Uurimisrühma andmete haldamise juhend (EST)

1. Üldised reeglid

Uurimisrühmade (edaspidi tekstis lihtsalt „Rühm“) LIST-i haldab/arendab teadusosakond.

Uurimisrühmade listi rakendus asub aadressil:

https://livettu.sharepoint.com/sites/TA_uurimisryhmad/Lists/Uurimisrhmad/AllItems.aspx

Rühmade andmed on nähtavad kõigile ülikooli liikmetele.

Selleks, et filtreerida välja oma instituudi uurimisrühmi, tuleb panna tabelis Instituut veerule vastav filter

Open

Kui salvestada filtreeritud tabeli aadress veebilehitseja järjehoidjasse, siis filtrid säiluvad  järjehoidjas!

Igal struktuuriüksusel on määratud rühmade koosseisude ajakohasena hoidmiseks kindel töötaja (edaspidi tekstis „Admin“, vastavalt juhi otsusele võib neid olla ka mitu), kellel on süsteemis õigused konkreetse str.üksuse kõigi rühmade andmeid muuta (lisada uusi, muuta olemasolevate andmeid).

Rühmade andmeid saab muuta jooksvalt kogu aasta vältel.

Rühma/selle koosseisu registreerimine loetakse lõpetatuks peale andmete kinnitamist str.üksuse juhi poolt.

2. Uue rühma loomine

 Uue uurimisrühma loomiseks tuleb valida +New

Open

Reeglina loovad rühma instituudi Admin või alustava rühma juht.

Uue rühma loomise õigused ei ole siiski süsteemis piiratud, st rühma loomist saavad alustada kõik ülikooli liikmed.

3. Uue liikme lisamine

Liikme lisamise õigused on ainult instituudi Adminil, rühma juhil ja str.üksuse juhil ja teadusosakonnal.

Olemasoleva uurimisrühma liikmeid näeb kui vajutada veerus Rühma liikmed vastava uurimisrühma real   lingile Vaata liikmeid

Uurimisrühma liikme lisamiseks tuleb vastava uurimisrühma real vajutada nuppu Lisa liige

ning selle järel avanenud aknas sisestada liikme isikukood (isikukoodi puudumisel sünniaeg) ja vajutada nuppu Run flow

Selle tulemusena luuakse uurimisrühmaga seotud uus liige. Liikme andmed tuleb üle vaadata ja täiendada! Selleks vali Vaata liikmeid ning seejärel vali uurimisrühma liikmete hulgast vastav liige ja muuda tema andmeid.

Rühma juht saab hallata ainult oma rühma/rühma liikmete andmeid.

Uut rühma on võimalik siduda varasema(te)ga. Kui on märgitud jah andmeväljale Kas uurimisrühm on seotud varasemaga, siis tuleb nähtavale andmeväli, kus saab otsida sidumiseks uurimisrühma. Juhul kui loodavat rühma on vaja siduda mõne teise str.üksuse rühmaga, tuleb abi küsida TO-töötajalt.

4. Olemasoleva rühma andmete muutmine

Kõigil peale TO töötajate on muutmise õigus ainult nendele kirjetele (nii uurimisrühmad kui liikmed), millega nad on seotud rühma juhina, Adminina või str.üksuse juhina. Liikmeid kustutada ei saa. See õigus on ainult vastaval TO töötajal.

Uurimisrühma andmete vaatamiseks tuleb vajutada kas uurimisrühma nimel või siis 2 korda uurimisrühma real  kohas kus pole linke.

 Uurimisrühma andmete muutmiseks tuleb kas vastav rida välja valida ja vajutada Edit 

või siis vaatamiseks avatud uurimisrühma andmete vormil vajutada Edit all.

Peale muudatuste tegemist tuleb muudatused salvestada vajutades nupule Save

Uue liikme lisamisel tuleb alati sisestada uus kirje! Varasema koosseisu jäädvustamise tagamiseks ei ole lubatud „üle kirjutada“ mõne lahkunud liikme andmeid. Rühmast lahkunud liikmel täidetakse rühmas osalemise lõpukuupäeva väli!

Kui muutub uurimisrühma juht, siis tuleb märkida liikmete hulgas uuele juhile andmeväljal Juht „Jah“ ning eelmisel juhil „Jah“ maha võtta.

Kui soovitakse muuta uurimisrühma nime, siis vana nimi kandub tekstiandmeväljale, kus on näha nimede ajalugu.

5. Uurimisrühma juhi ja liikmete muutmine

Uue liikme lisamisel tuleb talle andmeväljal Algus märkida alguskuupäev, millest alates isik on uurimisrühma liige.

Kui soovitakse muuta uurimisrühma juhti, siis tuleb uurimisrühma liikmete hulgas uuele juhile andmeväljal Juht märkida jah ning eelmisel juhil see jah maha võtta. Kui uut juhti pole veel liikmete hulgas, tuleb ta sinna kõigepealt lisada.

Kui keegi liikmetest lahkub uurimisrühmast, tuleb talle märkida andmeväljale Lõpp tema lahkumise kuupäev - selle võib ka ette märkida kui lahkumise kuupäev on teada.

Kui keegi liikmetest vahetab struktuuriüksust aga jääb uurmisrühma edasi, siis tuleb talle märkida lõpukuupäev andmeväljale Lõpp ning lisada ta uue liikmena, mille külge märgitakse uus struktuuriüksus. NB! ära vaheta struktuuriüksust senise liikme küljes, sest siis läheb kaduma ajalugu, et mis ajast mis ajani mingi liige oli mingis struktuuriüksuses.

NB ära vaheta uurimisrühma liikme küljes olevat isikut! Kui isik vahetatakse välja, siis märgi eelmisele isikult andmeväljale Lõpp lõppkuupäev ling lisa uus isik uue liikmena.

