Ruumide lühiajalise üürimise hinnakiri ja rakendamise põhimõtted

KINNITATUD kinnisvara arendusdirektori 14.06.2024 korraldusega nr 1-9/134 Lisa 1

Tallinna Tehnikaülikooli ruumide lühiajalise üürimise ja lisateenuste hinnakirja rakendamise põhimõtted

1. Üldpõhimõtted

1.1. Tuginedes vara kasutamise eeskirjale korraldab kinnisvaraosakond Glehni lossi, tudengimaja, Mektory, üldkasutatavate auditooriumide ja teiste üldkasutatavate ruumide juhukasutamist kehtestatud hinnakirja alusel.

1.2. Tuginedes ülikoolis kehtivale vara kasutamise eeskirjale ülikool ei kasuta ega anna oma vara kasutada sündmusteks või tegevusteks, mis on vastuolus avaliku korra reeglitega, samuti poliitilise või usulise propaganda tegemiseks.

1.3. Ülikooli struktuuriüksustele nende põhitegevusega seotud sündmusteks, koolitusteks, täiendusõppeks, näitusteks ja vastuvõttudeks annab ülikool ruume kasutusse üldjuhul tasuta.

1.4. Ülikoolil on õigus struktuuriüksustele rakendada ruumide üürimise sisehinnakirja, kui sündmus on osalejale tasuline (väljaarvatud täiendusõpe), juhul kui tegemist on kinnise peoga või kui üüritakse saunaruume.

1.5. Tuginedes vara kasutamise eeskirjale võib ülikool ülikooli ruume tasuta kasutamiseks anda üliõpilastele seoses õppetööga ja üliõpilasorganisatsioonidele nende eesmärkide täitmiseks või muude põhikirjaliste ülesannete täitmist toetavateks tegevusteks. Muudel juhtudel rakendatakse kehtestatud ruumide lühiajalise üürimise ja lisateenuste hinnakirjasid.

1.6. Hinnakirja hindade rakendamise või tasuta ruumide andmise otsuse tegemiseks võib kinnisvaraosakond nõuda ruume üürida soovija ülikoolisisesel esindajal kinnisvara arendusdirektori nimele taotluse esitamist, milles tuleb põhjendada tasuta ruumi andmise aluseid tuginedes vara kasutamise eeskirja punktidele 8.9 ja 8.10.

1.7. Hinnakirjas eraldi välja toodud eritingimustel üüritavate ruumide ja üldalade üürimise või üürimisest keeldumise üle on õigus kinnisvaraosakonnal otsustada võttes arvesse sündmuse olemust ja üürimisest tulenevaid võimalikke piiranguid nende alade tavapärasele kasutamisele ülikooli liikmeskonna poolt.

2. Aja -ja hinnaarvestus

2.1. Lõplik ruumide üürihind kujuneb vastavalt tegelikule ruumikasutus ajale ja aja arvestus toimub 15 minutilise täpsusega.

2.2. Kuni 5 tunnisteks üritusteks üüritakse ruume tunnihinna alusel.

2.3. Päeva hind kehtestatakse ruumide üürimisel alates 5 (viis) tunnist.

2.4. Päeva hind kehtib ajavahemikus 8.00 kuni 00.00-ni.

2.5. Ületund kehtib alates 00.00-st.

2.6. Sauna päeva hind kehtib kuni 16h kasutuseni. Peale 16h algab arvestus tunni hinna alusel.

2.7. Erikokkuleppel kinnisvaraosakonnaga saab aulat, tudengimaja ja Mektory saali üürida poole päeva kaupa.

2.8. Nädalavahetustel ja riigipühadel lisandub ülikoolivälisele hinnakirjale 15% väljaarvatud Glehni loss, kus hinnastus on hinnakirjas nädalapäeva jaotusena.

2.9. Hinnakirjas olevatele hindadele lisandub käibemaks v.a sisehinnakirjad ülikoolisisesel kasutusel, kus arveldus toimub sisearve alusel.

2.10. Sisehinnakirja hinnad kehtivad ka ametlikele ülikooli tudengiorganisatsioonidele ning hindadele lisandub käibemaks kui ruumide üüri eest tasub ülikooliväline juriidiline isik.

2 2.11. Õppehoonete ruumide ja Mektory ruumide üürimisel suuremateks sündmusteks, mille raames üüritakse mitmeid erineva kategooria ruume ja ka üldalasid võib kinnisvaraosakond teha paketipõhise hinnapakkumise ruumide komplektile ning see võib kuni 30% erineda hinnakirjast.

2.12. Kuni 10% hinnasoodustuse üle hinnakirja järgsetest hindadest võib otsustada ruumide üürimisega vahetult tegelev kinnisvaraosakonna töötaja.

3. Esitlustehnika ja lisateenused

3.1. Ruumides olemasolev esitlustehnika kasutamine sisaldub hinnas, välja arvatud tudengimaja ja ülikooli peahoones asuv aula.

3.2. Täiendava esitlustehnika vajaduse korral ülikooli väliseks sündmuseks on võimalik sündmuse korraldajal ruumi hankida täiendav esitlustehnika ja tehnikuteenus iseseisvalt väljastpoolt ülikooli või erandkorras tellida teenused ülikoolilt.

3.3. Ürituste korraldajatele on kinnisvaraosakonnal õigus ürituse järgselt esitada arve koristusteenuse eest juhul kui ruumi määrdumine on tavapärasest ruumikasutusest suurem.

3.4. Sündmuseks on võimalik broneerida hinnakirja alusel Mektory hoone Raja tänava äärset parklat.

3.5. Rauakooli parklat U02 õppehoone juures võimalik broneerida eri kokkuleppel.

3.6. Parkla üüritasule lisandub turvatöötaja töötasu, juhul kui on vajalik parkimiskoha suunaja teenust. Parkimise suunaja teenuse vajadus lepitakse kokku sündmuse põhiselt tuginedes broneeritud parkimiskohtade arvule ja sündmuse toimumise ajale.

