Välisveebi sisuhalduse hea tava

Sissejuhatus

Välisveeb toetab Tallinna Tehnikaülikooli kuvandit teaduskoolina, kus teadus, õpe, innovatsioon ning ühiskonda panustamine on võrdselt esindatud ja seotud. Koduleht võimaldab meil silma paista, eristuda ning olla võrdväärne Euroopa parimate tehnikaülikoolidega. Selle eesmärk on suurendada ülikooli nähtavust nii Eestis kui ka rahvusvaheliselt.

Seetõttu on oluline, et kodulehel kuvatud info vastab sihtrühmade (ehk veebikülastajate) huvidele, seda on mugav erinevatest digiseadmetest tarbida, sisu on ajakohane, keeleliselt korrektne ja lihtsasti mõistetav ning visuaalselt köitev. Samavõrra tähtis on ka Google otsimootorile optimeeritus, et jõuda sihtrühmadeni ning olla otsinguvastetes võimalikult heal postistioonil nähtaval.

Käesolevas juhendis tutvustamegi sisuhalduse häid tavasid, et aidata eelnevat saavutada ning tõsta ja ühtlustada ülikooli kodulehe sisu kvaliteeti.

Pane tähele! Juhend on mõeldud täiendamaks välisveebi arenduse ja halduse eeskirja (leitav siit). Juhendis kirjeldatut aitavad rakendada tehnilise sisuhalduse juhendid (leitavad siit). Kõikide täiendavate küsimuste või tekkinud murekohtade korral palume pöörduda e-kanalite keskuse poole (turunduse ja kommunikatsiooni osakond). Veebitoimetaja esmane kontakt on kodulehe peaadministraator.

1. Veebitoimetaja roll

Välisveebi toimetajaõiguste tellimiseks tuleb ühendust võtta kodulehe peaadministraatoriga. Toimetajaõiguste eelduseks on Uni-ID olemasolu, kuna sisuhaldussüsteemi (CMS Drupal) sisselogimisel kasutatakse autentimiseks just seda.

 Igale toimetajale jagatakse ligipääs vaid temale vajalikele lõikudele. Soovitame vältida liiga suurt toimetajate arvu ühes töölõigus, sest sellisel juhul pihustub vastutus ja korrektse info tagamine muutub keerukaks.

 Veebitoimetaja vastutab sisestatud info õigsuse, ajakohasuse ja vormistuse korrektsuse eest. Seetõttu soovitame enne toimetama asumist kindlasti tutvuda juhenditega, mis asuvad siin keskkonnas ning vaadata läbi koolitusvideod. Kõikide küsimuste ja murede korral annab nõu välisveebi peaadministraator.

 Kindlasti tuleks peaadministraatorile märku anda, kui veebitoimetaja tööleping lõppeb või kodulehe haldamine pole enam tema tööülesanne, sest siis tuleb peatada ka tema ligipääsuõigused.

2. Välisveebi sihtrühmad ja sisu valik

Ülikooli välisveeb on suurim meie välistele sihtrühmadele info jagamiseks loodud kanal. Välised sihtrühmad on sisseastujad, sisseastujate mõjusrühmad (näiteks pere, õpetajad), ülikooliga liitumisest või koostööst huvitatud doktorandid, teadlased ja spetsialistid, ülikooli tänased ja tulevased koostööpartnerid ning kõige laiemalt avalikkus, meedia ja ühiskond.

Seega esimene kriteerium, mida kodulehele sisu üles pannes tuleb kaaluda, on, kas info tarbija asub „majas sees või väljas“.

Välisveebi sihtrühmad on:

• Sisseastuja (bakalaureuse-, magistri-, doktori-, mikrokraadi-, avatud ülikooli huviline)​
• Sisseastuja mõjusrühmad (sõber, vanem, s.h tööandja)​
• Tudeng (muude sisemiste infokanalite nagu nt Moodle, ÕIS, e-mail ebaefektiivsuse/puudulikkuse korral)​
• Teiste ülikoolide teadlased ja spetsialistid​
• Teadus- ja ettevõtluskoostööhuviline​
• Poliitikakujundaja​
• Avalikkus, meedia, ühiskond

Eelnevast lähtuvalt ei peaks välisveeb sisaldama järgmist infot:

Ülikooli sisemiseks jagamiseks mõeldud infot:

• teavet töötajale töökorralduse kohta, sh dokumendid ja üleskutseid, mis puudutavad ainult töötajate ülikooli sisest tööd. Sellise info koht on töötajale suunatud siseportaalis;
• infot tudengile õppetöö kohta. Välisveebi info detailsuse aste peab olema madal, näiteks ei tohiks välisveeb sisaldada õppematerjale (arvesta ka autoriõigustega). Õppega seonduv info peaks olema kättesaadav Moodles, ÕISis või tudengiportaalis;
• infot ülikooli halduskorralduslike küsimuste kohta (näiteks jäätmekäitlus või kinnisvarahalduse teenused), mis puudutavad ainult ülikoolis õppijaid või töötajaid ülikooli siseses toimimises. Sellesisuline info peab olema kajastatud siseportaalis ja tudengiportaalis.
  
