Microsoft teams on ühistöövahend mis ühendab endas vestluse (instant messaging), videokõned, failide jagamise ja võimaldab luua laua eraldi töölaua, et kõik grupitööks vajalik info koondada

Microsoft Teams is a collaborative work tool that combines chat (instant messaging), video calls, file sharing and allows you to create a separate desk to gather all the information needed for group work.

Kasutuselevõtt

Isiklikus arvutis: Teamsi saab kasutada veebiliidese kaudu https://teams.microsoft.com/, aga IT osakond soovitab laadida arvutisse Teamsi klientprogrammi siit: https://teams.microsoft.com/downloads  
Tähelepanu! klientprogramm on saadaval windows ja OSX operatsioonidega arvutitele. Linux operatsioonisüsteemile on klientprogramm alles "preview" ning ei pruugi täielikult töötada.

IT osakonna poolt hallatavas arvutis: on klientprogramm juba eelinstalleeritud või saab selle laadida töölaual (desktopil) oleva "software center"  rakenduse abil. Saab kasutada ka veebiliidese https://teams.microsoft.com kaudu.

Nutiseadmesse: saab teamsi laadida tootja rakenduste poest, otsides märksõna "Microsoft teams"

Start using Teams

On a personal computer: Teams can be used via the web interface https://teams.microsoft.com/, but the IT department recommends that you download the Teams client program on your computer from here: https://teams.microsoft.com/downloads

Attention! The client program is available for computers with Windows and OSX operating systems. For the Linux operating system, the client program is still a "preview" and may not be fully functional.

On a computer managed by the IT department: the client program is already pre-installed or can be loaded using the "software center" application on the desktop. Can also be used via the web interface https://teams.microsoft.com.

On a smart device: Teams can be downloaded from the manufacturer's app store by searching for "Microsoft teams"

Sisse logimine

Teamsi saab logida Uni-ID kontoga

Põhinuppude funktsioonid

• Activity – Koondab kõik teavitused: uued postitused, mainimised, ülesanded ja muud olulised sündmused.

• Chat – Kiirsuhtluse (instant messaging) vaade, kus näete kõiki oma vestlusi.

• Teams – Kuvab kõik koostöögrupid, mille liige olete. Siit saate luua ka uusi gruppe ja kutsuda liikmeid liituma.

• Calendar – Teie isiklik kalender koos planeeritud sündmuste ja koosolekutega.

• Calls – Võimaldab teha hääl- ja videokõnesid kolleegidega.

• Files – Kuvab hiljuti töödeldud failid ning kõik failid, mis olete oma OneDrive’i pilvekettale üles laadinud.

Logging in

You can use your Uni-ID account to log into Teams

Main Button Functions:

• Activity – Collects all notifications: new posts, mentions, tasks, and other important updates.

• Chat – Overview of your instant messaging conversations.

• Teams – Displays all the collaboration groups you are a member of. You can also create new groups and invite members here.

• Calendar – Your personal calendar with scheduled events and meetings.

• Calls – Allows you to make voice and video calls with colleagues.

• Files – Shows the files you’ve recently worked on and all files uploaded to your OneDrive cloud storage.

Töökeskkonna seadistamine

1. Vajutage oma profiilipildile, mis asub rakenduse paremas ülanurgas.

Image Removed

2. Valige "Settings". Siin saate:

   • Muuta Teamsi kujundust

   • Hallata teavitusi

   • Määrata keele

   • Valida heliseadmeid kõnede jaoks

   • Kohandada muid seadeid vastavalt oma vajadustele

Setting Up Your Work Environment

1. Click on your profile picture in the top right corner of the application.

Image Removed

2. Select "Settings". From here, you can:

   • Change the Teams theme

   • Manage notifications

   • Set the language

   • Choose audio devices for calls

   • Customize other settings to suit your needs

Vestluses (chat) osalemine

• Juhised leiate Microsofti juhendite baasis: https://support.office.com/et-ee/article/chat-in-microsoft-teams-f3a917cb-1a83-42b2-a097-0678298703bb?ui=en-US&rs=en-US&ad=US#ID0EAACAAA=Basics

• Ülevaatlikud ingliskeelsed videod on kättesaadavad siit videoarhiivist: https://support.office.com/en-us/article/microsoft-teams-video-training-4f108e54-240b-4351-8084-b1089f0d21d7

