Microsoft Teams

Microsoft teams on ühistöövahend mis ühendab endas vestluse (instant messaging), videokõned, failide jagamise ja võimaldab luua laua eraldi töölaua, et kõik grupitööks vajalik info koondada

Microsoft Teams is a collaborative work tool that combines chat (instant messaging), video calls, file sharing and allows you to create a separate desk to gather all the information needed for group work.

Kasutuselevõtt

Isiklikus arvutis: Teamsi saab kasutada veebiliidese kaudu https://teams.microsoft.com/, aga IT osakond soovitab laadida arvutisse Teamsi klientprogrammi siit: https://teams.microsoft.com/downloads
Tähelepanu! klientprogramm on saadaval windows ja OSX operatsioonidega arvutitele. Linux operatsioonisüsteemile on klientprogramm alles "preview" ning ei pruugi täielikult töötada.

IT osakonna poolt hallatavas arvutis: on klientprogramm juba eelinstalleeritud või saab selle laadida töölaual (desktopil) oleva "software center" rakenduse abil. Saab kasutada ka veebiliidese https://teams.microsoft.com kaudu.

Nutiseadmesse: saab teamsi laadida tootja rakenduste poest, otsides märksõna "Microsoft teams"

Commissioning

On a personal computer: Teams can be used via the web interface https://teams.microsoft.com/, but the IT department recommends that you download the Teams client program on your computer from here: https://teams.microsoft.com/downloads

Attention! The client program is available for computers with Windows and OSX operating systems. For the Linux operating system, the client program is still a "preview" and may not be fully functional.

On a computer managed by the IT department: the client program is already pre-installed or can be loaded using the "software center" application on the desktop. Can also be used via the web interface https://teams.microsoft.com.

On a smart device: Teams can be downloaded from the manufacturer's app store by searching for "Microsoft teams"

Sisse logimine

Teamsi saab logida Uni-ID kontoga

Logging in

You can use your Uni-ID account to log into Teams

Põhinuppude funktsioonid

Activity - siia kogunevad kõik teavitused: uued postitused, mainimised, ülesanded jne

Chat - üldvaade vestlustest (instant messaging)

Teams - kõik ühistöögrupid mille liige olete. siin saate ka uue grupi luua ning ise liikmeid kutsuda

Calendar - teie isiklik kalender

Calls - siit on teil võimalik kolleegidega Teamsi hääl- ning videokõnesid teha.

Files - siin näete faile millega hiljuti töötanud olete ning kõiki faile mis teie pilvekettale "onedrive" laadinud olete

Functions of the main buttons

Activity - all notifications gather here: new posts, mentions, tasks, etc

Chat - overview of chats (instant messaging)

Teams - all collaborative work groups you are a member of. here you can also create a new group and invite members yourself

Calendar - Your personal calendar

Calls - here you can make Teams voice and video calls with colleagues.

Files - here you can see the files you have recently worked on and all the files you have uploaded to your cloud drive "OneDrive".

Töökeskkonna seadistamine

Vajutage oma profiilipildile rakenduse paremal ülanurgas:

Valides "settings" on teil võimalik muuta teamsi kujundust, hallata teavitusi, keelt, kõneks kasutatavaid heliseadmeid ja muud.

Setting up the working enviroment

Click on your profile picture in the top right corner of the app:

By choosing "settings", you can change the design of teams, manage notifications, language, audio devices used for speech and more.

