Sisu on ligipääsetav viiele toimetajale
Sissejuhatus / Introduction
Vaata siseportaali majanduskulude moodulis kasutatavaid mõisteid Majanduskulude aruanne ja dokumendid / Expense report and documents
See the terms used in the expense module Majanduskulude aruanne ja dokumendid / Expense report and documents
Aruande tegemine töötajale / Preparing a report for the employee
Juhiabina saad algatada majanduskuluaruande töötajale.
Üks töötaja (juhiabi rollita) teise töötaja eest majanduskuluaruannet teha ja esitada ei saa.
Ava JuhiTaltech.
Klõpsa töötajate majanduskulude kaardil töönupule “Loo aruanne”. Kui liikusid JuhiTaltech majanduskulude kaardilt töölingiga “Vaata kõiki aruandeid” kohe töötajate majanduskulude üldvaatesse, siis ka selles vaates on üleval paremal töönupp “Loo aruanne”.
Sisesta aruande pealkiri ning vali rippmenüüst, kelle majanduskuluaruande algatad.
Loodud aruanne ilmub peagi Sinu CostPocketi rakendusse. Saad pildistada või lisada galeriist kuludokumendid.
Korrasta töötaja aruande andmed (pealkirja all edenemisribal esimene etapp) vastavalt oma üksuses olevatele kokkulepetele.
Aruande saad suunata töötajale ka enne kinnitusringi moodustumist. Kinnitusringi saad üle kontrollida, liikudes edasi kooskõlastajate etappi (pealkirja all edenemisribal teine etapp). Juhiabina on Sul õigus kinnitusringis olevaid isikuid (kooskõlastaja, finantsallika käsutaja, allkirjastaja) vastavalt vajadusele ja kokkulepetele muuta, samuti lisada täiendavaid kooskõlastajaid.
Kokkuvõttevaates (pealkirja all edenemisribal kolmas etapp) saad kogu aruande veelkord üle vaadata ning saata töötajale esitamiseks.
As an assistant manager, you can initiate an expense report for an employee.
One employee (without the role of Assistant Manager) cannot prepare and submit an expense report for another employee.
Open Manager’s Taltech.
Click on the "Create report" button on the economic expenses map of employees. If you are already in the general view of employees' expenses, there is also a "Create report" button in the upper right corner of this view.
Enter the title of the report and choose from the drop-down menu whose expense report you are initiating.
The generated report will soon appear in your CostPocket application. You can take photos or add expense documents from the gallery.
Organize the report data (first step in the progress bar under the title) according to the agreements in your unit.
You can send the report to the employee even before the confirmation circle is formed; if you want to check the confirmation circle, move on to the coordinators stage (second stage in the progress bar under the title). As a manager, you have the right to change the persons in the approval circle (coordinator, financial source manager, signatory) according to the need and agreements, as well as to add additional coordinators.
In the summary view (third stage in the progress bar under the title) you can review the entire report again and send it to the employee for submission.
Ka töötaja näeb aruannet läbi edenemisriba kolme etapi. See on vajalik selleks, et ta saaks oma arvutist lisada kuludokumendi juurde kuuluvaid lisasid või muuta aruannet vastavalt sellele, milliseid suuniseid jagad töötajale aruande suunamisel põhjenduse väljal.
Majanduskulu tegemine on töötaja vastutusel, seega majanduskuluaruannet saab lõplikult esitada ainult töötaja ise.
The employee also sees the report through the three stages of the progress bar. This is necessary so that he can add appendices to the expense document from his computer or change the report according to the instructions you give to the employee in the explanation field when forwarding the report.
Making economic expenses is the responsibility of the employee, so only the employee himself can submit the economic expense report.
Aruande suunamine / Forwarding report
Vajutades töönupule “Suuna aruanne” ilmub vorm, milles leia sobiv isik, kellele aruande suunad – rippmenüüs ilmuvad töötaja või oma üksuse teiste juhiabide nimed.
Suunamisel lisa selgitus, mida saaja peab teadma või tegema.
koosolekult:
suunamise eesmärk on aruande info kontrollimine ja täiendamine. Pärast info lisamist suunatakse aruanne tagasi töötaja lauale aruande esitamiseks
Suunamine ei ole kinnitamisele saatmine
toimub juhul kui töötaja vajab lisainfot (mis finantsallikas lisada, kas originaaldokument on õige, kas vajalikud manused on üles laaditud)
pic?
pic2 või link, kuidas esitab töötaja
By clicking the "Forward report" button, a form will appear in which you can find the appropriate person to whom you are forwarding the report - the names of the employee or other assistant managers in your unit will appear in the drop-down menu.
When forwarding, add an explanation of what the recipient needs to know or do.
Kinnitusringi muutmine / Changing the approvements
Juhiabina on sul vajadusel õigus vahetada, muuta või lisada aruande kinnitusringi liikmeid
nt juhul kui kinnitust andev töötaja on puhkusel või pikas lähetuses, kus tööülesannetel ligipääs on piiratud…
brauser?? delta, maj_kul avab edge’i?? milline update seda tegi?
Kinnitusring tekib aruande kuluridadele valitud finatsallikatest lähtuvalt.
Kui aruanne seisab kinnitusringis oleva kooskõlastaja, käsutaja või allkirjastaja kinnitamise ootel, kuid juhiabina tead, et teda vastavalt üksuses kehtivatele kokkulepetele keegi asendab, saad kinnitusringi muuta.
As an Assistant Manager, if necessary, you have the right to change the approvements of the report.
The approvement workflow is created based on the funding sources selected for the expense rows of the report.
If the report is waiting for the approval of the Coordinator, Officer or Signatory in the workflow, and as an Assistant Manager you know that someone will replace him according to the agreements in the unit, you can change the approvement workflow.