Meeskonnatöödena tegemine on üliõpilastel natuke selgem, aga individuaaltööna on neil kõik teadmised kadunud, ainetes võiks mõelda, kuidas saaks seda adresseerida. Lõputööd tehes ei mäleta nad seda, mida ainetes on õppinud ja grupitööna teinud. Magistrantide puhul kõik pole lõpetanud siin bakalaureuseõppes, nad on erineva taustaga. Nende jaoks magistritöö nõuab palju tööd ja arusaamist, mida nõutakse. Magistriseminaril võiks veel rohkem erinevad komisjonide esimehed tutvustada hea töö nõudeid jms. Ka välisüliõpilased on erinevatest koolisüsteemidest, erineva taustaga. 

Kindlasti peaks alustavatel juhendajatel kõrval olema mentor või kaasjuhendaja (doktoritöö juhendaja, valdkonnajuht, mõni muu kogenud juhendaja), kes aitaks juhendamist läbi viia. 

Väga hea kogemus doktorandile on kaitsmiskomisjoni töös olemine, seal näeb ka arutelu tööde üle. Tasub komisjoni esimeeste poolt julgustada neid kohale tulema kaitsmisele. 

Dekaan on kinnitanud kaitsmiskomisjoni liikmed, see on nende tööülesanne osaleda kaitsmiskomisjoni töös. Kui inimesed ei osale, siis seda peaks adresseerima valdkonnajuhile (töötaja otsesele juhile). 

Komisjoni sekretäridel paluda saata võimalikult vara eeldatavate kaitsmiskuupäevade kalendrikutsed kõigile liikmetele (esialgu võib varuga aega broneerida, kuupäeva lähenedes saab täpsustada). 

Kuidas toimub juhendaja vahetamine? Ametlik info (juhendamise kohta) tuleb läbi üliõpilase, läbi ÕISi, kui ta lõputöö info esitab (kaasjuhendamine ja juhendamine); esialgne juhendamine on fikseeritud programmijuhtide tabelites. Soovitus: Alati pöörduda algse juhendaja poole ja programmijuhendaja poole, et hoida tabelis infot võimalikult täpsena. Oli juhtum, kus tudeng jäi kahele juhendajale plagiaadiga vahele. Kommunikeerida, et juhendamine on usaldussuhe. See on ka tudengi vastutus. Lõputöö juhendamise vahetuse meilivahetuses võiks kõik osapooled panna cc-sse. 

Kaasjuhendamine nt erialaspetsialistide või erinevaid meetodeid valdavate inimeste poolt on lubatud. Nt kui kvant või kval poolelt annab olulises mahus keegi nõu, siis ta võiks juba ametlikult kaasjuhendajana ka kirja panna. Juhendaja kinnitab üliõpilase deklaratsiooni ÕISis. Põhijuhendaja poolt peab olema kaasjuhendaja fikseeritud ja programmijuhile/komisjoni esimehele teatatud. 

Ettepanek leida 4-5 inimest, kes tahavad juhendamise protsessi üle edasi mõelda, kuidas lahendada juhendamise fikseerimine paremini, kui see milleni oleme jõudnud. Huvitatud on Katrin Arvola, Merle Küttim, Rene Arvola, Liina Randmann. Merli kutsub 2023 arutelu kokku.  

Arutluse küsimused: 

Kuidas ametlikult juhendaja registreerimist kirja panna? Kuidas liita kaasjuhendaja või kui protsessi käigus midagi muutub? Kuidas ära märkida plagiaadiga vahele jäänud kaitsjad (vaadata üle GDPR õigused ja teemade tabelisse märkida kuidagi)? Kuidas levitada laiemalt lõputöö kaitsjate tagasisidet? 

Tabel lahendab juhendamise leidmise ja annab ülevaate, eeldusel, et see sisaldab operatiivset infot. Rene saab tabeli koostamisega aidata. 

TATM ja TVTM tudengid annavad tagasisidet juhendamise kohta lõpetajate uuringus. Tagasiside ankeet saadetakse ka neile kohe järgmisel päeval peale kaitsmist. See lõpetajate uuring pandi kokku Kaidi kava jaoks, aga peaks olema kättesaadav kõigile programmijuhtidele. Kogutud infot võiks programmijuhtide poolt levitada ka laiemalt kõigile juhendajatele. 

