Majanduskulude aruande esitamise juhis töötajale / Submitting the expence report for the employee

Enne kulu tegemist

Kooskõlasta kulu finantseerimise allikas enne kulu tegemist vahetu juhiga.

Kelle kulu

Pane tähele, et arve oleks esitatud Sinu nimele või Tallinna Tehnikaülikoolile.

Majanduskulude aruanne

Koosta ja esita majanduskulude aruanne ise. Vajadusel saad koostatud aruande saata ülevaatamiseks juhiabile. Selleks on aruandes töönupp “Suuna aruanne”.

Tähtaeg

Kalendrikuus tehtud kulude kohta esita aruanne kuu lõpus või hiljemalt järgmise kuu 5. kuupäevaks.

Before making expence

Before incurring the expense do coordinate the financial source of the expense with your immediate manager.

Who’s expence

Please pay attention to have the invoice submitted to you or Tallinn University of Technology.

Financial expence report

Compile and submit the financial expense report by yourself. If necessary, you can send the prepared report to the assistant manager for review, for this there is a "Forward report” button in the report.

Deadline

Submit a report on the expenses incurred in the calendar month at the end of the month or by the 5th of the following month at the latest.

Kuludokumendi saad aruandesse digiteerida kolmel viisil:

• CostPocketi mobiilirakendusega;

• CostPocketi veebirakenduses cloud.costpocket.com;

• edastades e-kirjaga ttu@costpocket.ee.

You can digitize the expense document into the report in three ways:

• with the CostPocket mobile app;

• in the CostPocket web application cloud.costpocket.com

• by sending an e-mail to ttu@costpocket.ee.

Kui Costpocket's kuludokumendi digiteerimisel esineb vigu, mida kasutaja saab majanduskulude moodulis korrigeerida käsitsi, siis annab süsteem kasutajale märku värvides välja punaseks. Kõrval olev infopaneel värvub samuti punaseks olukorras, kus kohustuslik väli on vigane.

Kui kuludokumendil on andmed puudulikud, siis töötaja:

• saab vajutada nuppu "Muuda tšeki andmeid". Avaneb detailvaade tšeki andmete muutmiseks.

• Lingiga "Ava tšekk uues aknas" on töötajal võimalik avada kuludokumendi detailvaade ning kooskõlas digiteeritud tšekiga korrigeerida käsitsi andmeid.

• Muudatused salvestatakse dünaamiliselt süsteemi poolt. Seega kui vajalikud parandused/täiendused kuludokumendile sisse kantud, siis vajutada nuppu "Tagasi".

Edasi toimub tavapäraste andmete sisse kandmine, so finantsallikas jne. Kui töötajale tundub, et kõik vajalikud andmed on sisse kantud parima teadmise kohaselt, siis saab töötaja:

• Kasutada nuppu "Esita aruanne" - aruanne suunatakase edasi kooskõlastajatele, kes peavad aruandes esitatud andmed kooskõlastama ja väljamakseks kinnitama.

• Kasutada nuppu "Suuna aruanne" - töötaja saab aruande suunata juhiabile, kes aitab veenduda, et aruandes esitatud andmed on kooskõlastamiseks nõuetekohaselt sisse kantud. Juhiabi saab nupuga suunata aruande töötajale kooskõlastusringile esitamiseks. 

If Costpocket has incorrectly digitized the expense document, which can be edited manually in the finance module, then the system will notify by coloring the errors in red. Information panel on the right will also be in red, if the required field is incorrect.

If the expense document has incorrect data, then employee can:

• press the button “Edit check data”. Opens detail view for check data editing.

• Link “Open check in new window” helps employee to open digitized check to edit data manually in accordance with data on the check itself.

• Changes are saved dynamically by the system. Once the necessary editing on the check has been completed, employee can press the button “Back”.

After editing the check employee can proceed with other relevant information edit, i.e. fill in finance source etc. If all required data has been added by employee’s best knowledge, employee can:

• press button “Submit report” - report will be forwarded for approval to coordinators, who will have to consent and approve to submitted data.