  

Infot, mis ei anna juurde lisaväärtust või muudab kasutajakogemuse ebamugavaks, näiteks:

• sisu (sh uudised ja sündmused), mis ei anna lugejale sisulist väärtust, ei vasta kokkulepitud nõuetele või ei ole suunatud kokkulepitud välisveebi sihtrühmadele. Sellise sisu puhul tuleb analüüsida, kellele ja miks see on oluline, ja vastavalt eesmärgile leida neile sobiv kanal (uudiskiri, meililisti teavitus, sotsiaalmeediakanalid, siseportaali alamleht, siseportaali uudis või sündmus vms);
• sisu, mis on aegunud, eksitades lugejat ning andes signaali, et veebilehte ei uuendata piisavalt sageli (näiteks avalehel reklaam konverentsi kohta, mis toimus mitu nädalat tagasi);
• sisu, mis suunab kasutaja ebatarvilike tegevuste juurde, näiteks sarnaste pealkirjadega lehed, mis suunavad üksteisele või eksitavad kasutajat jõudmast soovitud tulemusteni;
• sisulehti, mis on täidetud vähesel või puudulikul määral ega anna olulist teavet.
  
  

 Infot, mis peab olema kaitstud (turvatud info) ning mida ei saa avalikult esitada. Sellekohaste küsimuste ja nõustamisvajadusega tuleks pöörduda Henri Schasmini poole (isikuandmete ja riigisaladuse kaitset korraldav isik ülikoolis).

3. Sisu loomise põhimõtted

Kodulehel asuva sisu eest vastutavad veebitoimetajad, kelle töö läbi sisu tekib (vastavalt üksusesisestele ja üksustevahelistele kokkulepetele). Soovitame, et igal üksusel või valdkonnal oleks veebis üks kuni kolm toimetajat. See lihtsustab kommunikatsiooni, sest nõnda on nii üksusel endal kui e-kanalite keskusel kodulehega seotud teemade puhul kindel kontaktisik. Ühtlasi aitab väiksem toimetajate hulk toetada ja tõsta nende kompetentsi ning hoida sisu ühtlasemana. 

Igal üksusel on võimalus läheneda oma välisveebi osale unikaalselt, oma vajadusi ja eesmärke silmas pidades. Küll aga on oluline mõista, et ülikooli koduleht on väga suur ning külastaja vajab siin hõlpsamaks orienteerumiseks teatud ühtseid jooni ja pidepunkte.

Näiteks tuleks hoida sarnast tervikpilti teaduskondade ja instituutide kodulehtede puhul:

• sarnase ülesehitusega peamenüüd (teemad ja järjestus)
• sarnase ülesehitusega avalehed (juhend, näited)
• sarnase ülesehitusega kontaktilehed (üldaadress ning –kontakt, juhi ja juhiabi kontakt sisestatud Info block moodulisse lehe algusesse, näide)

Sisu loomisel tuleb lähtuda kasutajakesksuse põhimõttest - vähem klikke, rohkem atraktiivset sisu. Veebi ülesehitus on loodud põhimõttel, et igale lehele saab lisada mitmeid erinevaid sisumooduleid ning teksti aitavad ilmestada pildid, galerii, bännerid ja kompaktsed akordionid. Pikema, mitmest teemaplokist koosneva alamlehe puhul soovitame kasutada lehe ülaosas asuvat sisukorra funktsiooni - see aitab külastajal lehe eri osade vahel hõlpsalt liikuda ning on eriti mugav mobiilist sirvimisel.

Tuleb vältida olukordi, kus mõnerealise sisu jaoks on loodud eraldi lehekülg. Kui infot tuleb ühele alamlehele minimaalselt, siis tasub mõelda, kas sellist teavet on üldse tarvis välisveebi panna või sobiks antud info lisada juba mõnele olemasolevale lehele.

Keerukama sisu puhul, kus kasutaja teekond kulgeb üle mitmete lehekülgede, soovitame teekonna ka ise läbida, ideaalsel juhul paluda seda ka kellelgi teisel teha.

Sisu sisestamisel lähtume põhimõttest, et üks teave on sisestatud ühele kindlale lehele. Vältida tuleks sama sisu kopeerimist oma lehele, vaid kasutada lingiviidet originaalinfole. Näiteks kui instituut soovib oma kodulehele infot vastuvõtutingimuste kohta, tuleks viidata vastavale (õppeosakonna hallatavale) alamlehele. Nii saame vältida eksitava või aegunud info tekkimist juhul, kui originaalinfot muudetakse.