Participating in a Chat

• Instructions can be found in the Microsoft documentation base: https://support.office.com/et-ee/article/chat-in-microsoft-teams-f3a917cb-1a83-42b2-a097-0678298703bb?ui=en-US&rs=en-US&ad=US#ID0EAACAAA=Basics

• Comprehensive English-language videos are available in this video library: https://support.office.com/en-us/article/microsoft-teams-video-training-4f108e54-240b-4351-8084-b1089f0d21d7

Videokõnes ja -koosolekul osalemine

Üldjuhendid on leitavad https://support.office.com/et-ee/article/meetings-and-calls-d92432d5-dd0f-4d17-8f69-06096b6b48a8?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Ülevaatlikud ingliskeelsed videod on leitavad siit https://support.office.com/en-us/article/microsoft-teams-video-training-4f108e54-240b-4351-8084-b1089f0d21d7

Participating in a video call and meeting

General instructions can be found in the https://support.microsoft.com/en-us/office/meetings-and-calls-in-microsoft-teams-d92432d5-dd0f-4d17-8f69-06096b6b48a8?ui=et-ee&rs=et-ee&ad=ee

In-depth videos in English can be found here in the https://support.office.com/en-us/article/microsoft-teams-video-training-4f108e54-240b-4351-8084-b1089f0d21d7  

Koosoleku organiseerimine

Koosoleku organiseerimine Microsoft Teamsis

1. Avage Outlook ja looge kalendrikutse, samamoodi nagu tavapärase koosoleku korral.

2. Valige koosoleku aeg, osalejad ja muu vajalik teave.

3. Klõpsake kutseaknas nupule "Teams Meeting".

5. Kutse sisusse lisatakse automaatselt link, millega saab liituda veebikoosolekuga.

6. Saatke kutse välja. Koosolek on nüüd loodud!

Organizing a Meeting in Microsoft Teams

1. Open Outlook and create a calendar invite just like you would for a regular meeting.

2. Select the meeting time, participants, and any other necessary details.

3. Click the "Teams Meeting" button in the invitation window.

4. A link to join the online meeting will automatically appear in the invite.

5. Send the invitation. Your meeting is now set!

Videokoosolekuga liitumine

1. Tähelepanu! Ühendage oma kõrvaklapid või heliseadmed enne videokoosoleku alustamist.

2. Videokoosolekuga liitumiseks avage vastav kalendrisündmus.

3. Kui sündmus sisaldab videokoosoleku linki, klõpsake sellel.

4. Avaneb kas veebibrauser või Teamsi töölauarakendus. Järgige ekraanil kuvatavaid juhiseid ja valige, kas soovite osaleda veebirakenduse või töölauarakenduse kaudu.

5. Teamsi avanedes valige, kas soovite edastada oma kaamerapilti ja heli. Vaikimisi võivad mõlemad olla sisse lülitatud.

Image Removed

6. Kui olete valikud teinud, vajutage "Join now", et liituda koosolekuga. Nüüd peaksid teised teid kuulma.

Joining a Video Meeting

1. Attention! Connect your headphones or audio devices before starting the video meeting.

2. To join the video meeting, open the corresponding calendar event.

3. If the event includes a video meeting link, click on it.

4. This will open either a web browser or the Teams desktop app. Follow the on-screen instructions and choose whether to join via the web app or desktop app.

5. When Teams opens, select whether you want to enable your camera and microphone. By default, both might be turned on.

Image Removed

6. Once your selections are made, click "Join now" to join the meeting. Others should now be able to hear you..

Probleemid heliga

Heliseadete muutmine kõne ajal

1. Kõne ajal vajutage ekraani keskel olevale tööriistaribale ja valige "Show device settings".

Image Removed

2. Avaneb seadete aken, kus saate rippmenüüst valida erinevate heliseadmete vahel.

3. Proovige vajadusel seadmeid vahetada, veenduge, et arvuti heli pole vaigistatud, ning kontrollige, kas mikrofon töötab ja heli on tuvastatud.