Vestluses (chat) osalemine

Juhendid on leitavad Microsofti juhendite baasis

Ülevaatlikud ingliskeelsed videod on leitavad siit videote kogust (inglise keeles)

Participating in a chat

Instructions can be found at Microsoft Teams manuals database

In-depth videos in English can be found here in the collection of videos

Videokõnes ja -koosolekul osalemine

Üldjuhendid on leitavad Microsofti juhendite baasis

Ülevaatlikud ingliskeelsed videod on leitavad siit videote kogust (inglise keeles)

Participating in a video call and meeting

General instructions can be found in the Microsoft manuals database

In-depth videos in English can be found here in the collection of videos

Koosoleku organiseerimine

Võtke kasutusele microsoft teams, jälgides juhendit Ühistöö Microsoft teamsis
Avage outlook ning looge kalendrikutse, samamoodi nagu organiseeriksite harilikku koosolekut
Valige koosoleku toimumise aeg, osalised ja muu vajalik
Vajutage kutse vaates nupule "teams meeting"

Koosleku sisusse ilmub veebikoosolekuga liitumise link

Saatke kutse välja. Üritus ongi loodud!

Organization of meetings

Get started with Microsoft Teams by following the Collaborating in Microsoft Teams guide
Open Outlook and create a calendar invitation, just like you would organize a regular meeting
Choose the time of the meeting, the participants and other necessary things
Press the "teams meeting" button in the invitation view

A link to join the online meeting will appear in the meeting content

Send out an invitation. The event has been created!

Videokoosolekuga liitumine

Tähelepanu! ühendage oma kõrvaklapid või heliseadmed enne kui videokoosolekut alustate
Videokoosolekuga liitumiseks ava kalendrisündmus
Kui kalendrisündmuses on videokoosoleku link, siis vajuta sellele

avatakse kas veebibrauser või Teamsi töölauarakendus. Jälgige ekraanil olevaid juhiseid ning avage videokõne kas veebirakenduses või töölauarakenduses
Teamsi avanedes valige kas soovite edastada oma kaamerapilti ja heli. Siin pildil on mõlemad sisse lülitatud:

Kui olete valikud teinud, siis vajutage "join now", et liituda. Nüüd peaksid teised teid kuulma.

Join a video meeting

Attention! connect your headphones or audio devices before you start the video meeting
To join a video meeting, open a calendar event
If the calendar event has a video meeting link, click it

either a web browser or the Teams desktop app opens. Follow the on-screen instructions and open the video call in either the web app or the desktop app
When Teams opens, choose whether you want to broadcast your camera image and audio. In this picture, both are turned on:

Once you have made your selections, press "join now" to join. Now others should hear you.

Probleemid heliga

Vajutage kõne ajal ekraani keskel olevale tööriistaribale ning valige "show device settings"

Avaneb heliseadete valik, kus saate rippmenüüs valida olemasolevate seadmete vahel

Proovige seadmeid vahetada, kontrollige kas heli pole arvutis vaigistatud ning kas mikrofoni heli tuvastatakse.

Problems with sound

During a call, press the toolbar in the middle of the screen and select "show device settings"

The audio settings option will open, where you can choose from the available devices in a drop-down menu

Try changing devices, check if the sound is not muted on the computer and if the sound of the microphone is detected.

Koosoleku salvestuse asukoht

Alates <sisesta kuupäev> muutub Microsoft Teamsi koosoleku salvestuste asukoht. Uueks asukohaks on OneDrive.

Koosoleku, mis toimub otse inimeste vahel, salvestus läheb otse salvestaja OneDrive'i.

Koosoleku, mis on kokku kutsutud konkreetse töörühma kontekstis, salvestus läheb selle töörühma OneDrive'i.

Mõlemal puhul on asukohaks OneDrive failide all olev kataloog "Recordings".

Location of the meeting recording

From <insert date>, the location of Microsoft Teams meeting recordings will change. The new location is OneDrive.

The recording of a meeting that takes place face-to-face goes directly to the recorder's OneDrive.

The recording of a meeting convened in the context of a specific workgroup goes to that workgroup's OneDrive.

In both cases, the location is the "Recordings" folder under OneDrive files.

