Maililistide haldamine lst.taltech.ee keskkonnas

Maililistide haldamine lst.taltech.ee keskkonnas

Listiserveri eesmärk:

• http://lst.taltech.ee on mõeldud eelkõige listide loomiseks, kuhu saavad kuuluda ka ülikooli välised liikmed. Kõik TalTechi töötajad saavad luua ja hallata oma meililisti.

• Sisemise grupitöö jaoks on soovitatav kasutada Office 365 teenuseid.

Listiserveri tarkvara:

• Listiserver põhineb SYMPA tarkvaral. Pikemad juhised SYMPA kasutamiseks leiab siit.

Peamised tegevused listihalduses:

1. Sisselogimine ja haldamine

• Meililisti haldamiseks peate esmalt sisenema UNI-ID-ga aadressil http://lst.taltech.ee .

2. Listi teema määramine

• Teema peab olema lühi ja ülevaatlik, kajastades listi sihtrühma ja eesmärki.

3. Listi nähtavus

• Soovitus: Kui soovite privaatsust, valige seade "nähtav ainult listi liikmetele." See piirab listi nähtavust ja kaitseb liikmete privaatsust.

4. Liitumine ja liikmete lisamine

• Liitumine: Soovitav on määrata, et liitumine nõuab omaniku luba. Liituja saab esitada taotluse, mille omanik üle vaatab ja vajadusel kinnitab.

• Liikmete lisamine: Ainult omanik peaks saama lisada uusi liikmeid, et vältida soovimatut liitumist.

5. Kirjade saatmise režiimid

Valige sobiv kirjade saatmise režiim vastavalt listi eesmärgile:

• Lubatud listi liikmetele: Liikmed saavad saata kirju ilma modereerimiseta.

• Modereeritud liikmetele: Kõik kirjad vajavad moderaatori heakskiitu.

• Modereeritud kõigile: Iga kiri, olenemata saatjast, vajab modereerimist.

• Privaatne, modereeritud mitteliikmetele: Liikmed saavad saata kirju vabalt, mitteliikmete kirjad modereeritakse.

• Ainult moderaatoritele (newsletter): Ainult moderaator saab listi saata kirju.

• Saata võib igaüks: Kõik saavad listi kirju saata.

6. Moderaatori roll

• Moderaator kontrollib ja kinnitab kirjad, mis vajavad modereerimist. Moderaator tuleb määrata ainult siis, kui listi saatmisrežiim vajab modereerimist.

7. Omaniku roll

• Omanik vastutab listi haldamise eest. Omanikuks on isik, kelle meiliaadress, nimi ja profiil on määratud vastavas süsteemis. Omanik võib olla kas tavaline või privilegeeritud.

8. Kirjade vastuvõtuviisid

Määrake, kuidas listi liikmed soovivad kirju vastu võtta:

• Tavaline: Kirjad saadetakse otse liikmete e-posti aadressile.

• No mail: Kirju ei saadeta.

• Kokkuvõtte laad: Liikmetele saadetakse kirjade kokkuvõte.

9. Vastusaadress

• Määrab, kellele läheb vastus, kui listi kirjadele vastatakse. Vaikimisi saadetakse vastus listi. Võimalik on suunata vastus ka kirja autorile või mõnele teisele aadressile.

10. Teemarea märgistamine (akronüüm)

• Iga listi saadetud kirja teemarea algusse lisatakse automaatne märgistus, mis aitab listi kirju eristada ja filtreerida.

11. Liikmete nähtavus

• Soovitus: Määrake, et listi liikmete nimekiri on nähtav ainult liikmetele. See aitab kaitsta liikmete e-posti aadresse rämpsposti eest.

Täiendavad juhised SYMPA kasutamiseks:

• Detailsemad juhised SYMPA kasutamise kohta leiab siit.

Managing mailing lists in the lst.taltech.ee environment

Purpose of the Mailing List Server:

• http://lst.taltech.ee is primarily intended for creating mailing lists that can include external members from outside the university. All TalTech employees can create and manage their own mailing lists.

