Tugispetsialistide ülesanded / tasks of the support unit

Tugitiimi ülesanded

Meie instituudi tugitiim on üles ehitatud nii, et igal valdkonnal on oma valdkonna „parem käsi“ ning samas on meil ka oma kindla tegevusega tugispetsialistid. Alati võib esimesena pöörduda oma valdkonna tugispetsialisti poole, kui nemad ise ei oska vastata, siis oskavad edasi suunata, kas oma instituudi või instituudivälise tugispetsialisti poole. Lisaks on valdkonna tugispetsialistidel ka üleinstituudilisi ülesandeid. Näiteks lähetustega seotud reisihankeid teevad Mare, Sirje Soop, Tairi, Marit, projektide osas ka Koidu. Toitlustuspakkumusi võtavad kõik tugispetsialistid vastavalt oma valdkonnale.

Valdkondade tugispetsialistide põhiülesanded on suhteliselt samad
Märksõnad, millist toetust võib eelnevatel kokkulepetel iga valdkonna õppe- ja teadustöö tugispetsialistilt oodata:

·       tunniplaaniga seotud küsimused;

·       MS Teams, Moodle, ETIS jms;

·       oma valdkonna õppetöö, aga ka teaduse jms materjalide, dokumentide vormistamisel, ürituste planeerimisel, toitlustuse tellimine vastavalt hangetele;

·       puuduv töövahend, 

·       kingitus külalislektorile;

·       abi paljundamisel, skaneerimisel;

·       ÕISi hinnete sisestamine;

·       Koos valdkonnajuhiga aitavad valdkondade tugispetsialistid uutel inimestelt sisse elada ja külalislektoritel meie ülikooli ja instituudi süsteemist aru saada;

·       On vaja uut kuvarit, arvuti ei tööta, hiir ei tööta jms;

·       On vaja uut sissepääsukaarti või uksesilti;

·       lähetuste ja kohvipauside organiseerimine,

·       majanduskulude vormistamine nad aitavad edasi, kui kõik ise sellega ei tegele;

·       projektitegevuste puhul mahukad ülesanded eelneval kokkuleppel (võib rakenduda lisatasu).

Kõik muud teemad, mille puhul ei tea, kes võiks aidata, võib pöörduda kas oma valdkonna tugispetsialisti või Mariti poole.
Manusest leiad tugistruktuuri joonise ja tugispetsialistide täpsemate ülesannete kirjelduse.

Tasks of the support team

Our Department's support team is structured in such a way that each unit has its own "right hand", while we also have support specialists with a specific role. The first point of contact is always the support specialist in your unit, and if they don't know the answer, they can refer you to a support specialist either within the department or outside. In addition, support specialists in the unit also have cross-institutional tasks. For example, travel arrangements are handled by Mare, Sirje Soop, Tairi, Marit, and Koidu for projects. All support specialists deal with catering requests, according to their unit.

The main tasks of units' support specialists are relatively the same

Keywords of the support that can be expected from a study and research support specialist in each unit, subject to prior agreement:

·       issues related to the timetable;

·       MS Teams, Moodle, ETIS, etc;

·       Support in the preparation of teaching and research materials, documents etc. in the specific unit, planning of events, catering according to procurement;

·       need for tools, 

·       a gift for a guest lecturer;

·       help with scanning, printing;

·       Entering grades in ÕIS;

·       Together with the head of unit, support specialists help new people settle in and help visiting lecturers understand our university and department system;

·       Need a new monitor, computer not working, mouse not working, etc;

·       Need a new access card or door label;

·       Organising secondments and coffee breaks,

·       formalising business expenses – if you have trouble doing it yourself;

·       for project activities, large-scale tasks with prior agreement (an extra pay may apply).

For any other issues where you don't know who can help, you can contact either your unit's support specialist or Marit.

In the attachment you will find a scheme of the support structure and a more detailed description of the tasks of the support specialists.