Adjusting Audio Settings During a Call

1. During the call, click on the toolbar in the middle of the screen and select "Show device settings".

Image Removed

2. A settings window will open, allowing you to select available audio devices from the dropdown menu.

Image Added

3. Try switching devices if necessary, check if the computer sound is not muted, and confirm that the microphone is being detected.

Koosoleku salvestuse asukoht

Alates <sisesta kuupäev> muutub Microsoft Teamsi koosoleku salvestuste asukoht. Uueks asukohaks on OneDrive.

Koosoleku, mis toimub otse inimeste vahel, salvestus läheb otse salvestaja OneDrive'i.

Koosoleku, mis on kokku kutsutud konkreetse töörühma kontekstis, salvestus läheb selle töörühma OneDrive'i.

Mõlemal puhul on asukohaks OneDrive failide all olev kataloog "Recordings".

Location of the meeting recording

From <insert date>, the location of Microsoft Teams meeting recordings will change. The new location is OneDrive.

The recording of a meeting that takes place face-to-face goes directly to the recorder's OneDrive.

The recording of a meeting convened in the context of a specific workgroup goes to that workgroup's OneDrive.

In both cases, the location is the "Recordings" folder under OneDrive files.

Teams-i ühiskasutusese failide ja kataloogide haldus

MS Teams Teamsis on grupp kasutajaid, kelle jaoks eraldatakse pilveketta ruumikellele eraldatakse ühine pilveruum, mida nad saavad hallata ning kasutada Sharepoint või Teams ja kasutada nii SharePointis kui ka Teamsi keskkonnas.Ühiskasutuses või jagatud failide kasutamisel on oluline eelistada nende kasutamist online keskkonnas.
Viimane võimaldab ka reaalajas sama faili muutmist mitme kasutaja poolt korraga

Failide ühiskasutusel või jagamisel on soovitatav neid eelistatult avada ja kasutada otse veebikeskkonnas. See võimaldab mitmel kasutajal korraga reaalajas sama faili muuta, tagades sujuva ja efektiivse koostöö.

Management of Teams shared files and folders

In MS Teams is , a group of users who are is allocated shared cloud disk space storage that they can manage and use in a Sharepoint or access through either SharePoint or the Teams environment.

When using shared files, it is important to prefer using them in an it’s recommended to work with them directly in the online environment. The latter also allows This allows multiple users to change edit the same file simultaneously in real-time, ensuring smooth and efficient collaboration.

Failide kasutamine

Teamsi keskkonnas

Faili leiate Teams-is Channel-is Teamsis vastava kanali (General või muu töögrupi jaoks loodud channel-is)

Image Removed

kanal) alt.

• Edit in Teams

• – avab faili

• veebiversiooni otse Teamsi aknas.

• Open in app

• – avab faili teie arvutis oleva

• rakendusega.

• Open in browser

• – avab

• faili veebibrauseris eraldi lehel online

Avades faili Teams-i keskkonnas, siis Teie ja Teiste muudatused kajastuvad reaalajas ehk saate koos luua sisu ning täiendada teineteist reaalajas.
Primaarse online koopia kasutamine hoiab ära erinevate versioonide tekke ühest ja samast alusdokumendist.

• -versioonina.

Faili avamisel Teamsi keskkonnas kuvatakse nii teie kui ka teiste kasutajate muudatused reaalajas, mis võimaldab ühiselt sisu luua ja täiendada. Online-koopia kasutamine vähendab versioonide tekkimise riski, tagades, et kõik töötavad sama alusdokumendi peal.

Samuti saate kopeerida faili asukoha lingi ning edastada seda Chat ja jagada seda teiste kasutajatega läbi chati või e-mailiga teistele kasutajatele, kellel on juurdepääsu õigus.
Juurdepääsu õigus on kõigil Teams-i liikmetel või kellega on seda faili või kataloogi, milles fail asub jagatud.
Copy link tekitab automaatselt juurdepääsu õiguse, mida peab haldama pop-up akna allservas posti. Juurdepääsuõigus on kõigil Teamsi liikmetel või neil, kellega fail või selle kaust on jagatud. Copy link loob automaatselt jagamisõiguse, mida saate hallata pop-up aknas olevast rippmenüüst.

• Open in

• SharePoint – avab failide kogu SharePointi veebikeskkonnas, võimaldades haldamist väljaspool Teamsi.