Teams-i ühiskasutusese failide ja kataloogide haldus

MS Teams on grupp kasutajaid, kelle jaoks eraldatakse pilveketta ruumi, mida nad saavad hallata ning kasutada Sharepoint või Teams keskkonnas.
Ühiskasutuses või jagatud failide kasutamisel on oluline eelistada nende kasutamist online keskkonnas.
Viimane võimaldab ka reaalajas sama faili muutmist mitme kasutaja poolt korraga.

Management of Teams shared files and folders

MS Teams is a group of users who are allocated cloud disk space that they can manage and use in a Sharepoint or Teams environment.

When using shared files, it is important to prefer using them in an online environment.

The latter also allows multiple users to change the same file in real time.

Failide kasutamine Teams-i keskkonnas

Faili leiate Teams-is Channel-is (General või muu töögrupi jaoks loodud channel-is)

Edit in Teams - avab faili online versiooni Teams-i aknas
Open in app - avab faili arvutis oleva programmiga
Open in browser - avab veebilehitseja eraldi lehel online versioonis

Avades faili Teams-i keskkonnas, siis Teie ja Teiste muudatused kajastuvad reaalajas ehk saate koos luua sisu ning täiendada teineteist reaalajas.
Primaarse online koopia kasutamine hoiab ära erinevate versioonide tekke ühest ja samast alusdokumendist.

Lisaks saate kopeerida faili asukoha lingi ning edastada seda Chat või e-mailiga teistele kasutajatele, kellel on juurdepääsu õigus.
Juurdepääsu õigus on kõigil Teams-i liikmetel või kellega on seda faili või kataloogi, milles fail asub jagatud.
Copy link tekitab automaatselt juurdepääsu õiguse, mida peab haldama pop-up akna allservas olevast rippmenüüst.
Open in Sharepoint - avab veebilehitsejas Sharepoint online keskonnas Teams-i Dokumentide kogu.

Using files in Teams enviroment

You can find the file in the Channel in Teams (General or another channel created for the work group)

Edit in Teams - opens the online version of the file in the Teams window

Open in app - opens the file with a program on the computer Open in browser - opens the web browser on a separate page in the online version

By opening the file in the Teams environment, your and others' changes are reflected in real time, that is, you can create content together and complement each other in real time.

Using a primary online copy prevents the creation of different versions of the same basic document.

In addition, you can copy the link of the file location and forward it via Chat or e-mail to other users who have access rights. All Teams members have access rights or share the file or directory in which the file is located.

Copy link automatically generates an access right that must be managed from the drop-down menu at the bottom of the pop-up window.

Open in Sharepoint - opens the Teams Document collection in the Sharepoint online environment in a web browser.

Failide kasutamine online Sharepoint-i keskkonnas

Faili leiate Sharepoint online keskkonnas Dokumentide kogust Channel-i nimelisest kataloogist (General või muu töögrupi jaoks loodud channel-i kataloog)

Lisaks Failide vaatamisele ja muutmisele saab Sharepoint-is: hallata juurdepääsu õiguseid, seirata kasutust,
taastada eelneva kuupäeva versiooni, taastada kustutatud faile kuni 30 päeva, sünkroniseerida failid arvutisse,
alla- ja üleslaadida faile ning edasijõudnud kasutajad saavad ka Automate funktsionaalsust kasutada.

NB! Paljusid enamlevinud failitüüpe saab käidelda online keskkonnas - Word, Excel, PowerPoint, PDF, mp4...
online versioonis primaarse koopia kasutamine hoiab ära võimalikud salvestamise ja käideldavuse probleemid

TIP Sync funktsionaalsust Sharepoint-is või Always keep in this device kasutada harva ja põhjendatud juhtudel

Using files in an online Sharepoint environment

You can find the file in the Sharepoint online environment in the Documents collection in the Channel directory (General or another channel directory created for the work group)

In addition to viewing and editing files, in Sharepoint you can: manage access rights, monitor usage,

restore the version of the previous date, restore deleted files up to 30 days, synchronize files to the computer,

download and upload files and advanced users can also use the Automate functionality.