Kui on tarvis uut alamlehte või mahukamat, eraldi peamenüüga kodulehte ülikooli veebi sees, siis vastav tellimus tuleb edastada peaadministraatorile, kes loob veebilehe põhja. See aitab hoida ühtsust (näiteks menüüpunktide nimetustes, URLide lõppudes). Lisaks nõuab uue alamlehe loomine mitmete tehnilise erinüansside jälgimist ja täitmist.

Uudised ja sündmused

Kõikidel toimetajatel on õigused uudiste ja sündmuste lisamiseks.

Uudiste ja sündmuste sisestamise puhul tuleb kasutada selleks ette nähtud sisutüüpi (Add news või Add event). Uudiste ja sündmuste loomise nõuded ja reeglid asuvad siin. Vajadusel aitab ülikooli turunduse ja kommunikatsiooni osakond.

Kakskeelsus ja tõlkimine

Läbiv põhimõte on, et kõik sisutekstid, uudised ja sündmused on tõlgitud ka inglise keelde ning vastavad eesti- ja ingliskeelsed leheküljed on keelevahetuse nupu kaudu seotud.

Erandiks on info, mille sihtrühm on väga kitsalt ainult eestikeelne või spetsiifiline info, mis on kasutatav ainult võõrkeelsele sihtrühmale. Näiteks Eesti kodanikele kehtivad sisseastumistingimused (https://taltech.ee/sisseastuja/bakalaureuseoppe-vastuvott) või välistudengite kandideerimisprotsess (https://taltech.ee/en/apply).

Uudistele ja sündmustele saavad tõlkeversioone luua veebitoimetajad iseseisvalt, muudele alamlehtedele tõlkelehe loomiseks tuleb pöörduda peaadministraatori poole.

 
Teksti toon, sõnastus ja vorming

Tekstide loomisel soovitame kasutada läbivalt ainsust nii ülikooli kui ka selle allüksuseid mainides (“ülikool pakub”), samuti kasutajat tegevustel juhendada (“laadi alla avalduse vorm”, „küsi lisa“, „kirjuta meile“). Tekstide toon on sõbralik, kaasav, avastama ning edasistele tegevustele kutsuv, vältida tasuks kantseliiti või slängi. Sisu rõhutamiseks ei kasutata üldjuhul hüüumärke ega läbivaid suurtähti. Sisuteksti kirjutamise olulisemad põhimõtted leiate siit detailsemast juhendist.

Tekstid tuleks kujundada kasutajasõbralikuks ehk silmale kergesti haaratavaks, sh korrektselt pealkirjastada, lõikude või plokkidena liigendada ning illustreerida piltide või videotega. Tekst peab olema kuvatud välisveebi disainis määratud fondis (Proxima Nova). Täiendavaid juhiseid leiate veebitekstide vormindamise headest tavadest. 

Fotod ja muud pildid peavad olema jpg-formaadis. Siit leiate bännerite ja muude piltide lisamise kasutusjuhendi. Veebilehele ülespandavad videod tuleb enne tõsta ülikooli YouTube kanalisse.

4. Google põhimõtete järgimine

Välisveebi leitavus Google´s on oluline kasutajasõbralikkuse tähistaja. Selleks, et meie välisveeb tuleks Google otsingutega korrektselt välja ning edestaks järjestuses konkurente, soovitame kindlasti esmalt tutvuda ja järgida Google’i kasutajasõbralikkuse printsiipe.

Sisu sisestamisel tuleb sisestada ka metatekstid (mõlemas keeles eraldi), et Google leiaks vajaliku sisu üles ja oskaks seda kasutajate päringute peale kuvada. Metatekstide lisamine juhend asub siin.

Alamlehtede veebiaadressid ehk URLid on samuti olulise tähtsusega Google tulemuste hindamise puhul (Google Analytics). 2022. aasta kevade seisuga vajab kodulehe URLide süsteem veel  korrastamist ja lisatööd, kuid aadresside loomisel tuleks silmas pidada, et need sisaldaks infot vajalikul määral (hea näide https://taltech.ee/r-nurkse-innovatsiooni-ja-valitsemise-instituut/doktoriope, https://taltech.ee/infotehnoloogia-teaduskond/koostoovormid). Soovi korral saab aadresside pikkadele versioonidele alati luua lühemaid alternatiive ehk aliasi, näiteks https://taltech.ee/itt.

Kokkuvõte

Ülikooli kodulehest võib mõelda kui ülikooli virtuaalsest majast, kus soovime, et see oleks külastaja jaoks puhas, korrastatud ja ka silmailu pakkuv, hõlbus ringi liikuda ning soovitud sihtpunkti jõuda. Veebisisu loomise ja sisestamise hea tava järgimine aitab tõsta veebikülastaja kasutajakogemust ning –rahulolu, samuti tagasipöördumise protsenti.

Kõik ettepanekud hea tava täiendamiseks on teretulnud. Kui vajate nõu või tuge oma kodulehe toimetamisega, siis palume ühendust võtta e-kanalite keskusega.

Dokument on koostatud aprillis 2022.