Juhiseid aruannete kasutamisel / Guidelines for using reports

Owned by Ave Rand
Last updated: 03 April 2023 by Sirli Joona
8 min read

JUHISEID ARUANNETE KASUTAMISEL

GUIDELINE FOR USING REPORTS

FILTRI TÜHJENDAMINE

Filtris uute valikute tegemiseks tühjenda filtrid kustutuskummist, mis ilmub nähtavale (või on nähtaval), kui liikuda aruandes olevale filtri kastile.

 

Esimesel pildil on filtris tehtud kande tüübi valik. Teisel pildil, kasutades kustutuskummi on eemaldatud filtris olev valik ja filtris on saadaval kõik andmed.

 

Filtrite tühjendamiseks on võimalik kasutada kustutuskummi ka paremal filtripaneelil asuvates filtrites.

 

Kui aruandes on olema Lähtesta nupp, siis sellele vajutades eemalduvad rakendatud filtrid või muud valikud ja taastuvad aruande avamisel olnud vaikesätted.

Erinevaid Lähtesta aruande nuppe aruannetes

 

Samuti tuleks kustutuskummi kasutada Otsingu välja puhastamiseks selle igakordsel kasutamisel (vastasel korral võib otsinguväljas olev otsingu sõna või tähis piirata filtris saadaolevat andmehulka)

Esimesel pildil on toodud ära otsinguriba asukoht filtrikastis. Kui otsinguväljale on jäänud otsingu sõna või tähis, piirab see filtris olevat andmehulka

 

FILTREERINGUST VÄLJUMINE TABELITES JA GRAAFIKUTEL

Kui tabelis või graafikul oled klikanud real ja rida on filtreeritud (filtreeritud/esiletõstetud rida või graafikul tulbad, jooned on alati ülejäänud infost tumedamad), siis selleks, et väljuda sellest režiimist, klikka uuesti samal real, graafiku joonel või tulbal, mis sai valitud. 

Esimesel pildil on tabel, kus on valitud/filtreeritud/esiletõstetud tabeli esimene rida. Teisel joonisel on tabel, kus ühtegi rida ei ole valitud (kõik read ühe ja sama tonaalsusega)

 

FILTRIPANEEL

Kui aruandes on paremal asuv filtripaneel olemas ja seal filtripaneelis on erinevate andmeväljade valikud ning filter ei ole lukustatud, siis saab kasutaja vajadusel teha ka seal erinevaid valikuid.

Piltidel on kuvatud filtripaneel ja filtreerimise valikute võimalused. Peale filtris valikute tegemist rakenda filter.                                         

TABELITES JA TEISTEL GRAAFIKUTEL SÜVITSIMINEK

Juhul, kui andmestik seda võimaldab ja graafik on tehtud mitmetasandiline, kuvatakse tabeli paremas ülemises servas erinevad nooled, läbi mille on võimalik minna järgmiste tasemete vaatesse.

Pildil olevas tabelis kuvatakse järgmise taseme andmeid. Tagasi üldvaatesse saab vajutades noolega üles märgil (Üldiseks minek).

Kui on soov kuvada andmeid koos ülemise tasemega, siis tuleb menüüst valida vastav valik.

 

Kui aruande tellija on pidanud vajalikuks, võib visuaalile olla lisatud täiendavat infot ka lisa lehel.

Selleks tee tabeli real või joonise peal liikudes tekkivas lisainfo kastis parem hiireklikk ja Süvitsiminek (Drill Through).

Seal saab teha valiku, millist lisainfot on soovitud kasutajale detailsemalt kuvada.

 

LISAINFO  GRAAFIKUTEL

Aruandes võib olla lisainfot kuvatud tooltipina ehk tabeli või graafiku visuaalile peale liikudes ilmuv täiendava infoga kastike.

Samuti võib aruannete tabelite paremast ülevalt nurgast leida lisainfot, mida tähistatakse järgmiste tähistega:

TABELID JA GRAAFIKUD FOOKUSREŽIIMIL

Tabeleid ja graafikuid on võimalik vaadata ka eraldi fookusesse viidud režiimil, mis viib tabeli või graafiku eraldi suuremasse vaatesse. Selleks tuleb vajutada visuaali paremal üleval servas asuvat valikut Fookusrežiim.

Fookusrežiimist väljumiseks saab vajutada „Tagasi aruande juurde“ nuppu

EMPTYING THE FILTER

To make new selections in a filter, clear the filters from the eraser that appears (or is visible) when you move to the filter box in the report.

 

The first image shows the selection of the type of entry made in the filter. In the second image, using the eraser, the selection in the filter has been removed and all data is available in the filter.

 

To empty the filters, it is also possible to use the eraser in the filters located on the right filter panel.

If there is a Reset button in the report, clicking on it removes applied filters or other options and restores the default settings that were present when the report was opened.

Various Reset Report buttons in reports

 

 

The eraser should also be used to clear the Search field each time it is used (otherwise, the search word or character in the search field may limit the amount of data available in the filter)

The first picture shows the location of the search bar in the filter box. If a search word or character is left in the search field, it limits the amount of data in the filter

 

EXIT FILTERING IN TABLES AND GRAPHS

If you have clicked on a row in the table or graph and the row is filtered (filtered/highlighted row or bars on the graph, the lines are always darker than the rest of the information), then in order to exit this mode, click again on the same row, graph line or bar that was selected.

The first image shows a table with the first row of the table selected/filtered/highlighted. The second figure shows a table with no rows selected (all rows with the same tonality).

 

FILTER PANEL

If there is a filter panel on the right in the report and there are options for different data fields in the filter panel and the filter is not locked, the user can also make different options there if necessary.

The images show the filter panel and options for filtering options. After making selections in the filter, apply the filter.

 

DRILLING THROUGH IN TABLES AND OTHER GRAPHS

If the dataset allows it and the graph is made multi-level, different arrows are displayed in the upper right edge of the table, through which it is possible to go to the view of the next levels.

The table in the image shows the next level of data. You can return to the general view by pressing the up arrow on the (Go to general) sign.

If there is a desire to display data with the upper level, the corresponding option must be selected from the menu.

 

If the customer of the report has considered it necessary, additional information can be added to the visual on the supplement page. To do this, right-click and Drill Through in the additional information box that appears when moving over the table line or figure. There you can choose which additional information to display in more detail to the desired user.

 

ADDITIONAL INFORMATION ON THE GRAPHICS

In the report, additional information can be displayed as a tooltip, i.e. a box with additional information that appears when moving over the visual of a table or graph.

Additional information can also be found in the upper right corner of the report tables, marked with the following symbols:

TABLES AND GRAPHS IN FOCUS MODE

Tables and graphs can also be viewed separately in focused mode, which brings the table or graph into a separate, larger view. To do this, you have to press the Focus mode option located in the upper right corner of the visual.

You can press the "Back to report" button to exit the focus mode