Working with Files in Teams

You can find the file in the Channel in appropriate Teams channel (General or another channel created for the work groupworkgroup).

Image Removed

• Edit in Teams

• – opens the file’s online version

• directly in the Teams window.

• Open in app

• – opens the file with

• the application installed on your computer.

• Open in browser

• – opens the

• file in a separate

• tab in the

• web browser.

When you open a file in the Teams environment, your changes made by you and others ' changes are reflected in real-time, that is, you can create content together and complement each other in real time.Using a primary online copy prevents the creation of different allowing collaborative content creation and updates. Using the primary online version helps prevent the creation of multiple versions of the same basic document.

In additionAdditionally, you can copy the link of the file's location link and forward share it with others via Chat or e-mail to other users who have access rights. All Teams members have access rights or share the file or directory in which the file is located.Copy link automatically generates an access right that must be managed from the drop-down chat or email. Access rights are automatically granted to all Teams members or anyone with whom the file or folder has been shared. Copy link automatically generates a sharing permission, which you can manage via the dropdown menu at the bottom of the pop-up window.

• Open in

• SharePoint – opens the

• document library in SharePoint online, allowing management outside of Teams.

Failide kasutamine SharePointi online

-

keskkonnas

Faili leiate Sharepoint online SharePoint Online keskkonnas Dokumentide kogust Channel-i nimelisest kataloogist  , mis asub vastava kanali (General või muu töögrupi jaoks loodud channel-i kataloog)

Image Removed

kanali) nimelises kaustas.

Lisaks Failide failide vaatamisele ja muutmisele saab Sharepoint-is: hallata juurdepääsu õiguseid, seirata kasutust,
taastada eelneva kuupäeva versiooni, taastada redigeerimisele võimaldab SharePoint:

• Hallata juurdepääsuõigusi

• Jälgida failide kasutust

• Taastada varasemaid versioone

• Taastada kustutatud faile kuni 30 päeva

• jooksul

• Sünkroniseerida faile oma arvutisse

• Alla- ja üleslaadida faile

• Edasijõudnud kasutajatele on saadaval ka Automate

• funktsioon.

NB! Paljusid enamlevinud failitüüpe saab käidelda online keskkonnas - Enamik levinud failitüüpe, nagu Word, Excel, PowerPoint, PDF, mp4...
online versioonis primaarse koopia kasutamine hoiab ära võimalikud salvestamise ja käideldavuse probleemid

TIP Sync funktsionaalsust Sharepoint-is või Always keep in this device kasutada harva ja põhjendatud juhtudel

ja mp4, saab avada ja töödelda otse veebikeskkonnas. Online-versiooni kasutamine esmase koopiana aitab vältida salvestamise ja ligipääsu probleeme.

Working with Files in SharePoint Online

You can find the file in the Sharepoint online environment in the Documents collection in the Channel directory Documents library within the directory named after the appropriate channel (General or another workgroup channel directory created for the work group)

Image Removed

) in SharePoint Online.

In addition to viewing and editing files, in Sharepoint SharePoint allows you canto: manage access rights, monitor usage,restore the version of the previous date, restore deleted files

• Manage access permissions

• Track file usage

• Restore previous versions

• Recover deleted files for up to 30 days

• Sync files to

• your computer

• Download and upload files

• Advanced users can also

• utilize the Automate

• feature.

NBNote! Many Most common file types can be handled online - , such as Word, Excel, PowerPoint, PDF, and mp4...using a primary copy in , can be handled directly in the online environment. Using the online version prevents potential storage and availability problems

TIP Sync functionality in Sharepoint or Always keep in this device should be used rarely and in justified cases

Juurdepääsuõiguste haldamine Sharepoint online keskkonnas

Juurdepääsu õigus on kõigil Teams-i liikmetel või kellega on seda faili või kataloogi, milles fail asub jagatud.
Teams-i liikmetel on kogu Teams-i Dokumendi kogule juurdepääs.
Lisades kasutaja Teams-i liikmeks (Omanik/Owner saab lisada) jagate kogu Dokumentide kogu (va automaatselt hallatud Teams-id).

Access rights management in the Sharepoint online environment

All Teams members or anyone with whom the file or directory in which the file is located has access rights.

Teams members have access to the entire Teams Document collection.

