Juhend projektide haldamise eeskirja juurde

Juhend projektide haldamise eeskirja juurde.pdf

Versioon

T&A projektide taotlemine
T&A projekti algatamine
T&A projektide elluviimine
T&A projektide auditeerimine

Projektide taotlemise, algatamise ja auditeerimise alane kirjavahetus teadusosakonnaga toimub aadressil taotlus@ttu.ee
 

T&A projektide taotlemine

Juhul kui huvitatud isik soovib ülikooli nimel taotlust esitada peab ta vähemalt 3 tööpäeva enne taotluse rahastajale esitamist edastama teadusosakonna e-posti aadressile taotlus@ttu.ee andmed taotluse sisu kohta (projekti nimetus, ülikooli roll projektis, eelarve maht, s.h. omafinantseering või selle määr ning rahastamisskeemi nimetus, vähese tähtsusega riigiabi sisaldus, taotluse esitamise tähtaeg ning allkirjastamise moodus). Teade peab olema kooskõlastatud struktuuriüksuse juhiga (juht e-postisõnumi saajate koopias on aktsepteeritav)
Vastava info baasil avab teadusosakond vastavalt asjaajamiskorrale EDHS-is kirje menetlusstaatusega „pooleli“.
Peale taotluse tahteavalduse registreerimist EDHS-s,  määrab teadusosakonna juhataja taotluse koostamise nõustamiseks projektide koordinaatori, kes kontrollib vajadusel vähese tähtsusega riigiabi jäägi suurust ning nõustab taotlejat taotluses kirjeldatud tegevuste ja rahastaja tingimustega ning dokumentide vormistamise osas.
Taotluse esitamisest huvitatud isik koostab projekti taotlemiseks vajalikud dokumendid ning laeb need üles vastavasse rahastaja e-keskkonda.
Juhul kui e-keskkonnas taotluse esitamiseks on vajalik volitatud isiku kinnitus, siis lisab olenevalt keskkonnast volitatud isikule juurdepääsu e-keskkonda taotluse esitamisest huvitatud isik või teadusosakond (kikas.kik.ee, aken.eas.ee, emits.esa.int, grants.gov) . Volitatud isiku isikukoodi või muu vajaliku info saab teadusosakonna koordinaatorilt. Volitused asuvad EDHS-is.
Juhul kui volitatud isik ( juhul kui see pole struktuuriüksuse juht) peab dokumente allkirjastama käsitsi või digitaalallkirjaga, siis allkirjastamise korraldab projektide koordinaator.
Kui taotlus on esitatud, siis lisab projektide koordinaator taotluse dokumendid EDHS-i ning muudab EDHS ekraanivormis taotluse staatuseks „esitatud“.
Taotluse täpsustamiseks rahastaja nõudel tuleb alustada uuesti vajadusel allkirjastamise protsessi.

T&A projekti algatamine

Negatiivse otsuse puhul laeb teadusosakond otsuse ja sellega kaasneva dokumentatsiooni EDHS-i ja EDHS-s taotluse toimiku kirjes menetlusstaatuseks „mitterahuldatud“
Positiivse otsuse puhul laeb teadusosakond otsuse ja sellega kaasneva dokumentatsiooni EDHS-i ja muudab taotluse toimiku kirjes menetlusstaatuseks „rahuldatud“.
Positiivse otsuse puhul avab teadusosakond EDHS-s projektile kirje kooskõlas asjaajamiseeskirjas kehtestatuga
Teadusosakond algatab T&A projekti täitmisega seotud isikute määramise töövoo. Selle käigus teeb  struktuuriüksus, kus projekti läbi viiakse, ettepaneku  projektijuhi, teadusosakond teeb ettepaneku projekti läbiviimist nõustava projektide koordinaatori ja rahandusosakond teeb ettepaneku finantsaruannete koostaja määramiseks. Töövoo ja nimetatud isikute määramise kinnitab lõplikult teadusprorektor.
Struktuuriüksuse juht esitab projekti eelarve rahandusosakonna eelarvetalitusele eelarve@ttu.ee
Rahandusosakond avab projektile eelarveallika, mille vastutavaks täitjaks määratakse projektijuht
Teadusosakond tellib IT osakonnalt töökausta, kuhu juurdepääsuõigused saavad automaatselt projektijuht, struktuuriüksuse juht, teadusosakonna projektide koordinaatorid ja rahandusosakonna projektiarvestuse ja aruandluse talitus. Töökaust luuakse AD serverisse, millele on domeeniarvutil automaatne ligipääs ja mitte-domeeniarvutitel on võimalus kaustadega töötada ftp teenuse vahendusel.

T&A projektide elluviimine

Konsortsiumileping

Projektijuht suhtleb rahastaja ja partneritega ning muudab lepingu projekti vastavalt valdkonna juristi soovitustele, kokkulepitud formaadis lepingu  kooskõlastamine ja allkirjastamine toimub vastavalt Lepingute sõlmimise ja täitmise korrale.

Maksetaotluste prognoos, maksete kalendergraafik

Projektijuht koostab vastavalt rahastaja soovile maksetataotluste prognoosi ning esitab selle allkirjastamiseks volitatud isikule. allkirjastatud maksetaotluste prognoos edastada teadusosakonada, teadusosakond sisetab maksetaotluste prognoosi EDHSi

Lepingu allkirjastamine

Projektijuht suhtleb rahastaja ja partneritega ning muudab lepingu projekti vastavalt valdkonna juristi soovitustele, kokkulepitud formaadis lepingu kooskõlastamine ja allkirjastamine toimub vastavalt Lepingute sõlmimise ja täitmise korrale.

