Enne koosolekut
- Tehniline ettevalmistus: Testige oma arvuti, kaamerat, mikrofoni ja interneti-ühendust, et tagada sujuv videokoosolek.
- Taust ja valgustus: Kontrollige oma ümbrust, et tagada hea valgustus ja meeldiv taust, mis ei häiri videokoosoleku käiku.
- Logi 5-10 min varem sisse: Logi koosolekule varem sisse, et saaksid koosolekuks valmistuda ja ka osalejana õigeaegselt liituda.
- Eemalda segajad: nii füüsilised, kui ka andmeribal, lülita mobiil hääletule režiimile.
- Organiseeri: Ava abifailid ja organiseeri vajalikud aknad ekraanide vahel.
- Salvesta: Kui koosolekut on vaja salvestada, siis käivita salvestus. Koosoleku salvestamisest teavita alati eelnevalt osalejaid.
Peale koosolekut
- Kokkuvõtte tegemine: Tehke kokkuvõte koosolekul arutatud teemadest, otsustest ja järgmistest sammudest ning jagage seda osalejatega.
Kuidas koosolekuid efektiivselt läbi viia? Lühikoolituse leiad selleks SIIT.
Before the meeting
- Technical preparation: Test your computer, camera, microphone, and internet connection to ensure smooth video meeting.
- Background and lighting: Check your surroundings to ensure good lighting and a pleasant background that won't distract from the meeting.
- Log in 5-10 minutes early: Join the meeting a few minutes early to prepare and ensure you can join on time as a participant.
- Remove distractions: both physical and on your data network, switch your mobile phone to silent mode.
- Organize: Open support files and organize necessary windows between screens.
- Record: If the meeting needs to be recorded, start recording. Always inform participants in advance if the meeting will be recorded.
After the meeting
- Summarizing: Make a summary of the topics discussed in the meeting, decisions made, and next steps, and share it with the participants.
How to conduct meetings effectively? You can find a short training session for this purpose HERE.