NB! Many common file types can be handled online - Word, Excel, PowerPoint, PDF, mp4...

using a primary copy in the online version prevents potential storage and availability problems

TIP Sync functionality in Sharepoint or Always keep in this device should be used rarely and in justified cases

Juurdepääsuõiguste haldamine Sharepoint online keskkonnas

Juurdepääsu õigus on kõigil Teams-i liikmetel või kellega on seda faili või kataloogi, milles fail asub jagatud.
Teams-i liikmetel on kogu Teams-i Dokumendi kogule juurdepääs.
Lisades kasutaja Teams-i liikmeks (Omanik/Owner saab lisada) jagate kogu Dokumentide kogu (va automaatselt hallatud Teams-id).

Access rights management in the Sharepoint online environment

All Teams members or anyone with whom the file or directory in which the file is located has access rights.

Teams members have access to the entire Teams Document collection.

By adding a user as a member of Teams (Owner can add), you share the entire Document collection (except automatically managed Teams).

Share ja Copy link funktsionaalsus

Piiratud juurdepääsu saab jagada konkreetsele failile või kataloogile koos alamkataloogidele.

Piiratud juurdepääs võib olla erineva tasemega või ajalise piiranguga - isikutele või gruppidele

Share ja Copy link funktsionaalsus

Restricted access can be shared to a specific file or directory with subdirectories.

Restricted access can be of different levels or time limits - for individuals or groups

Share või Copy link funktsioon genereerib lingi, mida saab kasutada vatavalt loomise hetkel loodud parameetritele - Video juhend

Põhjalik juhend - Sharepoint Premissions

Anyone with the link- linki saab igaüks kasutada (ebaturvaline- mitte autenditud)
People in TalTech with the link- linki saavad KÕIK TalTech konto omanikud kasutada (autenditud)
People with existing access- linki saab kasutada AINULT juba juuurdepääsu omavad kasutajad (autenditud)
Specific people -linki saab kasutada AINULT konkreetne emaili kasutaja (autenditud)

Can edit - lubatud teha muutuseid ka kustutada faile ja alamkatalooge
Can view - lubatud ainult vaadata sisu

Ülikooli siseselt Teile jagatud juurdepääsetavaid faile ja katalooge saab vaadelda OneDrive online keskonnas - Shared with me
või Teie grupiga jagatud juurdepääsetavaid faile ja katalooge saab vaadelda vastavas Sharepoint online keskonnas - Shared with us

NB! Kõiki juurdepääsuõiguste jagamisi saavad teha kõik grupi liikmed ja kõiki jagamisi saab ka tühistada Sharepoint-is - Manage Access.
Grupi liikmete lisamist ja eemaldamist saavad teha ainult grupi Omanik/Owner staatuses kasutajad

TIP - Enamkasutatavad dokumendi kogudele loo järjehoidjad veebilehitsejas
Kasutage koostööpartneritele jagatud kataloogide nimes viidet kellele jagatud - hõlbustab failide jagamist

Share or Copy link function generates a link that can be used to view the parameters created at the time of creation - Video guide

Detailed guide - Sharepoint Premissions

Anyone with the link - Anyone can use the link (unsecured - not authenticated)

People in TalTech with the link - ALL TalTech account holders can use the link (authenticated)

People with existing access - Link can be used ONLY by users who already have root access (authenticated).

Specific people - Link can be used ONLY by a specific email user (authenticated)

Can edit - allowed to make changes and delete files and subdirectories

Can view - only allowed to view content

Accessible files and directories shared with you within the university can be viewed in the OneDrive online environment - Shared with me, or accessible files and directories shared with your group can be viewed in the corresponding Sharepoint online environment - Shared with us

NB! All sharing of access rights can be done by all members of the group and all sharing can also be canceled in Sharepoint - Manage Access. Adding and removing group members can only be done by users with the Owner/Owner status of the group