Mõte: Tudengite tagasiside peaks tulema enne kaitsmist. Kaitsmisel võivad tekkida teistsugused hinnangud.  

Plagiaadi noomituse saanud tudengid on salajased (meil võiks blacklist olla teada). 

Students have a little bit more clarity on teamwork, but when it comes to individual work, they have lost all knowledge, and lecturers could think about how to address this. When writing their final thesis, they don't remember what they have learnt in the subjects and what they have done as group work. In case of master's students, not all of them graduated from bachelor's here, they have different backgrounds. For them, a master's thesis takes a lot of work and understanding. At the master's seminar, more could be done by the various heads of committees to present the requirements for a good thesis, etc. International students are from different school systems, different backgrounds. 

Novice supervisors should certainly have a mentor or co-supervisor (PhD thesis' supervisor, head of unit, other experienced supervisor) available to help with the supervision. 

A very good experience for a doctoral student is being part of the defence committee, where they can also see the discussion of the theses. It is worthwhile for the heads of committees to encourage them to come to the defence. 

The Dean has approved the members of the Defence Committee, it is their responsibility to participate in the work of the Defence Committee. If people do not participate, this should be addressed to the unit head (the employee's direct manager). 

Committee secretaries are asked to send out as early as possible to all members the calendar invitations for the expected dates of the defence (time can be reserved initially, but can be specified as the date approaches). 

How does the change of supervisor work? Formal information (on supervision) will come from the student, via ÕIS, when submitting the thesis information (co-supervision and supervision); the initial supervision is fixed in the programme directors' spreadsheets. Recommendation: always check with the original supervisor and the programme director to keep the information in the table as accurate as possible. There was a case where a student was caught plagiarising by two supervisors. Communicate that mentoring is based on trust. It is also the responsibility of the student. In the email exchange of thesis supervision, all parties should be cc'd. 

Co-supervision, e.g. by professionals or by people who are familiar with different methods, is allowed. For example, if someone provides a significant amount of advice on the quant or qual side, he or she could already be formally registered as a co-supervisor. The student's declaration in ÕIS is confirmed by the supervisor. The co-supervisor must be fixed by the main supervisor and reported to the programme director/head of the committee. 

Suggestion to find 4-5 people who want to think further about the supervision process, how to tackle the handling of the supervision better than what we have so far. Katrin Arvola, Merle Küttim, Rene Arvola, Liina Randmann are interested. Merli will organise a discussion in 2023. 

Questions for discussion: 

How to formally register a supervisor? How to add a co-supervisor or if something changes during the process? How to mark down defenders who have plagiarised (review GDPR rights and mark in the topics table somehow)? How to distribute feedback from thesis defenders more widely? 

The spreadsheet solves the problem of finding a supervisor and provides an overview, assuming it contains operational information. Rene can help with the table. 

TATM and TVTM students provide feedback on supervision in a graduates' survey. A feedback questionnaire will also be sent to them the day after the defence. This graduates' survey was put together for Kaidi's programme, but should be available to all programme directors. The information collected could also be distributed more widely to all supervisors by programme directors. 

An idea: Student feedback should come before the defence. Different perceptions may arise in the defence.  

Students reprimanded for plagiarism are secret (we could have a blacklist). 

Tudengilt võiks juhendaja eelnevalt küsida, mis hinde ta eesmärgiks seab. Samuti on hea kohe alguses adresseerida, et juhendaja ei too tudengile cum laudet. 

Merli juhendajana saadab oma esimeses kirjas, et mis on juhendaja ja mis juhendatava ülesanne (kirjalike tööde juhendis kirjas https://moodle.taltech.ee/mod/folder/view.php?id=86891 ). 

Iivi püüab silmast silma kohtuda ja teeb kindlaks, mis on töö probleem. Nad on selle sõnastamisega väga hädas. Tema tudengid ei pea tema jaoks tegema bakatöö plaani, vaid kirjutavad sissejuhatuse ära (see on töö lubadus, mida ta tegema hakkab). Aga ei tohi unustada, et lõputöö kavandi koostamine on BA ja MA lõputööseminari läbimise eelduseks. Kui baka tudengeid on mitu, siis tehakse ühine seminar, magistritudengitega pole seda praktiseerinud. 