NB! Niikaua kuni uurimisrühma juht ei ole välja vahetatud, ei saa uus juht andmeid muuta! Juhi vahetumisel pead instituudi Admin kõigepealt teise liikme märkima juhuks, kes saab seejärel õigused ning saab hakata uurimisrühma andmeid muutma.

6. Andmete kinnitamine

Rühma andmete sisestaja (Admin või rühma juht) edastab rühma koosseisu kinnitamiseks vähemalt kord aastas, hiljemalt 1. novembril.  Kinnitamisele saatmiseks valib ta andmete muutmise vormil andmeväljal Struktuuriüksuse juhile kinnitamisele „Jah“ ja salvestab muudatuse. NB! Juba kinnitatud uurimisrühmadel, mille liikmetes ei ole peale kinnitamist muudatusi tehtud, ei ole see andmeväli nähtav, kuna nad ei vaja kinnitamisele saatmist!

Kinnitamiseks saadetud lingil avanevas nimekirjas on näha ainult liikmed, kes on vastaval aastal aktiivsed või kinnitamata (kui liige on varem kinnitatud ning talle on märgitud lahkumise aeg, mis on enne käesolevat aastat, siis seda liiget juhid kinnitamisel enam ei näe).

Rühma andmed kinnitab str.üksuse juht. Andmed tuleb kinnitada hiljemalt 30. novembriks. TO kasutab neid andmeid uurimisrühmade Atlase/passide koostamiseks ning SciVali ülikooli rühmade-põhise struktuuri loomiseks.

Juhul kui rühmas osaleb liikmeid teistest str.üksustest, kinnitab nende osaluse liikme lepingujärgse str.üksuse juht. Kaasatud instituudi juht ei saa kinnitamisteadet, kui tal on eelnevalt kinnitus vastavale liikmele juba antud (kinnituse märge varasemast ajast on Jah). Kaasatud instituudi juhil on aega kinnitamiseks maksimaalselt 14 kalendripäeva.

Kõigepealt läheb rühm kinnitamisele kõigile kaasatud instituutidele paralleelselt (kui need on olemas). Kui keegi neist kinnitust ei anna, siis ei lähe rühm ka enne vajaliku paranduse tegemist peamise str.üksuse juhile kinnitamiseks. Peamise struktuuriüksuse juhil on samuti 14 kalendripäeva aega kinnitamiseks.

Juhtidele tuleb teade, milles küsitakse kinnitust nii e-posti kui Teamsi kaudu.

Mittekinnitatud liiget str.üksuse töötaja kustutada ei saa. Kui ta rühma koosseisust välja jäetakse, tuleb sellest teavitada TO töötajat, kes kirje kustutab. Sel juhul saab rühma kinnitada juba ilma vastava liikmeta.

Kinnitajal on kinnitamisel võimalik lisada oma kommentaar. Tagasilükkamise puhul oleks soovitatav igal juhul kirjutada kommentaarina tagasilükkamise põhjus.

Kui kinnitamisele on kaasatud teised instituudid, siis peale vastava instituudi juhi kinnituse tegemist ilmuvad tema instituudist pärit rühma liikmetele märked Jah andmeväljale Kinnitatud teise juhi poolt ning andmete sisestamise vormi olevale väljale Kinnitatud ilmub kinnituse kohta kanne.

Need kanded võimaldavad vajadusel kinnitamise protsessi ajal ülevaadet saada, et kes on ära kinnitanud kes veel mitte.

Rühma koosseis saab kinnitatud peale seda, kui kõigi liikmete osalus on kinnitatud, st et ka kõigi teiste üksuste liikmetele on antud nende juhi kinnitus rühmas osalemiseks. Kinnitust tõendab rühma aktiivsete liikmete juures oleval väljal vastav märge (nt linnuke või „Jah“).

Teate kinnitamise tulemuse kohta saavad Admin, rühma juht ja TO kontaktisik.

Juhul kui peale kinnitamist rühma/mõne rühma liikme andmeid muudetakse või lisatakse uus isik, toimub kinnitamise protsess uuesti.

Üldise kinnitamise tulemusena (kõik on kinnitanud) tekib kõigi liikmete taga olevale väljale üldine kinnitus ning kogu uurimisrühma staatus on „Kinnitatud.“

Teade kinnitamise kohta saadetakse rühma juhile, Adminile, Teadusosakonnale.

7. Rühma tegevuse lõpetamine

Kui rühm lõpetab tegevuse varasemal kujul, märgib Admin ja/või rühma juht rühmale lõpukuupäeva. Kui lõpukuupäev möödub, muutub rühma staatus automaatselt Kehtetuks. Kõik liikmed, kellel lõpukuupäev puudub, saavad automaatselt lõpukuupäeva rühma lõpukuupäeva järgi. Str.üksuse juht saab teavituse, et rühma tegevus on märgitud lõpetatuks.

Rühma staatused süsteemis

• Sisestamisel – uus uurimisrühm on sisestamisel või olemasolevale kinnitatud uurimisrühmale on lisatud uusi liikmeid või vahetatud juhti. Selles staatuses on võimalik saata uurimisrühm kinnitamisele.

• Tagasilükatud – Instituudi juht või keegi juhtidest, kui liikmeid on mitmest instituudist, on kinnituse tagasi lükanud. Selles staatuses on võimalik saata uurimisrühm uuesti kinnitamisele.

• Kinnitatud – uurimisrühma praegune koosseis on kinnitatud.

• Kehtetu – uurimisrühma tegevus on lõppenud. Uurimisrühmale on märgitud lõpukuupäev ning see on möödunud.