Lepingu sisestamine Deltasse

Allkirjastatud leping tuleb edastada teadusosakonda, teadusosakond sisestab lepingu EDHSi

Projekti liikmetega töölepingute sõlmimise või muutmise korraldamine

Töölepingud, võlaõiguslikud lepingud eraisikutega sõlmitakse vastavalt Töökorralduse eeskirjale konsulteerides vajadusel projektide koordinaatoriga, et võimalikke rahastaja poolt seatud piiranguid ei rikutaks.

Hangete teostamine olemasolevate raamlepingute raames

Teostatakse vastavalt Hankekorrale

Hangete teostamine

Teostatakse vastavalt Hankekorrale

Sisutegevuste läbiviimine

Projektijuht koos meeskonnaga viib ellu sisulisi tegevusi lähtuvalt projekti tegevusplaanile (katsete planeerimine, eksperimendid, analüüsid, lähetused, koolitused, seminaride korraldamised, trükiste väljaandmine, projekti korraline auditeerimine, avalikustab tulemused jne.)

Tööajatabelite täitmise korraldamine

Projektis osalise koormusega töötavad isikud peavad täitma vastavalt rahastaja reeglitele tööajatabelit. Töötaja täidab tööajatabeli rahastaja poolt aktsepteeritud vormil eelmise kuu kohta järgmise kuu viiendaks tööpäevaks ning esitab selle allkirjastatult projektijuhile. Iga töötaja vastutab enda poolt täidetud tööajatabeli korrektsuse eest ise. Projektijuht hindab tööajatabelis projektile arvestatud tunde ja allkirjastab tabeli. Projektijuht laeb allkirjastatud tööajatabelite digitaalsed koopiad projektile avatud töökausta, originaalid säilitab vastavalt asjaajamiseeskirjale.

Aruannete esitamine

Finantsaruannete koostaja teades projekti aruandlusperioodi võtab sobival hetkel projekti finantsallika väljavõtte ning komplekteerib raamatupidamise algdokumendid, rahandusosakonna töökaustadest, lähetuste moodulist, e-arvete süsteemist ja AD serveri töökaustast. Täidab jooksvalt finantsaruande/maksetaotluse vormi. Juhul kui informatsioon on vaja sisestada rahastaja e-süsteemi,  siis teeb seda vastavalt e-süsteemi juhenditele. Kui aruanne on koostatud, siis edastab informatsiooni projektijuhile, kes korraldab aruande esitamise.
Projekti tegevuste vahearuande koostab projektijuht
Aruannete täiendamist ja parandamist koordineerib projektijuht. Suhtlus rahastaja esindajaga toimub ainult projektijuhi vahendusel v.a juhul kui suhtlus toimub projektijuhi teadmisel ja kooskõlastatult projektijuhiga.
Kinnitatud aruande lisab EDHSi finantsaruande koostaja

Audit/paikvaatlus

Audit paikvaatlus toimub vastavalt T&A projektide auditeerimise peatükile. Projektilepingus ettenähtud auditi teenus tuleb osta vastavalt hankekorrale.

T&A projekti rahastaja tingimustele vastava teavitustegevuse korraldamine

Projektijuht korraldab teavitustegevusi vastavalt rahastaja teavitusreeglitele. Kõik tõestusmaterjalid teavituse läbiviimise eest tuleb säilitada.

T&A projekti lõpparuande esitamine

Sisulise tegevuse lõpparuande koostab projektijuht.

T&A projekti finantsallika sulgemine

Toimub vastavalt finantseeskirja punktile 23.3

T&A projektide auditeerimine

Audititeate edastamine projekti ellu viivasse üksusesse ja projekti partneritele ning siseauditi juhile
Struktuuriüksuse juht määrab audititeatele vastamise eest vastutava isiku
Vastamise eest vastutav isik konsulteerib projekti algatamise käigus projekti nõustamiseks ja finantsaruandluse koostamiseks määratud isikutega, kes kaasavad vajadusel teisi tugiüksuste töötajaid.
Juhul kui audiitorid soovivad tulla kohtvisiidile, siis selle läbiviimise korraldab audititeatele vastamiseks määratud isik.
Materjalid audiitorile esitab audititeatele vastamiseks määratud isik.
Täiendavaid selgitusi edastab audiitori audititeatele vastamiseks määratud isik.
Lõpparuande saamisel edastab  audiitorile audititeatele vastamiseks määratud isik selle registreerimiseks teadusosakonnale.
Teadusosakond konsulteerib valdkonna juhi ja valdkonna juristiga  ning otsustakse, kas auditiotsusele kohta esitatakse vaie või mitte.
Kui vaiet ei esitata ning auditotsuses on välja toodud nõue, siis selle rahuldamiseks teeb allika käsutaja esildise kooskõlas struktuuriüksuse juhiga rahandusosakonnale nõude rahuldamiseks.
Audiitorile audititeatele vastamiseks määratud isik koostab koos valdkonna juristi ja projektide koordinaatoriga vaide.
Kui vaie rahuldatakse ja nõuet ei järgne, siis loetakse protsess lõppenuks.
Kui vaie rahuldatakse ja jääb üles nõue, siis selle rahuldamiseks teeb allika käsutaja esildise kooskõlas struktuuriüksuse juhiga rahandusosakonnale nõude rahuldamiseks
Kui vaiet ei rahuldata, siis vastamiseks määratud isik konsulteerib valdkonna juristi ja ülikooli peajuristiga võimaliku edasise menetluse.

Märkused juhendi ebatäpsuste osas palun esitada maia-liisa.anton@taltech.ee

Seotud artiklid