Igale projektile avatakse projekti avamisel unikaalne finantsallikas (vt ka projekti algatamine), millega seotakse finantstarkvaras kõik projektiga seotud finantstehingud, laekumised ja väljaminekud ning tulud ja kulud. Kui projektiga on seotud mitu struktuuriüksust, luuakse vajadusel ka struktuuriüksuse-põhised alamallikad. Selleks on vajalik läbi mõelda ka vastavate struktuuriüksuste detailne eelarve.
Projekti eelarve on kinnitatud projekti taotluses (eelarveridade lõikes) ja otsuses või lepingus (kogumahus). Vajadusel teeb projektijuht täpsema eelarveridade jaotuse näiteks erinevate instituutide lõikes ja edastab selle projektiga seotud kontaktisikule teadusosakonnas?
NB! Kui on vajadus muuta kinnitatud eelarveridu, on kindlasti enne täiendavate kulude tegemist vaja üle vaadata eelarve muutmise tingimused ning vajadusel rahastajat teavitada või taotleda eelarve muutmist! Eelarve muutmisest on vaja teavitada ka projekti kontaktisikut teadusosakonnas ja sihtfinantseerimise talituses.
Projekti eelarve täitmist saab jälgida:
- ülikooli eelarve vormil (tulu- ja kululiikide lõikes) ülikooli siseportaali EELARVE VAATES
Eelarve vaade annab ülevaate projektiga seotud tuludest ja kuludest, valida tuleb real „finantsallikas“ projekti finantsallika kood ja real „ajavahemik“ algus ja lõpukuupäev. Peale esmaste valikute tegemist on võimalik siseneda eelarve ridadelt paari klikiga tulu- ja kulukannetele, millelt näeb infot tehingu sisu ja summade kohta. Eelarve vaate personalikulude andmed on isikustamata – palgakulud kajastuvad koondsummadena kuude lõikes.
NB! Eelarve vaates saab tulusid ja kulusid jälgida aastate lõikes. Kui on soov saada väljavõtet mitme perioodi kohta, on vaja koostada väljavõtted eraldi aastate kohta ja siis saadud andmed summeerida.
- rahandusosakonna poolt saadetaval väljavõttel finantstarkvara projekti moodulist, projekti rahastaja poolt kinnitatud vormil (kulukohtade lõikes, aluseks andmed projekti taotlusest või otsusest).
Rahandusosakonna finantstarkvara projekti moodulist on võimalik kokku panna aruanne väljadega:
- Üldine (nimetus, taotleja, rahastaja, periood)
- Dimensioonid (finantsallikas, programm)
- Projekti osapoolte loend (projektiga seotud rollid ja kaasatud isikud; projektist töötasu saavate isikute finantsandmed)
- Projekti finantseerimine (kogumaksumus, toetuse summa, jne)
- Projekti tingimused (info kaudsete kulude kohta)
- Projekti eelarve ja täitmine (eelarve sisestatud tegevuskoodidega või tööpakettide lõikes taotlusest või otsusest)
- Finantsaruanded (aruannete perioodid ja tähtajad, esitatud ja kinnitatud kulud ning kulud mis on veel esitamisel; väljavõtted detailsena või koondülevaade)
Projekti moodulist väljavõtte saadab soovi korral Siret Malleus, kellele tuleb saata sellekohane e-kiri aadressil siret.malleus@taltech.ee.
NB! Projekti moodulis on olemas andmed projektide kohta, mis algasid alates 2019. aastast. Vanemate projektide kohta võimalik saada teadusosakonna meetmenõustajalt muid väljavõtteid, näiteks projekti finantsallika kulude väljavõte raamatupidamisprogrammist.
Projekti eelarve pidev jälgimine vähendab ülekulu tekkimise riski. Kui mõnel kulureal on ülekulu tekkinud, tuleb valmistada ette eelarve muutmise taotlus rahastajale või teavitada oma projekti Euroopa komisjoni poolset koordinaatorit soovist kuluridade vahel muudatusi teha. Euroopa Komisjoni poolt rahastatud projektide puhul on üldjuhul võimalik teha kuluridade vahel muudatusi lihtsustatult, juhul, kui real, kust või kuhu soovite raha üle tõsta on eelarves eelnevalt vahendeid planeeritud. Kui kulureale vahendeid planeeritud ei ole, siis tuleb algatada lepingu muudatus ja see on tavaliselt väga pikaajaline protsess, sel juhul soovitame leida mujalt lisavahendeid.
Struktuuritoetuste puhul, juhul kui ei ole tegemist ühikuhinnaga, tuleb eelarve muudatusest kindlasti teavitada oma projekti koordinaatorit rahastaja juures ja vajadusel algatada lepingu muudatus. Lepingu muudatust aitab vormistada Teadusosakond. Võimalik lepingu muudatuse vorm on leitav SIIT.