Sisu on ligipääsetav viiele toimetajale
Aruande tegemine töötajale / Preparing a report for the employee
Juhiabina saad algatada majanduskuluaruande töötajale.
Juhiabi rollita töötaja teise töötaja eest majanduskuluaruannet teha ja esitada ei saa.
Ava JuhiTaltech
Klõpsa töötajate majanduskulude kaardil töönupule “Loo aruanne”.
Kui liikusid JuhiTaltech majanduskulude kaardilt töölingiga “Vaata kõiki aruandeid” kohe töötajate majanduskulude üldvaatesse, siis ka selles vaates on üleval paremal töönupp “Loo aruanne”.
Sisesta aruande pealkiri ning vali rippmenüüst, kelle majanduskuluaruande algatad.
Loodud aruanne ilmub peagi Sinu CostPocketi rakendusse.
Saad pildistada või lisada galeriist kuludokumendid.
Saad töötaja kuludokumendid saata CostPocketisse e-postiga. Kirja teemareal peab olema ainult aruande identifikaator!
Pea meeles, et nt PDFis ei tohi olla ühes failis reas mitu arvet üksteise järel, teenuslepe näeb ette, et iga arve on eraldi PDF-is
Pea meeles, et pikk tšekk tuleb lõikuda nii, et see mahuks pildile, vaata Kuidas pildistada pikka tšekki / Submitting very long receipts
Pea meeles, et kuludokumendi juures olevad viipemakse kviitungi osad jms tuleb murda pildistamise ajaks tšeki taha, CostPocket “talub”kuludokumendi juures olevat maksekviitungit ainult siis, kui see järgneb originaaldokumendile.
Kui kuludokument on saabunud aruande juurde, korrasta töötaja aruande andmed (pealkirja all edenemisribal esimene etapp) vastavalt oma üksuses olevatele kokkulepetele.
Saad
korrastada aruande kõik detailid, liikuda töönupuga “Edasi”
näha ja vajadusel korrastada kinnitusringi liikmeid, liikuda töönupuga “Edasi”
kokkuvõttevaates vaadata kogu aruanne veelkord üle ja vajutada töönupule “Saada aruanne töötajale esitamiseks”
Kui Sa ei pea vajalikuks läbida aruande korrastamisel kõiki etappe, saad aruande tagasi töötajale suunata. Suunamisel saad kasutada töötaja informeerimiseks põhjendusevälja.
Aruannet saad kommenteerida ka siis, kui aruanne ei ole Sinule suunatud või on mistahes staatuses. Juhiabina on Sul oma üksuse töötaja aruande detaile võimalik näha, vajutades vaata-töölingile, avanevas aruande detailvaate lõpus on kommentaari salvestamise funktsionaalsus.
As an assistant manager, you can initiate an expense report for an employee.
An employee without the role of Assistant Manager cannot prepare and submit an expense report for another employee.
Open Manager’s Taltech
Click on the "Create report" button on the Employees Expenses widget.
If you are already in the general table view of Employees Expenses, there is also a "Create report" button in the upper right corner of this view.
Enter the title of the report and choose from the drop-down menu whose expense report you are initiating.
The generated report will soon appear in your CostPocket application.
You can take photos or add expense documents from the gallery.
You can send an employee's expense documents to CostPocket by email. It is mandatory to add the report identifier (à la D8HSY9) into the subject line.
Remember that PDF cannot have several invoices in a row in one file, the service agreement stipulates that each invoice is in a separate PDF.
Remember that the long check must be cut so that it fits in the picture, read more at Kuidas pildistada pikka tšekki / Submitting very long receipts
Remember that the instant payment receipt attached to the expense document must be folded behind the check during taking the photo of the check. CostPocket accepts the payment receipt attached to the expense document only if it follows the original document.
When expence document has arrived to the report, organize the report data (first step in the progress bar under the title) according to the agreements in your unit.
As Assistant Manager you can
organize all the details of the report, move on with the “Next” button
see and, if necessary, organize the members of the confirmation circle, move on with the "Next" button
in the summary view, review the entire report again and press the "Send report for presentation to the employee" button
If you don't think it is necessary to go through all the stages of organizing the report, you can forward the report back to the employee. When referring, you can use the justification field to inform the employee.
You can comment on the report even if the report has any status. It doesn’t have to be forwarded to you. As an Assistant Manager, you can see the details of the employee's report by clicking on the “View”. At the end of the detail view of the report there is a functionality to save a comment.
Juhiabina liigud aruandes samamoodi nagu töötaja - läbi kolme etapi.
Ühestki etapist üle hüpata ei saa. Igas etapis saab teha konkreetse info korrastamist: 1) detailid, 2) kinnitusring, 3) töötajale esitamiseks saatmine.
As an Assistant Manager, you move through the report in the same way as an employee - through three stages.
It is not possible to skip any stage. At each stage you can organize specific information: 1) details, 2) confirmation circle, 3) sending to the employee for presentation.
Majanduskulu eest vastutab töötaja ja majanduskulude aruande saab esitada ainult töötaja
The employee is responsible for the economic expense, and only the employee can submit the economic expense report
Aruande suunamine / Forwarding report
Selgita töötajale, et
suunamise eesmärk on aruande info kontrollimine ja täiendamine
töötaja suunab aruande juhiabile juhul, kui ta vajab lisainfot (mis finantsallikas lisada, kas originaaldokument on õige, kas vajalikud manused on üles laaditud)
Suunamine ei ole kinnitamisele saatmine!
Vajutades töönupule “Suuna aruanne” ilmub vorm, milles leia sobiv isik, kellele aruande suunad – rippmenüüs ilmuvad töötaja või oma üksuse teiste juhiabide nimed.
Aruande tagasi või edasi suunamisel lisa selgitus, mida saaja peab teadma või tegema.
Explain to the employee that
the purpose of the referral is to check and supplement the information in the report
the employee forwards the report to the assistant manager if he needs additional information (which financial source to include, whether the original document is correct, whether the necessary attachments have been uploaded)
Forwarding is not sending for approval!
By clicking the "Forward report" button, a form will appear in which you can find the appropriate person to whom you are forwarding the report - the names of the employee or other assistant managers in your unit will appear in the drop-down menu.
When forwarding, add an explanation of what the recipient needs to know or do.
Kinnitusringi muutmine / Changing the approvements
Kinnitusring tekib aruande kuluridadele valitud finatsallikatest lähtuvalt.
Juhiabina on sul vajadusel õigus vahetada, muuta või lisada aruande kinnitusringi liikmeid.
Vajad seda funktionaalsust juhul, kui kinnitust andev töötaja on puhkusel või pikas lähetuses ja töökeskkondadele ligipääs piiratud. Kui finantsallika kooskõlastaja, käsutaja või allkirjaõiguslik isik on kedagi teadaolevalt volitanud, siis juhiabina saad vastavad muudatused kinnitusringi teha.
As an Assistant Manager, if necessary, you have the right to change the approvements of the report.
The approvement workflow is created based on the funding sources selected for the expense rows of the report.
If the report is waiting for the approval of the Coordinator, Officer or Signatory in the workflow, and as an Assistant Manager you know that someone will replace him according to the agreements in the unit, you can change the approvement workflow.
brauser?? delta, maj_kul avab edge’i?? milline update seda tegi?
Hea teada / Read more
Vaata siseportaali majanduskulude moodulis kasutatavaid mõisteid Majanduskulude aruanne ja dokumendid / Expense report and documents
See the terms used in the expense module Majanduskulude aruanne ja dokumendid / Expense report and documents