Ideaalne, kui juhendaja saaks juhendatava teema ühildada oma teadustööga. Kui doktorandid juhendajad, peaks see haakuma nende uurimustööga ja keegi võiks olla kaasjuhendaja või mentor.  

Liina küsib üliõpilaselt, mis neid huvitab või mis ajendab teemat kirjutama. Siis suunab nad asjakohast kirjandust lugema. Siis uurivad, mis nad lugesid ja vaatavad, kust saab valimi. Paarkümmend artiklit suunab läbi vaatama, õpetab ka seda, et kõike ei pea ridarealt läbi lugema, sissejuhatus, kokkuvõte olulised jne. 

Rene kohtub nendega isiklikult harva, pigem suheldakse kirja teel. Saavad kokku, kui on midagi arutada. Probleem on esimene asi, mida adresseerida. Kui probleem on paigas, palub uurida artiklitest, kuidas probleemi on uuritud.  

Järjest rohkem tuleb tudengeid, kellel pole kindlat veendumust uurimisteema osas.  

On olnud juhtumeid, et juhendaja oma huvist lähtuvalt saadab tugevamatele magistrantidele üleskutse, et on mingi probleem, andmed, teema -  töötab konkreetsemalt (täpsem kiri, mis on rakendusliku projekti taust ja eesmärk). Seda võiks kasutada ka selleks, et oma teadustööd üliõpilastele lõputöö teemaks pakkuda. 

Eliis: juhendamine võiks olla rohkem protsessikesksem. Võiks mõelda koolitust, kuidas juhendaja saaks selles protsessis ennast paremini tunda. Psühholoogilisest aspektist ka. Motiveeriva intervjueerimise kursus näiteks, Anneli õppearenduskeskuse kaudu püüab organiseerida (otsi Anneli kirja). 

Lisaks ka personaliosakond pakub erinevaid koolitusi, nt kevadel: Õppejõu meistriklass: Üliõpilastööde juhendamine, Sisekoolitused - TalTech siseportaal 

The supervisor could ask the student beforehand what grade they are aiming for. It is also a good idea to address from the beginning that the supervisor will not get the student cum laude. 

Merli, as a supervisor, writes in her first email about what is the task of the supervisor and the supervisee (as stated in the requirements for student papers https://moodle.taltech.ee/mod/folder/view.php?id=86891). 

Iivi tries to meet face-to-face and find out what the thesis' problem is. They are struggling to articulate it. Her students don't have to make a bachelor's thesis plan for her, they just write the introduction (it's the promise of the thesis thesis they will write). But don't forget that writing a thesis plan is a prerequisite for passing the BA and MA thesis seminar. If there are more than one BA student, a joint seminar is held, she has not practiced this with MA students. 

Ideally, the supervisor should be able to relate the topic to their own research. If doctoral students are supervisors, it should be related to their research and someone could be a co-supervisor or mentor.   

Liina asks students what interests them or what motivates them to write about a topic. She then directs them to read relevant literature. Then they research what they read and see where they can get a sample. She guides them through a couple of dozen articles, also teaches them that not everything has to be read in full, that the introduction and the summary are important, etc. 

Rene rarely meets them in person, but rather communicates by email. They meet when there is something to discuss. The problem is the first thing to address. Once the problem is in place, asks to look at articles to see how the problem has been investigated.   

More and more students are emerging without a firm conviction on the research topic.   

There have been cases where the supervisor, out of his/her own interest, sends an offer to the stronger master's students that there is a problem, data, topic - works more specifically (a more detailed email with the background and purpose of the practical project). This could also be used to propose your research to students as a thesis topic. 

Eliis: guidance could be more process-oriented. Training could be thought of on how the supervisor could feel more comfortable in the process. From a psychological point of view as well. Motivating interviewing course, for example, Anneli through the Learning Development Centre is trying to organise. 

In addition, the Human Resources department offers various training courses, e.g. in spring: Internal trainings - TalTech Intranet