• Press button “Forward report” - when in doubt of data on the report, employee can forward report to assistant manager who can help with correct data. Once assistant manager has checked the data, the report can be forwarded back to employee who will have to submit report for approval.

Vaata CostPocketi veebirakenduse juhist

See the CostPocket web application guide

E-kirjaga kuludokumendi CostPocketisse saatmises ei ole midagi muutunud. Juhis uueneb mõne aja pärast.

Nothing has changed in sending an expense document to CostPocket by email. The guide will be updated after a while.

Kontrolli iga kuludokumendi puhul, kas kuludokumendi originaalinfo on digiteerimisest õigesti süsteemi jõudnud.

For each expense document, check whether the original information of the document has been digitized correctly.

Kuludokumendile selgituse lisamine ja muutmine

• Igale kuludokumendile peab lisama selgituse.

• Selgitusvälja teksti maht on kuni 1024 tähemärki.

• Selgitusvälja muudatus salvestub dünaamiliselt.

Adding and changing an explanation to an expense document

• Each expense document must be accompanied by an explanation.

• The text size of the explanation field is up to 1024 characters.

• The change of the explanation field is saved dynamically.

Täiendavad dokumendid, lisamine ja eemaldamine

Additional documents, addition and removal

Finantsallika info lisamine

Kuludokumendi kulu saad

• märkida kaetuks ühest finantsallikast,

• jagada mitme finantsallika vahel,

• märkida osaliselt või tervikuna isiklikuks kuluks.

Adding funding source information

You can mark funding source to expense

• from one funding source

• divide the expense between multiple funding sources

• mark the expense partially or fully as your own expense

On olukordi, kui pead muutma kuludokumendi infot, näiteks ei tuvasta kuludokumente digiteeriv rakendus pildilt valuutat.

Sometimes you have to change the original information on the expense document, i.e. the digitization process does not recognize currency on the expense document.

Majanduskulude aruande kinnitusringi etapis näed kinnitusringi moodustamist valitud finantsallikate info põhjal.

Vajaduse korral saad majanduskulust informeerida finantsallikaga mitteseotud isikut, kasutades töölinki “Lisa täiendav kooskõlastaja”.

Open

Majanduskulude aruande kinnitusringi vaade

Täiendavat kooskõlastajat saad muuta ja eemaldada.

Kinnitusringis olijad saavad e-kirja majanduskulu kinnitamise tööst aruande esitamisel, mitte kinnitusringi moodustamisel.

Translation to English: work-in-progress

Aruande kokkuvõttevaates näed aruande, kuludokumentide, hüvitamise, kinnitusringi ja kommentaaride infot.

Link “Tagasi” viib eelmisesse ehk kinnitusringi ülevaatamise etappi.

Aruande esitamise järel näed uuesti majanduskulude aruannete üldvaatetabeli “Sinu tegevuse ootel” (koostamisel, tagasi lükatud) aruandeid.

In the summary view you can see information about the report, expense documents, reimbursement, workflow (approvement) and comments.

The "Back" link takes you to the previous, or approval round, review stage.

Sinu poolikud aruanded on sakil “Minu tegevuse ootel”. Aruanne on poolik, kui see on staatuses koostamisel või tagasi lükatud.

Kinnitusringil olevad aruanded leiad sakil “Töös”.

Kinnitatud ja tühistatud aruanded leiad sakil “Lõpetatud”.

Kõik-sakk on väga kasulik igasuguste otsingute (filtreerimiste) tegemiseks

Kuludokumentidega aruande saad tühistada, klõpsates aruande detailvaates üleval paremal asuvale töölingile “Tühista aruanne”:

You can cancel a report with expense documents by clicking on the "Cancel report" link on the top right of the report's detail view.

Kuludokumentideta aruande saad kustutada, klõpsates aruande detailvaates üleval paremal asuvale töölingile “Kustuta aruanne”:

You can delete a report without expense documents by clicking on the "Delete report" link at the top right of the report's detail view.