Ürituskorralduse check-list

Ruumide broneerimine

Kas ruumi broneerimistaotlus on esitatud ja kas oled saanud kinnituse ruumi broneeringu kohta?

Kas külaliste arv on vastavuses ruumis lubatuga?

Kas broneerimisel on arvestatud ka ettevalmistus- ja koristusaega?

Kas ruumis on tarvis mööblit ümber paigutada?

Kas ruumid vajavad pärast sündmust koristusteenust ja kas see on tellitud?

Turvalisus ja ligipääs:

Kas korraldajal on ligipääs sündmuse toimumiskohta ja muudesse vajalikesse ruumidesse?

Kas vajate sündmusele turva- või meditsiinitöötajat ning kas see teenus on tellitud?

Kas soovite sündmusel kasutada tossumasinat ja kas see on turvatalitusega kooskõlastatud?

Kas soovite parklat broneerida ja kas see teenus on tellitud?

Kas kõik evakuatsiooniteed on vabad?

Kas sündmusel on erivajadustega inimesi ning kas ruum on neile ligipääsetav ja kasutatav?

Tehnilised küsimused:

Kas ruumis on kõik vajalik tehnika teie sündmuse õnnestumiseks olemas?

Kui vajate lisatehnikat ja tehnilist tuge, kas olete täitnud iseteeninduses tellimisvormi ja saanud vastuse?

Kas tehnilisteks ettevalmistusteks on planeeritud piisavalt aega?

Kas sündmuse programm ja detailne päevakava on tehnilise meeskonnaga läbi arutatud?

Inventarirent:

Kas olete soovitud inventari broneerinud ja kinnitava vastuse saanud?

Kas olete planeerinud piisavalt aega inventari transpordiks, paigalduseks, mahavõtmiseks jne?

Kas tellitud inventariga pääseb ürituse toimumiskohta?

Toitlustus:

Kas toitlustuspakkuja on selgunud ja tellimus kinnitatud?

Kas oled arvestanud külaliste toidueelistustega?

Kas on olemas ruumi asendiplaan ja see toitlustajale edastatud?

Kas ajakava on toitlustajale edastatud?

Kas toitlustajale on planeeritud ruum ettevalmistuste tegemiseks, nõude hoidmiseks jne?

Kas toitlustaja saabumise kellaaeg on kokku lepitud?

Kas on olemas plaan, mida teha ülejääva toiduga?

Kas toitlustajat on informeeritud, et ühekordseid nõusid ei tohi kasutada?

Kas kohapealse mööbli kasutamisel on sobivus toitlustuse pakkujaga läbi räägitud?

Kommunikatsioon:

Kas ürituse täpne toimumiskoht ja aeg on külalistele edastatud?

Kas ruum on sündmuse sihtgrupile lihtsasti leitav või vajab täiendavaid suunaviitasid?

Kas sündmuse toimumisest peaks teavitama kogu ülikooli (juhul kui see mõjutab ülikooli igapäevaelu)?

Üldine:

Kas üritus vastab keskkonnasõbralike ürituste heale tavale?

Kas üritusel võib tekkida jäätmeid, mis ei mahu kohalikesse prügikastidesse?

Kas tellitud inventari, tehnika jms-ga pääseb mugavalt ürituste toimumiskohta?

Kas teenusepakkujad teavad, kus toimumiskoht asub ja kuidas suurema inventariga sinna kõige mugavamalt pääseb?

Kas kõik teenused ja kaubad on tellitud vastavalt ülikooli eeskirjadele?

Kas teenuste pakkujatele on antud info, et arve tuleb esitada e-arvena, maksetähtaeg 14 päeva ja tellijana ürituse korraldaja arvel ära märkida, et arve jõuaks õige inimeseni?