1.2. Taotluse ettevalmistamine ja esitamine

Kui teil on esmane rahastusallika valik tehtud, asuge partnerite otsingule, küsige tehnilisi detaile meetmete kohta meetmenõustajatelt, projektikirjutamise abi projektikirjutamise üksuselt või TTÜ raamhanke partneritelt.

Taotluse ettevalmistamise korralduseks on kolm erinevat varianti:

1. kirjutamiseks on võimalik kasutada teadusosakonna projektikirjutamise üksuse teenuseid ( vt ka ptk „Teadusosakonna projektikirjutamise teenus“);
2. projektikirjutamise raamlepingu hankepartnerite teenust;
3. koostada taotlus ise, kaasates vajadusel meetmenõustajaid näiteks abikõlblikkuse tingimustega tutvumiseks jne.

Igal juhul tuleb hiljemalt kaks nädalat enne taotluse rahastajale esitamise tähtaega esitada projektitaotluse andmed vormil. Juhend andmete esitamiseks on kättesaadav siit.

Sisulised tegevused

Taotlused koosnevad üldjuhul neljast-viiest suuremast osast: 1. osalejate andmed ja eelarve; 2. Teaduslik taust, probleemipüstitus, eesmärgid ja metoodika; 3. Tööplaan või tegevusplaan projekti elluviimiseks; 4. Projekti mõju ja teekond selle saavutamiseks; 5. Eetilised aspektid. Sõltuvalt taotlusvoorust need jaotused ja nende nimed varieeruvad. Kõikide osade koostamiseks eraldiseisvalt tuleb planeerida piisavalt aega ning siis veel eraldi aega kõikide osade sidususe ja terminoloogia ühtsuse tagamiseks, oma kolleegide ning partneritega kooskõlastamiseks.

Taotluse ettevalmistamise käigus on soovituslik konsulteerida Tallinna Tehnikaülikooli erinevate tugiteenuste osutajatega, et taotlus saaks võimalikult konkurentsivõimeline ning seda oleks edu korral lihtsam ellu viia:

• Projektispetsiifilistel abikõlblikkuse teemadel küsige nõu teadusosakonna meetmenõustajatelt
• Ettevõtlusosakond: intellektuaalomand (IPR) ja tehnosiire (Exploitation), kommertsialiseerimine - kontakt Mart Enn Koppel, mart.koppel@taltech.ee
• Hankeosakond: suuremad ostud ja allhanked, kontaktid Siseportaalis
• TO jurist: toetus- ja konsortsiumilepingud, kaasatakse vajadusel meetmenõustaja poolt
• Raamatukogu: andmehaldusplaan, avatud andmed, kontakt Signe Jantson, signe.jantson@taltech.ee
• Infoturbe, isikuandmete, ärisaladuse või konfidentsiaalsete andmete töötlemise osas annab nõu ülikooli isikuandmete ja riigisaladuse kaitset korraldav Henri Schasmin, e-post henri.schasmin@taltech.ee, telefon 620 2017. Lähemalt on teemast kirjutatud peatükis 2.15. Teadustegevuses kasutatavate ja tekkivate andmete liigitus ning sisu.

Kui projektitaotluse juurde on vaja esitada lisadokumente paberkandjal või digitaalselt allkirjastatuna, võtke palun ühendust projektide nõustamise meeskonna meetmenõustajaga. Osaliselt saab dokumendid valmiskujul siseportaalist (vt linke loetelust allpool)  või valmistatakse  need teadusosakonnas ette konkreetse projektitaotluse jaoks:

• FID - financial identification form (tavaliselt esitatakse NATO või teatud Euroopa Komisjoni projektide juurde) – on olemas allkirjastatuna teadusosakonnas saatmiseks valmis. Leitav SIIT.
• Legal Entity form - on olemas allkirjastatuna teadusosakonnas saatmiseks valmis. Leitav SIIT
• Declaration of Honour – täidetakse iga kord vastavalt projektile teadusosakonnas, kontakt riina.vilgats@taltech.ee
• Confirmation letter – täidetakse iga kord vastavalt projektile teadusosakonnas, kontakt riina.vilgats@taltech.ee
• väljavõte Karistusregistrist – tellitakse projektile eraldi, palun teatada vähemalt 3 tööpäeva enne tähtaega, kontakt riina.vilgats@taltech.ee
• väljavõte ülikooli registreerimisest – tellitakse projektile eraldi, palun teatada teadusosakonda aadressile riina.vilgats@taltech.ee vähemalt 3 tööpäeva enne tähtaega
• kinnituskiri, et ülikool on teadlik esitatud taotlustest (tavaliselt võrgustike projektide puhul) – valmistatakse ette teadusosakonnas peale taotluse registreerimist taotluste registris, kontakt marika.lunden@taltech.ee
• Teatud meetmete puhul (nt Euroopa Komisjoni poolt rahastatavad meetmed) küsitakse ülikoolis kehtivat võrdse kohtlemise juhendit. Juhendid on ette valmistanud personaliosakond ja on leitavad siseportaalist - Võrdse kohtlemise juhend ning Soolise võrdõiguslikkuse põhimõtted ja tegevuskava aastateks 2021-2025
• Käibemaksukiri, põhi on leitav SIIT