By adding a user as a member of Teams (Owner can add), you share the entire Document collection (except automatically managed Teams).

Share  ja Copy link funktsionaalsus

Piiratud juurdepääsu saab jagada konkreetsele failile või kataloogile koos alamkataloogidele.

Piiratud juurdepääs võib olla erineva tasemega või ajalise piiranguga - isikutele või gruppidele

Image Removed

Image Removed

Share  ja Copy link funktsionaalsus

Restricted access can be shared to a specific file or directory with subdirectories.

Restricted access can be of different levels or time limits - for individuals or groups

Image Removed

Image Removed

Töögrupi (Tiimi) rakendamine

Juhendid on leitavad Microsofti juhendite baasis

Üldjuhendid on leitavad Microsofti juhendite baasis (inglise keeles)

Implementation of the working group (Team).

Instructions can be found in the Microsoft manuals database

General instructions can be found in the Microsoft manuals database

Mida veel Teamsis teha saab?

Fantaasiat rakendades on piirid kaugel. Kogu juhendite baas asub Microsofti lehel

Võimalustest saab ülevaate erinevatest videotest ja nende teostamisel aitab IT osakond.

https://www.microsoft.com/en-us/videoplayer/embed/RWeqWC?pid=ocpVideo0-innerdiv-oneplayer&postJsllMsg=true&maskLevel=20&market=en-us

https://www.youtube.com/watch?v=NcbQ2UK69Tc  

What else can you do in Teams?

When you apply your imagination, the limits are far. The entire guide base is located Microsofti web page

You can get an overview of the possibilities in various videos, and the IT department helps in their implementation.

https://www.microsoft.com/en-us/videoplayer/embed/RWeqWC?pid=ocpVideo0-innerdiv-oneplayer&postJsllMsg=true&maskLevel=20&market=en-usas the primary copy helps avoid potential saving and accessibility issues.

Juurdepääsuõiguste haldamine SharePoint Online keskkonnas

Kõigil Teamsi liikmetel on automaatselt juurdepääs failidele ja kataloogidele, mis asuvad Teamsi Dokumentide kogus. Juurdepääsu õigused on kehtestatud kogu tiimi tasemel, mis tähendab, et kõik Teamsi liikmed saavad kasutada ja hallata kõiki faile selles kogus.

Kui lisate kasutaja Teamsi liikmeks (lisamisõigus on ainult omanikel), jagate temaga automaatselt juurdepääsu kogu Dokumentide kogule, v.a teatud automaatselt hallatud Teamsi osad.

Kui soovite jagada ainult konkreetset faili või kausta, on võimalik hallata juurdepääsu SharePointi kaudu, määrates õigused eraldi failidele või kataloogidele vastavalt vajadusele.

Managing Access Permissions in SharePoint Online

All Teams members automatically have access to the files and folders stored in the Teams Document Library. Access rights are applied at the team level, meaning that all members can view and manage files within this library.

When a user is added as a member of the Teams group (only owners have the right to add members), they automatically gain access to the entire Document Library, except for certain automatically managed parts of Teams.

If you wish to share only a specific file or folder, you can manage access directly in SharePoint, assigning permissions to individual files or directories as needed.

Share ja Copy link funktsionaalsus

SharePointis ja Teamsis saate jagada konkreetset faili või kausta (ka alamkaustasid) kindlatele isikutele või gruppidele, määrates juurdepääsuks sobivad õigused ja vajadusel ka ajalised piirangud.

• Share funktsioon võimaldab jagada linki kindlatele kasutajatele, määrates neile täpsed õigused (vaatamine või muutmine).

• Copy link funktsioon loob jagatava lingi, mille juurdepääsuseadistusi saate kohandada vastavalt vajadusele.

Lingitüübid:

• Anyone with the link – Linki saab kasutada igaüks, ka mitte-autenditud kasutajad (vähem turvaline).

• People in TalTech with the link – Linki saavad kasutada kõik TalTechi kontoomanikud (autenditud).

• People with existing access – Ainult need kasutajad, kellel juba on juurdepääs (autenditud).

• Specific people – Link on saadaval ainult konkreetsetele isikutele, kelle e-posti aadressid on määratud (autenditud).

Õigustasemete valikud:

• Can edit – Lubab kasutajal faile ja kaustu muuta või kustutada.

