Microsoft Teamsi tiimi loomisel luuakse automaatselt ka Microsoft SharePointi sait, mis seotakse selle tiimiga. See SharePointi sait toimib failide hoidla, kus kõik tiimi liikmed saavad ühiselt dokumente salvestada, neile ligi pääseda ja neid jagada. Kuigi esmapilgul võib see tekitada segadust, miks failihaldusest räägime SharePointi juhiste all, on oluline mõista, et SharePoint on Teamsi failide taustsüsteem, pakkudes selliseid olulisi funktsioone nagu versioonihaldus, õiguste haldus ja failide jagamine. Seetõttu sisaldab igasugune juhis Teamsi koostöö kohta ka SharePointi puudutavaid juhiseid, kuna need kaks lahendust töötavad sujuvalt käsikäes.
1. Microsoft Teamsi loomine
1.1 Ava Microsoft Teams
Logi sisse Microsoft Teamsi veebilehele või ava Microsoft Teamsi rakendus.
Kasuta oma töökoha kontot (UNI-ID).
1.2 Uue tiimi loomine
Klõpsa vasakul asuvas menüüs nupule "Teams".
Vali ekraani allosas "Join or create a team" (Liitu või loo tiim).
Vali "Create a team" (Loo tiim).
1.3 Tiimi tüübi valik
Private: Ainult kutsutud kasutajad saavad liituda.
Public: Kõik ettevõtte töötajad saavad tiimiga liituda (kui soovitud).
Org-wide: Kõik ettevõtte töötajad lisatakse automaatselt tiimi.
Soovitus: Alusta privaatse tiimiga, kui tegemist on spetsiaalse projektiga või tundlikuma sisuga materjalidega.
1.4 Nimeta tiim
Anna tiimile kirjeldav ja arusaadav nimi, mis kajastab projekti, osakonda või funktsiooni (nt "IT Arendus 2024").
Lisa lühikirjeldus, mis selgitab tiimi eesmärki.
1.5 Tiimi liikmete lisamine
Lisa tiimi liikmeid, kutsudes kolleege nende nime või e-posti aadressi alusel.
Võid liikmeid lisada ka hiljem.
2. SharePointi failide struktuuri loomine
Iga tiim, mille lood Microsoft Teamsis, loob automaatselt ka vastava SharePointi saidi failide haldamiseks.
2.1 Failide avamine Teamsis
Ava loodud tiim ja klõpsa kanalite all "Files" (Failid) vahekaarti.
Selle kaudu on tiimiga seotud SharePoint automaatselt kasutatav.
2.2 Failistruktuuri loomine
Struktureeritud failihaldus on võtmetähtsusega sujuvaks koostööks.
Loo selge kaustastruktuur:
Iga projekti, osakonna või teema jaoks oma kaust.
Näiteks:
/Projektid/Projekt A/
/Projektid/Projekt B/
/Raportid/2024/
Protsessipõhine struktuur: Kui töötate protsesside alusel, loo kaustad erinevatele protsessidele nagu "Arendamine", "Testimine", "Lõppversioonid".
Nimeta failid loogiliselt ja versioonidega:
Näiteks "Projekti_kokkuvõte_V1.0.docx". Lisa faili nimesse kuupäev või versiooni number, et jälgida muutusi.
Soovitus: Väldi üleliigseid alamkaustu, mis võivad keerukust tekitada. Püsi maksimaalselt 2-3 tasemel.
2.3 Õiguste haldus SharePointis
Õigused peegelduvad tiimi ja kanalite ülesehitusel.
SharePointis saad määrata täiendavaid õigusi kaustadele ja failidele:
Read: Ainult vaatamiseks.
Contribute: Saab faile lisada ja redigeerida.
Full Control: Administraatoriõigused (soovitatav piirata).
Soovitus: Jagada õigusi grupipõhiselt, mitte individuaalselt, et tagada lihtsam haldus.
3. SharePointi täpsemad seaded ja haldussoovitused
3.1 Versioonihaldus
SharePoint pakub versioonihaldust, mis võimaldab jälgida faili muudatusi ja vajadusel taastada varasemaid versioone.
Luba versioonihaldus: Ava SharePointi saidi seaded > Versioning Settings > Create major versions.
3.2 Metadata kasutamine
Failide paremaks otsimiseks ja struktureerimiseks kasuta metainfot (nt failitüüp, autor, kuupäev).
Loo kohandatud veerge, et lisada konteksti, näiteks: "Osakond", "Prioriteet", "Olek".
3.3 Failide ühiskasutus
SharePoint võimaldab faile ja kaustu jagada nii tiimiliikmete kui ka väliste kasutajatega.
Klõpsa failil või kaustal ja vali "Share".
Soovituslik on kasutada jagatud linke Outlooki manuste asemel, et hoida failid tsentraliseeritud ja uuendatud.
3.4 Kaustade ja failide sünkroniseerimine OneDrive'iga
Sünkroniseeri SharePointi failid OneDrive'iga, et pääseda neile ligi oma töölaualt ka ilma internetiühenduseta.
Ava failid "Files" vahekaardilt ja klõpsa "Sync".
