Broneerimine ja tähelepanekud üldkasutatavatel aladel

●      Ruumi broneerimise soovi esitamine ei taga automaatselt broneeringut, ruum on teile broneeritud, kui olete saanud kinnitava e-maili.

●      Ruumi broneerimisel tuleb arvestada võimalusega, et soovitud kuupäeval on ruum hõivatud. Seetõttu ära kuuluta välja enne sündmuse kindlat kuupäeva, kui ei ole eelnevalt ruum broneeritud.

●      Ruumi broneerimisel peab kindlasti arvestama ka ettevalmistus- ja koristusajaga.

●      Ruum peab pärast kasutamist olema samas seisukorras ja inventaripaigutusega nagu enne. Kui soovite inventari, mööblit või tehnikat ruumis liigutada, tuleb see eelnevalt kooskõlastada.

●      Kui ürituse formaadist tulenevalt vajab ruum enne või pärast sündmust täiendavat koristust, põrandapesu vms, tuleb see teenus eelnevalt tellida. Kui oled ruumi broneeringu sooritanud iseteeninduse kaudu, tee vastav tellimus iseteenindusest. Kui oled ruumi broneeringu sooritanud rent@taltech.ee kaudu, tee vastav tellimus e-maili teel.

●      Veenduge, milline tehnika on ruumis kohapeal olemas (projektor, arvuti, kõlarid, mikrofon, efektvalgustus, kaamerad jne) ja kontrollige aegsasti, kas see ühildub teie seadmetega. Tehnika ühildusprobleemide korral saab pöörduda IT-helpdeski 620 3333.

●      Üldkasutatavate auditooriumite ukseõigus on personalikaardil üldjuhul olemas, ent konverentsiruumide puhul võib olla vajalik ligipääsuõiguste või ruumi uksekaardi taotlemine. Seda saate teha läbi iseteenindusportaali  või kirjutades rent@taltech.ee

●      Kui kasutate ka toitlustusteenust, veenduge, et neile oleks koht, kus ettevalmistusi teha, oma asju hoida ning milline inventar on kohapeal olemas ja mis tuleks teenusepakkujal endal kaasa võtta.

●      Turvakaamerate vaatevälja ei tohi mööbli või muu inventariga piirata.

●      Evakuatsiooniuksed ja -teed peavad olema vabad (sh trepikojad).

●     Ülikooli sise- ja välialadel ei tohi teha lahtist tuld (sh grillida), põletada küünlaid või kasutada pürotehnilisi tooteid. Erandjuhtudel on see professionaalse teenusepakkuja puhul võimalik, ent selleks tuleb aegsasti luba taotleda rent@taltech.ee

●      Kui sündmuse käigus tekib rohkem jäätmeid kui ruumis asuvatesse prügikastidesse mahub, tuleb see kaasa võtta või suhelda ruumihalduriga selle utiliseerimise võimaluste osas. Konsulteeri rent@taltech.ee

●      Suunaviidad sinu sündmuse leidmiseks ja ala tähistamiseks. Mõtle läbi teekond kuidas sinu sündmuse külastaja jõuab õigesse kohta ja kuhu saad panna suunaviidad.

●      Samuti mõtle läbi elektrikasutuse võimsus ja viisid ning anna sellest teada varakult rent@taltech.ee

●      Pea meeles, et operatiivne on hoida ürituse korralduslikes küsimustes kirjavahetus ühe inimesega. Seega lepi kokku enda meeskonnas, kes jääb ürituse lõppemiseni kontaktiks.

Arvestada tuleks ka asjaoluga, et peale kella 17.00 , nädalavahetustel ning pühade ajal ei ole majas kedagi kelle poole saaks pöörduda küsimustega ürituse toimumise ajal.. Seetõttu ole veendunud, et kõik nüansid on läbi mõeldud ürituse korraldamise ajal.

Ürituse korraldamisel püüa mõelda ka keskkonnasõbraliku ürituse hea tava peale, mille juhendi leiad siit

Ürituse põhiselt ja vajaduselt tuleks elektrikasutuse võimsus ja viisid läbi rääkida maja elektrikuga . Selleks pöörduda rent@taltech.ee

https://taltech.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/25/group/65/create/300