Kui taotlus on saanud positiivse rahastamisotsuse, registreeritakse projekt dokumendihaldussüsteemis lepinguna:
- Projektijuht saadab aadressile taotlus@taltech.ee e-kirja positiivse otsusega projekti kohta, juhul kui teadusosakonna kontaktisik ei ole lisatud kontaktiks taotluse juurde rahastamisveebides.
...
- Projektihaldur või projektijuht märgib taotluste nimekirjas taotluse positiivse otsuse ning lisab täiendavad andmed vastavalt juhendile 6. Taotluse sisestaja tegevused rahastusotsuse saamisel - Teadusosakond info - Confluence (atlassian.net)
Info peab sisaldama:
- projekti nime ja akronüümi;
- taotluse või ka teadaolevalt juba lepingu numbrit;
- rahastamise perioodi;
- eelarvet (sh kogueelarve, toetuse suurus, ülikooli eelarve, meie toetus, omafinantseering, jaotus projekti kulukohtade lõikes ja alamallikate lõikes):;
- vajadusel omafinantseeringu allikat;
- struktuuriüksuse ja kaasatud struktuuriüksuse nime;
- projektijuhi nime;
- töötajate nimesid, kellel peab olema ligipääs projektikaustale (näiteks projektihaldur, assistent jne);
- ETISesse sisestamiseks vajalikke andmeid.
Pärast projekti lepingu kinnitamist/ allkirjastamist või rahastamisotsuse saamist ja andmete esitamist algatab Teadusosakond finantsallika avamise töövoo dokumendihaldussüsteemis.
...
- struktuuriüksuse juht, kes määrab ka projektijuhi;
- teadusosakonna juhataja (Erasmuse projektide puhul õppeosakonna juhataja, eelnevalt Erasmuse koordinaator ülikoolis), kes märgib kontaktisiku teadusosakonnast;
- finantsdirektorprojektiarvestuse ja aruandluse talituse juht, kes määrab finantsaruannete eest vastutava töötaja;
- vastava valdkonna prorektor (kui toetussumma ületab 60 000 100 000 €) kooskõlastab vajadusel;
- eelarve ja analüüsi talitus avab finantsallika;
- Projektijuht Projektijuhi ja allkirjaõiguslik isiku automaatne teade allika avamise kohta, kus on kirjas ka allika nimetus.
...
Kui projekti elluviimise käigus muudetakse eelarvet, tegevusi või projekti perioodi, tuleb sellest kindlasti teavitada ka projekti teadusosakonna-poolset kontaktisikutja uuendada andmed projektide nimekirjas.
Projekti edukaks elluviimiseks peab iga projekti osapool olema teadlik:
...
Peale ülesannete kinnitamist projektis osalejatele tuleb tööülesanded ka kirjalikult fikseerida – teha projekti töötajate töölepingutesse vastav märge või koostada töötasu finantsallikate määramise otsus (FAO). Selle kohta on täpsemalt kirjas ptk-s PROJEKTIDE TÖÖLEPINGUTE SÕLMIMINE JA MUUTMINE 2.3. Töölepingute sõlmimine ja muutmine
| Attachments |
|---|