Kõik projektitaotlused tuleb registreerida hiljemalt 3 tööpäeva enne esitamist dokumendihaldussüsteemis Delta. Selleks tuleb täita vähemalt kaks nädalat enne taotluse esitamist projektitaotluse esitamise vorm ja tagada ligipääs teadusosakonna kontaktisikule taotluse juurde veebipõhise taotlemise puhul (juhul kui see on tehniliselt võimalik). Vormile sisestatud andmed saadetakse enne taotluse registreerimist kooskõlastamiseks esitaja struktuuriüksuse juhile või kolledži direktorile.

Taotluse paberkandjal või digitaalsel esitamisel tuleb veenduda, et seda teeb selleks volitatud isik:

• kuni 100 000 euro (kaasa arvatud) mahuga taotlused võib allkirjastada instituudi direktor või kolledži juht
• 100 000 eurot ületavas rahalises mahus taotluste allkirjastajate ja volitatud isikute (teadusosakonna juhataja, teadusprorektor) info on leitav siit ja siit

NB! Struktuuriüksuse juhi poolt allkirjastamine või esitaja poolt portaalis taotluse kinnitamine ei vabasta taotluse registreerimise kohustusest!

Suurem osa rahastajaid kasutab veebipõhiseid taotluskeskkondi, milles taotluse esitamiseks on tihti vaja teada ülikooli unikaalset registreerimiskoodi. Erinevates portaalides on koodid erinevad. Kõik koodid on leitavad Ülikooli vajalikud andmed - TalTech siseportaal

Kui taotlus on vaja kinnitada veebipõhises taotlemiskeskkonnas, siis:

• Funding and Tenders Portalis (endine Participant portal, Euroopa Komisjoni projektitaotlused) kinnitab taotluse esitamisel ainult esitaja. Taotluse esitaja õigust ülikooli esindada kontrollib teadusosakonna meetmenõustaja peale portaalist saabunud teadet ülikooli identifitseerimiskoodi kasutamise kohta.
• ETAg (Eesti Teadusagentuuri) uurimistoetuste, sihtgrantide ja mobiilsustoetuste puhul saadab Teadusosakond ringkirja sisemise taotlemise tähtaja kohta, mis on tavaliselt kuni nädal varem kui tähtaeg millal tuleb taotlus ETISes esitada, et volitatud isik saaks ta üle vaadata ja kinnitada. Kui sellest tähtajast ei ole taotlejal võimalik kinni pidada, tuleb sellest teada anda teadusosakonda ja võimalusel seda sisemist tähtaega pikendatakse
• Meetmete puhul, kus on piirangud ühest organisatsioonist taotluste arvule või muud eritingimused, korraldatakse eelnevalt ülikoolisisene valik. Selle kohta saadab Teadusosakond e-kirja kogu ülikoolile, milles kirjeldab eelvaliku tingimusi ja tähtaegu.
• KIK (Keskkonnainvesteeringute Keskuse) taotluste puhul tuleb esitamise ja taotluse korrigeerimise puhul saata e-kiri taotluse kinnitajale (volitatud isik on Marika Lunden, e-post marika.lunden@taltech.ee) . Automaatset teadet portaal ei saada ja et hoida kinni esitamise tähtajast, on kindlasti vajalik teavitamine.
• Struktuuritoetuste infosüsteemi puhul tuleb samuti allkirjastajat e-kirja teel teavitada, automaatset teadet portaal ei saada.

Pärast taotlusvooru tähtaja möödumist saadab teadusosakond dekaanidele, prodekaanidele, instituudi direktoritele kokkuvõtte esitatud taotluste kohta.

Kord kuus saadab Teadusosakond instituutide direktoritele info jooksval kuul esitatud taotluste kohta kas tabelina või Power BI raportina.

Kõigi käimasolevate projektide kohta on info  siseveebis Power BI raportina "T&A projektide ülevaade".