3.4. Projekti dokumentide arhiveerimine

Projektile loodud kaustas peavad olema kõik projektiga seotud dokumendid, s.h. ürituste osalejate nimekirjad, tööajatabelid, lepingute koopiad jne. Elektroonseid dokumente, mis on registreeritud dokumendihaldussüsteemis ja seotud projekti lepinguga, ei ole vaja projekti kausta kopeerida.

Peale finantsallika jääkide katmist ja viimase toetuse laekumist, vaatab projektijuht või tema volitatud isik üle projektikausta sisu. Seejärel arhiveerib teadusosakonna töötaja projektikausta dokumendihaldussüsteemis. On ülioluline, et kõik projektiga seotud dokumendid oleksid ühes kohas ja kergesti leitavad, sest sõltuvalt rahastamismeetmest võib audit soovida dokumentide kontrolli kas 2 või 5 aastat peale viimase makse laekumist.

Arhiveeritud projektitoimikule saab õiguse ligipääsuks vajadusel anda teadusosakonnast volitatud töötaja. Selleks tuleb pöörduda e-maili aadressile Riina.Vilgats@taltech.ee või Marika.Lunden@taltech.ee

Projektitoimikut säilitatakse viimase makse laekumise aasta 31. detsembrist arvates viis aastat.