• For internal group work, it is recommended to use Office 365 services.

Mailing List Software:

• The mailing list server is based on SYMPA software. You can find detailed instructions on using SYMPA here.

Key Actions for Managing Mailing Lists:

1. Logging In and Managing

• To manage a mailing list, you first need to log in with your UNI-ID at http://lst.taltech.ee .

2. Setting the Mailing List Topic

• The topic should be short and informative, clearly describing the target audience and purpose of the list.

3. Mailing List Visibility

• Recommendation: If you want to maintain privacy, select the option "visible only to list members." This limits the list’s visibility and protects member privacy.

4. Joining and Adding Members

• Joining: It is advisable to set the joining process to require owner approval. This allows new members to submit a request, which the owner can review and approve as needed.

• Adding Members: Only the owner should be allowed to add new members to avoid unwanted additions.

5. Email Sending Modes

Choose the appropriate email sending mode based on the list’s purpose:

• Allowed for list members: Members can send emails without moderation.

• Moderated for list members: All member emails require moderator approval.

• Moderated for all: Every email, regardless of the sender, requires moderation.

• Private, moderated for non-members: Members can send emails freely, while non-member emails are moderated.

• Only for moderators (newsletter): Only the moderator can send emails to the list.

• Anyone can send: Anyone can send emails to the list.

6. Role of the Moderator

• The moderator reviews and approves emails that require moderation. A moderator must be assigned if the mailing list’s sending mode requires it.

7. Role of the Owner

• The owner is responsible for managing the list. The owner is identified by their email address, name, and profile in the system. The owner can be either a regular or privileged owner.

8. Email Reception Options

Specify how list members prefer to receive emails:

• Normal: Emails are sent directly to the member’s email address.

• No mail: Emails are not sent.

• Digest mode: Members receive a summary of the emails.

9. Reply Address

• Determines who receives replies to list emails. By default, replies are sent to the list. It is possible to change this so that replies go to the author or a specific email address.

10. Subject Line Marking (acronym)

• An automatic tag is added to the beginning of the subject line of every email sent to the list, making it easier to distinguish and filter list emails.

11. Viewing the Member List

• Recommendation: Set the option to allow viewing of the member list only by list members. This helps protect members’ email addresses from being exposed to spam.

Additional SYMPA Usage Instructions:

• For more detailed instructions on using SYMPA, please visit here.

Meililisti loomine ja sulgemine

Meililisti teenus on eelkõige saadaval TalTechi töötajatele ja sellele pääseb ligi aadressil: https://lst.taltech.ee/sympa.

1. Sisselogimine Sympa liidesesse

• Mine Sympa veebilehele ja logi sisse oma TalTechi kontoga.

2. Uue Meililisti Loomine

• Pärast sisselogimist vali menüüst "Loo uus loend".

• Sisesta loendi nimi ilma @lst.taltech.ee lõpeta.

• Veendu, et loendi nimi:

  • Ei sisaldaks erimärke (nt "ä", "ö", "ü").

  • Ei kasutaks suurtähti ega tühikuid.

3. Listi Teema Määramine

• Kirjuta "Listi teema" lahtrisse lühi ja selge kirjeldus listi sihtrühmale ja eesmärgile.

• Kui list on loodud, saab omanik muuta selle seadistusi (nt liikmeid), kuid reaalselt saab listi kasutada alles siis, kui see on listiülema poolt heaks kiidetud.

4. Meililisti Tüübi Valik

Listi loomisel soovitame valida kolme tüüpi vahel:

1. Confidencial:

   • Ainult listi omanik saab lisada liikmeid. See tagab, et volitamata isikud ei saa omal algatusel liituda ega lahkuda.

   • List on nähtav ainult liikmetele.

   • Ka ülikooliväliseid liikmeid saab lisada.

   • Võimalik on määrata mitu omanikku.