• Can view – Annab ainult vaatamisõiguse.

Teile jagatud faile ja kaustu näete OneDrive veebikeskkonnas jaotisest Shared with me või grupi tasemel jagatud faile ja kaustu SharePoint Online keskkonnas jaotisest Shared with us.

NB! Kõik grupi liikmed saavad faile jagada, kuid jagamisi saab hallata ja tühistada SharePointis menüüpunktist Manage Access. Grupi liikmete lisamist ja eemaldamist saavad teha ainult omaniku staatusega kasutajad (Owner).

NIPP:

• Looge järjehoidjad sageli kasutatavate dokumentide kogude jaoks.

• Lisage jagatud kaustade nimedesse viited sellele, kellele kaust on jagatud, et lihtsustada haldamist.

• https://www.youtube.com/watch?v=QLDzmXn9yAY

• https://www.youtube.com/watch?v=GHzWVjwNH1s

Share and Copy link functionality

In SharePoint and Teams, you can share specific files or folders (including subfolders) with individuals or groups, assigning appropriate access permissions and setting time limits if necessary.

• The Share feature allows you to share a link with specific users and define precise permissions (view or edit).

• The Copy link feature generates a shareable link, with access settings customizable as needed.

Link types:

• Anyone with the link – Anyone can use the link, including non-authenticated users (less secure).

• People in TalTech with the link – All TalTech account holders can use the link (authenticated).

• People with existing access – Only those who already have access can use the link (authenticated).

• Specific people – The link is available only to specific individuals whose email addresses are specified (authenticated).

Permission levels:

• Can edit – Allows users to modify or delete files and folders.

• Can view – Grants view-only access.

Files and folders shared with you can be accessed in OneDrive under Shared with me, while group-level shared content is available in SharePoint Online under Shared with us.

Note: All group members can share files, but sharing can be managed or revoked in SharePoint under Manage Access. Only users with owner status (Owner) can add or remove group members.

TIP:

• Bookmark frequently used document libraries in your web browser.

• Include a reference in shared folder names indicating to whom the folder is shared, to simplify management.

• https://www.youtube.com/watch?v=QLDzmXn9yAY

• https://www.youtube.com/watch?v=

• GHzWVjwNH1s

MS Stream loengu salvestuse juurdepääsu õiguste seadistamine

Loengu salvestust juurdepääsu õiguste seadistamine.

Image Removed

MS Stream lecture recording permissions

How to change lecture recording permissions.

Image Removed

Juurdepääsu õigus on võimalik muuta lehel salvestuse juurdepääsu õigusi saate muuta järgmiselt:

1. Minge lehele https://web.microsoftstream.com

Valida tuleb My content -> Videos

Image Removed

1. ja logige sisse oma Uni-ID@ttu.ee ning Uni-ID parooliga.

2. Valige My content -> Videos, et näha kõiki teie poolt üles laetud videoid.

Image Added

3. Valige video, mille juurdepääsu õigusi soovite muuta.

Image Added

Image Added

4. Juurdepääsu valikud:

   • Terve ülikool – video on nähtav kõigile ülikooli töötajatele ja tudengitele.

   • Määratud kasutajad – jagage video konkreetsetele kasutajatele, määrates nende e-posti aadressid.

   • Terve MS Teams grupp – jagage video kogu MS Teams grupiga.

Setting MS Stream Lecture Recording Permissions

To change the access rights for your lecture recordings:

1. Go to https://web.microsoftstream.com

1. and sign in with your Uni-ID@ttu.ee and

1. Uni-ID password.

1. Navigate to My content -> Videos

Image Removed

Video vaatamis õiguste muutmist saab teha järgnevalt.

Valida soovitud video.

Image Removed

Image Removed

Ligipääs valikud:Terve ülikool ,määratud kasutajad või terve MS Teams grupp.

You can change your video viewing rights as follows.

Select the desired video.

Image Removed

Image Removed

1. to view your uploaded videos.

Image Added

3. Select the video whose access permissions you want to modify.

Image Added

Image Added

4. Access options:

   • Whole university

4. • – the video will be visible to all university staff and students.

   • Designated users – share the video with specific individuals by entering their email addresses.

   • Entire MS Teams group – share the video with an entire MS Teams group.