3.7. Mektory hoone töökodade üürihindadele lisanduvad erinevate materjalide kulud, juhendaja ja tehniku tasu.

4. Ruumi broneerimine ja leppetrahv

4.1. Ruumide broneerimine toimub alati kirjalikult kinnisvaraosakonna ruumide üüri e-posti rent@taltech.ee või ülikooli ruumide broneerimisrakenduse kaudu.

4.2. Iga tasulise ruumi üürimise või lisateenuse tellimise korral allkirjastatakse hinnapakkumine koos ruumide üürimise tingimustega.

4.3. Tasuta ürituste korral otsustab ruumi üürimise tingimuste allkirjastamise vajaduse kinnisvaraosakond lähtuvalt ruumist ja sündmuse olemusest.

4.4. Hinnapakkumise sätestatud ruumide üürimise tingimuste rikkumine toob kaasa leppetrahvi kuni 100% ruumi üüri hinnast.

4.5. Broneeringu tühistamisel viis tööpäeva enne sündmust tuleb tasuda 50% hinnapakkumisest, broneeringu tühistamisel 2 tööpäeva enne sündmust, tuleb tasuda täismahus summa.

4.6. Mektory hoone töökodade broneerimise eelduseks on töökodade ohutusjuhenditega tutvumine ja seda kinnitava dokumendi allkirjastamine.

CONFIRMED
Appendix 1 to the directive of the Real Estate Development Director No. 1-9/134 dated 14.06.2024

Principles for Applying the Price List for Short-Term Rental of Tallinn University of Technology Premises and Additional Services

1. General Principles

1.1. Based on the property usage regulations, the real estate department organizes the ad-hoc usage of Glehn Castle, the Student House, Mektory, general-use auditoriums, and other common areas according to the established price list.

1.2. In accordance with the university’s property usage regulations, the university does not use or permit the use of its property for events or activities that violate public order or for political or religious propaganda purposes.

1.3. The university generally provides premises free of charge for events, training, continuing education, exhibitions, and receptions related to the main activities of its structural units.

1.4. The university may apply the internal price list for room rental to structural units if the event is fee-based for participants (except for continuing education), is a private party, or involves renting sauna facilities.

1.5. In accordance with the property usage regulations, the university may grant students free use of university premises for study-related purposes and to student organizations for activities supporting their objectives or other activities aligned with their statutes. In other cases, the established price lists for short-term rental and additional services will be applied.

1.6. To decide on the application of price list rates or the provision of free premises, the real estate department may require the university’s internal representative requesting the rental to submit an application to the Real Estate Development Director, justifying the basis for free use as per property usage regulation clauses 8.9 and 8.10.

1.7. The real estate department has the authority to decide on the rental or refusal of rooms and general areas specified in the price list under special conditions, considering the nature of the event and the potential restrictions on typical use of these areas by the university community.

2. Time and Pricing

2.1. The final rental price is determined based on the actual usage time, calculated to the nearest 15 minutes.

2.2. For events lasting up to 5 hours, rooms are rented at an hourly rate.

2.3. A daily rate applies for room rentals of 5 hours or more.

2.4. The daily rate is valid between 8:00 AM and 12:00 midnight.

2.5. Overtime charges apply from 12:00 midnight onwards.

2.6. The sauna’s daily rate covers up to 16 hours of use; beyond 16 hours, the hourly rate applies.

2.7. By special agreement with the real estate department, the auditorium, Student House, and Mektory Hall can be rented for half a day.

2.8. On weekends and public holidays, an additional 15% is added to the external price list, except for Glehn Castle, where pricing is determined by the day of the week.

2.9. Value-added tax (VAT) is added to the listed prices, except for internal price lists used within the university, where billing occurs through internal invoices.

2.10. Internal price list rates also apply to official student organizations, with VAT added if payment for room rental is made by an external legal entity.

2.11. For large events requiring multiple types of rooms and general areas, the real estate department may offer a package-based price that can differ by up to 30% from the price list.

2.12. Real estate department staff directly involved in room rental can authorize discounts of up to 10% off the listed prices.

3. Presentation Equipment and Additional Services

3.1. The use of existing presentation equipment in the rooms is included in the price, except for the Student House and the auditorium in the university’s main building.

3.2. For additional presentation equipment required for external events, organizers may procure equipment and technical services externally or, in exceptional cases, order these services from the university.

3.3. The real estate department may charge event organizers for cleaning services if the room is significantly dirtier than usual after the event.

3.4. The Mektory building’s parking lot on Raja Street can be reserved at the applicable rates.

3.5. The Rauakooli parking lot near building U02 can be reserved under special agreements.

3.6. Parking fees include security personnel costs if parking guidance is required, with service details agreed upon based on the number of reserved parking spaces and the timing of the event.

3.7. The rental of Mektory building workshops includes additional material costs, supervisor fees, and technician fees.

4. Room Reservation and Penalty

4.1. Room reservations must always be made in writing via the real estate department’s rental email (rent@taltech.ee) or the university’s room booking application.

4.2. For every paid rental or additional service order, a price quote must be signed along with the rental terms and conditions.

4.3. For free events, the real estate department decides on the need to sign the rental terms and conditions, based on the room and nature of the event.

4.4. Violating the rental terms specified in the price quote may result in a penalty of up to 100% of the rental price.

4.5. Canceling a reservation 5 working days before the event incurs a 50% cancellation fee, while cancelations made 2 working days before the event are charged in full.

4.6. Workshop reservations in the Mektory building require prior review of safety instructions and signing a document confirming this.