4. Halduse ja töövoo soovitused
Regulaarne korrastamine: Lepi tiimiga kokku regulaarsed failide korrastamise ja arhiveerimise ajad, näiteks kord kvartalis.
Selged rollid: Määrake selged rollid, kes on vastutav erinevate failide või dokumentide haldamise eest (nt projektijuht vastutab oluliste raportite eest).
Juurdepääs välistele osapooltele: Kui kaasate tiimi väliseid osapooli (kliente, partnereid), kasutage ainult piiratud juurdepääsuga kaustu, et tagada andmete turvalisus.
Soovitus: Kasuta Teamsis "Private Channels" funktsiooni, et piirata teatud dokumentidele ligipääs tiimisiseselt.
Kokkuvõte
Microsoft Teams ja sellega seotud SharePoint pakuvad võimsat ja integreeritud lahendust ühistööks. Selge failistruktuur, läbimõeldud õiguste haldus ja regulaarne korrastamine tagavad sujuva koostöö ja lihtsustavad failide leidmist.
4o
Microsoft Teamsi tiimi loomisel luuakse automaatselt ka Microsoft SharePointi sait, mis seotakse selle tiimiga. See SharePointi sait toimib failide hoidla, kus kõik tiimi liikmed saavad ühiselt dokumente salvestada, neile ligi pääseda ja neid jagada. Kuigi esmapilgul võib see tekitada segadust, miks failihaldusest räägime SharePointi juhiste all, on oluline mõista, et SharePoint on Teamsi failide taustsüsteem, pakkudes selliseid olulisi funktsioone nagu versioonihaldus, õiguste haldus ja failide jagamine. Seetõttu sisaldab igasugune juhis Teamsi koostöö kohta ka SharePointi puudutavaid juhiseid, kuna need kaks lahendust töötavad sujuvalt käsikäes.
1. Creating a Team in Microsoft Teams
1.1 Open Microsoft Teams
Log in to the Microsoft Teams web page or open the Microsoft Teams application.
Use your work account (UNI-ID).
1.2 Creating a New Team
Click on "Teams" in the left-hand menu.
Select "Join or create a team" at the bottom of the screen.
Choose "Create a team".
1.3 Choosing the Team Type
Private: Only invited users can join.
Public: Anyone in the organization can join the team.
Org-wide: All employees in the organization are automatically added to the team.
Recommendation: Start with a private team if the project or content involves sensitive information.
1.4 Naming the Team
Give the team a descriptive and clear name that reflects the project, department, or function (e.g., "IT Development 2024").
Add a short description that explains the team’s purpose.
1.5 Adding Team Members
Add team members by inviting colleagues via their name or email address.
You can add members later as well.
2. Setting Up SharePoint File Structure
Every team created in Microsoft Teams automatically generates a corresponding SharePoint site for file management.
2.1 Accessing Files in Teams
Open the newly created team and click on the "Files" tab under channels.
This provides access to the automatically linked SharePoint for team files.
2.2 Creating a File Structure
A well-organized file structure is key to effective collaboration.
Create a clear folder structure:
Each project, department, or topic should have its own folder.
For example:
/Projects/Project A/
/Projects/Project B/
/Reports/2024/
Process-based structure: If your work is based on processes, create folders for different stages like "Development," "Testing," "Final Versions."
Name files logically and with version control:
Example: "Project_Summary_V1.0.docx." Include the date or version number in the filename to track changes.
Recommendation: Avoid too many subfolders, which can become overly complex. Stick to a maximum of 2-3 folder levels.
2.3 Managing Permissions in SharePoint
Permissions reflect the team and channel structure.
In SharePoint, you can assign additional permissions to folders and files:
Read: View only.
Contribute: Can add and edit files.
Full Control: Administrator rights (recommended to limit).
Recommendation: Assign permissions based on groups, not individuals, for easier management.
3. Advanced SharePoint Settings and Management Tips
3.1 Version Control
SharePoint offers version control, allowing you to track changes and restore previous versions if needed.
Enable version control: Go to SharePoint site settings > Versioning Settings > Create major versions.
3.2 Using Metadata
For better searchability and structuring, utilize metadata (e.g., file type, author, date).
Create custom columns to add context, such as "Department," "Priority," "Status."
3.3 Sharing Files
SharePoint allows you to share files and folders with team members or external users.
Click on a file or folder and select "Share".
It is recommended to use shared links in Outlook instead of attachments to keep files centralized and updated.
3.4 Syncing Folders and Files with OneDrive
Sync SharePoint files with OneDrive to access them from your desktop, even offline.
Open the files via the "Files" tab and click "Sync".
4. Recommendations for Management and Workflow
Regular Maintenance: Agree with your team on regular file cleaning and archiving times, such as quarterly.
Clear Roles: Define clear roles for who is responsible for managing different files or documents (e.g., project managers responsible for important reports).
External Access: If external parties (clients, partners) are involved, use limited access folders to ensure data security.
Recommendation: Use Teams' "Private Channels" feature to restrict access to certain documents within the team.
Conclusion
Microsoft Teams and its linked SharePoint provide a powerful, integrated solution for collaboration. A clear file structure, thoughtful permission management, and regular maintenance ensure smooth collaboration and make finding files easier.