2. Hotline mailing:

   • Kõik liikmed saavad postitada, soodustades avatud ja kiiret suhtlust.

   • Ainult liikmed saavad näha varasemaid sõnumeid, tagades privaatsuse.

   • Liitumine on kontrollitud, mis tähendab, et listi omanik või administraator peab uued liikmed heaks kiitma.

   • Listi aadress on avalik.

3. Private Working Group:

   • Efektiivne ja turvaline viis väikse liikmeskonnaga rühmade (nt töögrupid, projektirühmad) suhtluse korraldamiseks.

   • Ainult liikmed saavad saata sõnumeid, hoides suhtluse eesmärgipärase ja turvalisena.

   • Uued liikmed lisatakse kontrollitud protsessi kaudu.

   • Listi omanik või administraator peab uued liikmed heaks kiitma, mis tagab, et ainult volitatud isikud saavad listiga liituda.

   • Listi omanik saab muuta seadistusi, näiteks lisada või eemaldada liikmeid, muuta postitamise õigusi ja arhiivi seadeid.

5. Mitme Liikme Lisamine

• Meililisti administraator saab lisada mitu liiget korraga kasutades valikut “To add multiple users”. Formaadi näide: email tühik nimi.

6. Enda Meililistide Nägemine

• Tehtud meililiste nägemiseks mine avalehel "My lists" sektsiooni.

7. Meililisti Sulgemine

• Listi omanik saab sulgeda meililisti. Listi sulgemiseks:

  • Liigu Sympa liideses “Administreerimine” ja vali “Sulge list”.

  • Pärast sulgemist saab listi taastada ainult listmaster.

  • Kui list on suletud, saab listi omanik soovi korral selle püsivalt kustutada.

Creating a mailing list and closing a mailing list

TalTech Mailing List Service Instructions

The mailing list service is primarily available for TalTech employees and can be accessed at: https://lst.taltech.ee/sympa.

1. Logging into the Sympa Interface

• Navigate to the Sympa website and log in using your TalTech account.

2. Creating a New Mailing List

• After logging in, select "Create a new list" from the menu.

• Enter the list name without the @lst.taltech.ee suffix.

• Ensure the list name:

  • Does not contain special characters (e.g., "ä", "ö", "ü").

  • Does not use capital letters or spaces.

3. Defining the List Topic

• In the "List topic" field, write a short and clear description of the target audience and purpose of the list.

• Once the list is created, the owner can modify settings (e.g., members), but the list will only be usable after it has been approved by the listmaster.

4. Choosing the Type of Mailing List

When creating a list, we recommend selecting from one of the following three list types:

1. Confidential:

   • Only the list owner can add members. This ensures that unauthorized individuals cannot join or leave the list on their own.

   • The list is only visible to members.

   • External members (outside the university) can be added.

   • Multiple owners are allowed.

2. Hotline Mailing:

   • All members can post messages, promoting open and rapid communication.

   • Only members can view previous messages, ensuring privacy.

   • Membership is controlled, meaning the list owner or administrator must approve new members.

   • The list address is public.

3. Private Working Group:

   • Designed for secure communication within a limited group (e.g., working groups, project teams).

   • Only members can send messages, ensuring focused and secure communication.

   • New members are added through a controlled process.

   • The list owner or administrator must approve new members, ensuring only authorized individuals can join.

   • The owner can modify list settings, such as adding/removing members, changing posting permissions, and adjusting archive settings.

5. Adding Multiple Members

• The mailing list admin can add several members at once by using the “To add multiple users” option. The format is: email space name.

6. Viewing Your Lists

• You can view the lists you’ve created by going to the "My lists" section on the home page.

7. Closing a Mailing List

• The list owner has the option to close the mailing list. To close the list:

  • Navigate to “Administration” and select “Close list” in the Sympa web interface.

  • Once closed, the list can only be restored by the listmaster.

  • If the list is closed, the owner also has the option to permanently delete it.