failide kasutamisel on oluline eelistada nende kasutamist online keskkonnas.
Viimane võimaldab ka reaalajas sama faili muutmist mitme kasutaja poolt korraga.

Failide kasutamine Teams-i keskkonnas

Faili leiate Teams-is Channel-is (General või muu töögrupi jaoks loodud channel-is)

Edit in Teams - avab faili online versiooni Teams-i aknas
Open in app - avab faili arvutis oleva programmiga
Open in browser - avab veebilehitseja eraldi lehel online versioonis

Avades faili Teams-i keskkonnas, siis Teie ja Teiste muudatused kajastuvad reaalajas ehk saate koos luua sisu ning täiendada teineteist reaalajas.
Primaarse online koopia kasutamine hoiab ära erinevate versioonide tekke ühest ja samast alusdokumendist.

Lisaks saate kopeerida faili asukoha lingi ning edastada seda Chat või e-mailiga teistele kasutajatele, kellel on juurdepääsu õigus.
Juurdepääsu õigus on kõigil Teams-i liikmetel või kellega on seda faili või kataloogi, milles fail asub jagatud.
Copy link tekitab automaatselt juurdepääsu õiguse, mida peab haldama pop-up akna allservas olevast rippmenüüst.
Open in Sharepoint - avab veebilehitsejas Sharepoint online keskonnas Teams-i Dokumentide kogu.

Failide kasutamine online Sharepoint-i keskkonnas

Faili leiate Sharepoint online keskkonnas Dokumentide kogust Channel-i nimelisest kataloogist (General või muu töögrupi jaoks loodud channel-i kataloog)

Lisaks Failide vaatamisele ja muutmisele saab Sharepoint-is: hallata juurdepääsu õiguseid, seirata kasutust,
taastada eelneva kuupäeva versiooni, taastada kustutatud faile kuni 30 päeva, sünkroniseerida failid arvutisse,
alla- ja üleslaadida faile ning edasijõudnud kasutajad saavad ka Automate funktsionaalsust kasutada.

NB! Paljusid enamlevinud failitüüpe saab käidelda online keskkonnas - Word, Excel, PowerPoint, PDF, mp4...
online versioonis primaarse koopia kasutamine hoiab ära võimalikud salvestamise ja käideldavuse probleemid

TIP Sync funktsionaalsust Sharepoint-is või Always keep in this device kasutada harva ja põhjendatud juhtudel

Juurdepääsuõiguste haldamine Sharepoint online keskkonnas

Juurdepääsu õigus on kõigil Teams-i liikmetel või kellega on seda faili või kataloogi, milles fail asub jagatud.
Teams-i liikmetel on kogu Teams-i Dokumendi kogule juurdepääs.
Lisades kasutaja Teams-i liikmeks (Omanik/Owner saab lisada) jagate kogu Dokumentide kogu (va automaatselt hallatud Teams-id).

Share ja Copy link funktsionaalsus

Piiratud juurdepääsu saab jagada konkreetsele failile või kataloogile koos alamkataloogidele.

Piiratud juurdepääs võib olla erineva tasemega või ajalise piiranguga - isikutele või gruppidele

Share või Copy link funktsioon genereerib lingi, mida saab kasutada vatavalt loomise hetkel loodud parameetritele - Video juhend

Põhjalik juhend - Sharepoint Premissions

Anyone with the link- linki saab igaüks kasutada (ebaturvaline- mitte autenditud)
People in TalTech with the link- linki saavad KÕIK TalTech konto omanikud kasutada (autenditud)
People with existing access- linki saab kasutada AINULT juba juuurdepääsu omavad kasutajad (autenditud)
Specific people -linki saab kasutada AINULT konkreetne emaili kasutaja (autenditud)

Can edit - lubatud teha muutuseid ka kustutada faile ja alamkatalooge
Can view - lubatud ainult vaadata sisu

Ülikooli siseselt Teile jagatud juurdepääsetavaid faile ja katalooge saab vaadelda OneDrive online keskonnas - Shared with me
või Teie grupiga jagatud juurdepääsetavaid faile ja katalooge saab vaadelda vastavas Sharepoint online keskonnas - Shared with us

NB! Kõiki juurdepääsuõiguste jagamisi saavad teha kõik grupi liikmed ja kõiki jagamisi saab ka tühistada Sharepoint-is - Manage Access.
Grupi liikmete lisamist ja eemaldamist saavad teha ainult grupi Omanik/Owner staatuses kasutajad

TIP - Enamkasutatavad dokumendi kogudele loo järjehoidjad veebilehitsejas
Kasutage koostööpartneritele jagatud kataloogide nimes viidet kellele jagatud - hõlbustab failide jagamist