Juhend doktoriõppekoha loomise taotlemiseks tugiportaalis

In English

Doktoriõppekoha loomiseks esitab juhendaja taotluse TalTechi tugiportaalis. Portaalis saavad taotlusi esitada kõik, kellel on ülikooli UNI-ID konto. Soovi korral saab tugiportaali keelt vahetada, vajutades üleval paremal kasutaja märgile ja valides „Profiil“ („Profile“) ning seejärel avaneval lehel „Muuda konto eelistusi" („Edit account preferences"). Kuna keelevahetus kogu vormile ei mõju, kuvatakse osa väljadest ja selgitavatest tekstidest korraga nii eesti kui inglise keeles. 

Doktoriõppekoha loomise taotlusvormi leiab:

• siseveebist doktoriõppe sisulehelt (Teadus -> Doktoriõpe - > Vastuvõtt doktoriõppesse)
• siseveebist iseteenindusest (Teenused ->Teadusosakond - > Doktoriõppekoha loomise taotlus)
• aadressilt https://taltech.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/17/create/218

NB! Teenus toimib järgmiste veebilehitsejatega: Google Chrome, Mozilla, Microsoft Edge. Teenus ei toimi Internet Exploreriga!

Juhendaja: 

1. avab doktoriõppekoha loomise taotlusvormi; 
2. täidab kõik nõutud andmeväljad;
3. lisab nõutud dokumendid vastavalt vormis esitatud juhistele;
4. taotluse esitamiseks vajutab nuppu „Saada“. 

Pärast taotluse esitamist saab juhendaja e-posti teel teate koos viitega esitatud taotlusele, millel kajastuvad hiljem ka staatuse muutused ja kommentaarid. 

Juhendaja saab kõiki enda esitatud taotlusi vaadata TalTechi tugiportaalis, vajutades üleval paremal nurgas nuppu „Pöördumised“ ja selle alt "Minu loodud". Vajadusel saab seal näidatavate tugiportaali pöördumiste filtreid muuta.

Kui taotlus on esitatud, saab selle kohta e-kirja teel teate ka instituudi direktor.

Instituudi direktor: 

1. avab taotluse veebilehitsejas, et näha selle sisu ja lisatud dokumente. Veebiviide taotlusele on e-kirjas;
2. kinnitab taotluse või lükkab selle tagasi. Taotluse tagasilükkamisel lisab kommentaari väljale ka tagasilükkamise põhjuse.
   NB! Taotlus lükatakse tagasi vaid juhul, kui instituudi direktor ei ole nõus antud õppekoha loomisega. Kui taotluses esineb puudusi või instituudi direktor soovib, et taotlust täiendatakse, siis esitatakse vastav info taotlusel, kommentaari väljal. Juhendaja saab selle kohta teate e-posti teel ning teeb vajalikud muudatused taotluses, misjärel instituudi direktor saab teha oma otsuse;
3. vajadusel lisab muid kommentaare.

Pärast instituudi direktori kinnitust saab e-posti teel teate taotluse esitamise kohta programmijuht. Taotluse esitanud juhendaja saab aga teate, et instituudi direktor on taotluse kinnitanud.

Programmijuht:  

kinnitab või lükkab avalduse tagasi analoogselt instituudi direktorile. 

Kui programmijuht on taotluse kinnitanud, tuleb taotluse esitanud juhendajale vastav teade e-kirjaga. 

Instituudi direktor ja programmijuht saavad enda kinnitatud doktoriõppekoha loomise avalduste nimekirja vaadata TalTechi tugiportaalis, vajutades üleval paremal nurgas nuppu „Pöördumised“ ja selle alt "Kinnitused". 

Taotlusi menetleb teadusosakonna doktoriõppe vastuvõtu peaspetsialist. Pärast taotluse kinnitamist programmijuhi poolt tuleb menetlejale selle kohta e-kiri koos veebiviitega. Samuti näeb menetleja Jiras järjekordade all kõiki doktoritõppekoha loomise taotlusi: https://helpdesk.taltech.ee/projects/TEAD/queues/custom/203 

Menetleja: 

1. võtab taotluse töösse, mille kohta tuleb juhendajale vastavasisuline teade e-posti teel; 
2. saab töös olevaid taotlusi ootele panna, kui on vaja näiteks mingeid andmeid täpsustada; 
3. kui doktoriõppekoha konkursiteade on avaldatud, märgib töö taotlusega lõpuleviiduks („Mark as Done“) ning juhendaja saab e-posti teel vastavasisulise teate.